ยิ่งเทคโนโลยีพัฒนามากขึ้นเท่าไหร่ HR ยิ่งต้องใช้ให้เป็นประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น
เพราะการใช้ HR Solution หรือ HR Technology สามารถยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของ HR ได้มหาศาล
แต่เพราะ HR Solution บนท้องตลาดมีจำนวนมากเหลือเกิน หากนับเฉพาะใน แพลตฟอร์ม HR Products & Services ของ HREX ก็มีมากกว่า 180+ ผลิตภัณฑ์ นั่นหมายความว่า ก่อนจะใช้งานจริงก็จำเป็นต้องพิจารณา และคำนึงถึงความเหมาะสมด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของ HR, พนักงาน และองค์กร ทั้งในระยะสั้น แต่การสนับสนุนการเติบโตและการปรับตัวขององค์กรในระยะยาว
แล้วควรพิจารณาผ่านแง่มุมทั้ง 3 ด้านนี้ในเรื่องไหนบ้าง ? HREX ขอสรุปดังต่อไปนี้
Contents
1. ปัจจัยการเลือกใช้ HR Solution เพื่อ HR
แน่นอนว่าเวลาจะตัดสินใจเลือก HR Solution มาใช้ ในฐานะผู้ใช้งานเอง HR ย่อมต้องคำนึงถึงหลายปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานและประสิทธิภาพของระบบ ซึ่งประกอบด้วยปัจจัยดังนี้
1.1 ความสะดวกในการใช้งาน
เมื่อเทคโนโลยีช่วยให้ HR ทำงานง่ายขึ้น ดังนั้นเครื่องมือที่ HR ใช้ก็ต้องงานง่าย หากต้องใช้เวลาเรียนรู้ ก็ไม่ต้องการฝึกอบรมที่ซับซ้อนมาก การมีระบบที่เข้าใจง่ายและใช้งานได้ทันทีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น
1.2 สามารถบูรณาการร่วมกับระบบอื่น ๆ ได้
HR Solution ในท้องตลาดมีหลากหลายระบบ หลากหลายบริการ เช่น ระบบบัญชีเงินเดือน, ระบบการบริหารเวลา หรือระบบการประเมินผล เป็นต้น และไม่ใช่ผู้ให้บริการทุกเจ้าจะมีบริการที่ครบวงจรในทีเดียวแต่แรก ดังนั้นหากเลือก Solution ที่สามารถบูรณาการกับระบบอื่น ๆ ที่ใช้งานในองค์กรได้อย่างไร้รอยต่อแต่แรก จะช่วยให้ HR เองทำงานได้อย่างราบรื่นและลดความซ้ำซ้อน
1.3 ประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลสูง ใช้แล้วติดตามและรายงานผลง่าย
HR Solution ที่เลือกใช้ ไม่ว่าจะเป็นประเภทใด ควรเก็บบันทึกข้อมูลได้ครบถ้วน ตั้งแต่ประวัติประวัติการทำงานของพนักงาน และเอกสารที่จำเป็น ไม่เพียงแค่นั้นควรบริหารจัดการ และเมื่อจะใช้วิเคราะห์ข้อมูลแรงงาน ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน ต้องเรียกข้อมูลต่าง ๆ มาดูได้ง่ายด้วย
1.4 มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง
นี่คือปัจจัยที่สำคัญมาก เพราะข้อมูลพนักงานถือเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดังนั้นต้องแน่ใจว่า Solution ที่เลือกมาจะมีมาตรการการปกป้องข้อมูลที่แข็งแกร่ง เพื่อป้องกันการรั่วไหลหรือการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต
1.5 ประหยัดเวลาได้จริง
HR Solution นอกจากเป็นตัวช่วยให้ HR ทำงานง่ายขึ้นแล้ว จะทำให้ HR มีเวลาไปโฟกัสงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น เช่น การพัฒนาและรักษาความสามารถของบุคลากร การออกแบบเส้นทางอาชีพ หรือการส่งเสริมความหลากหลายและการมีส่วนร่วมในองค์กร เป็นต้น
|
2. ปัจจัยการเลือกใช้ HR Solution เพื่อพนักงาน
นอกจากพิจารณาในมุมของ HR เองแล้ว การเลือก HR Solution สำหรับองค์กรนั้นต้องคำนึงถึงพนักงานด้วย แม้อาจไม่ใช่กลุ่มที่ใช้งานเยอะเท่า HR แต่ก็เป็นอีกหนึ่งกลุ่มที่ต้องได้รับความพึงพอใจจากการใช้งานเช่นกัน โดย HR Solution ควรพิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับประสบการณ์ของพนักงาน ดังนี้
2.1 ความสะดวกในการเข้าถึง
นอกจาก HR ที่ต้องเข้าถึงข้อมูลจาก Solution ง่ายแล้ว พนักงานเองก็ควรเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน และเกี่ยวกับตัวเองง่ายเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องพื้นฐานอยู่แล้วอย่างการขอลาหยุด, ตรวจสอบเงินเดือน หรือเข้าถึงเอกสารสำคัญต่าง ๆ เป็นต้น
2.2 ประสบการณ์การใช้งานที่ดี
เครื่องมือที่เลือกควรเป็นมิตรกับผู้ใช้ สร้างประสบการณ์ที่ดี (User Experience) ไม่ให้พนักงานรู้สึกซับซ้อนหรือยุ่งยากเกินไป ทำให้พนักงานสามารถใช้งานได้อย่างสะดวกโดยไม่ต้องการความช่วยเหลือมาก
2.3 มีความโปร่งใส
นอกจากเข้าถึงเองง่ายแล้ว พนักงานควรสามารถติดตามสถานะต่างๆ ได้อย่างโปร่งใส เช่น การอนุมัติวันลา หรือการเปลี่ยนแปลงสวัสดิการ ซึ่งช่วยให้พนักงานมีความพึงพอใจในกระบวนการที่เกิดขึ้น
2.4 มีความยืดหยุ่น
HR Solution ควรมีความยืดหยุ่น สามารถปรับตัวให้เหมาะสมกับการทำงานที่หลากหลาย เช่น การทำงานระยะไกลหรือการปรับเปลี่ยนเวลาทำงาน จะช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงานได้อีกหลายเท่าตัว
3. ปัจจัยจากมุมมองขององค์กร
แน่นอนว่าเมื่อเอา HR Solution เข้ามาใช้ HR ต้องไม่เพียงคำนึงถึงความสะดวกของตัวเองและพนักงาน แต่ต้องคำนึงถึงองค์กรด้วยเช่นกันว่า เมื่อลงทุนซื้อ HR Solution มาใช้แล้ว องค์กรจะได้ประโยชน์อะไรบ้าง โดยปัจจัยที่ต้องคิดถึงมีดังนี้
3.1 ค่าใช้จ่ายและความคุ้มค่า
เรื่องเงินคือเรื่องใหญ่ องค์กรต้องพิจารณางบประมาณในการลงทุน HR Solution โดยต้องมองถึงความคุ้มค่าทั้งในระยะสั้น และระยะยาว เช่น ใช้แล้ว ROI จะเป็นอย่างไร ประสิทธิภาพของพนักงานจะเพิ่มขึ้นแค่ไหน ลดเวลาการทำงานที่ซ้ำซ้อนได้เท่าไหร่เมื่อเทียบกับเงินที่ใช้ไป เป็นต้น
3.2 การปรับตัวและการขยายตัวของระบบ
เครื่องมือที่เลือกควรปรับเปลี่ยนได้ตามการเติบโตขององค์กรและการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมการทำงาน เช่น ความสามารถในการปรับเปลี่ยนเมนู ฟังก์ชัน หรือการบูรณาการกับระบบอื่น ๆ ในอนาคต นอกจากนั้น HR Solution ควรรองรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น AI หรือ Automation เพื่อช่วยในการคาดการณ์ความต้องการแรงงาน หรือการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้แม่นยำและปรับกลยุทธ์ได้ทันที
3.3 ต้องถูกต้องตามกฎหมาย
HR Solution ที่ดีต้องสามารถช่วยองค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและข้อบังคับต่าง ๆ ในแต่ละประเทศหรือพื้นที่ ช่วยลดความเสี่ยงจากการกระทำผิดกฎหมาย ไม่ทำให้โดนจับ ปรับ หรือมีปัญหาน่าปวดหัวภายหลัง
3.4 สนับสนุนการเติบโตขององค์กรได้อย่างแท้จริง
HR Solution ที่ใช้ควรเป็นมากกว่าเครื่องมือทางเทคนิค แต่ต้องช่วยขับเคลื่อนเป้าหมายทางธุรกิจ เช่น การเร่งการขยายตัวของธุรกิจ การลดต้นทุนการดำเนินงาน หรือการบริหารความเสี่ยงเชิงนโยบาย ช่วยเร่งกระบวนการสรรหาพนักงาน หรือวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเพื่อคาดการณ์ความต้องการแรงงานล่วงหน้า ทำหมดนี้จะทำให้ธุรกิจวางแผนได้แม่นยำและแข่งขันได้มากขึ้น นำไปสู่การเติบโตในระยะยาวได้อย่างแท้จริง
3.5 บริการหลังการขาย ต้องเข้าถึงง่าย
อย่าลืมพิจารณาการสนับสนุนหลังการขายจากผู้ให้บริการด้วย เช่น บริการช่วยเหลือทางเทคนิค การอบรมการใช้งาน และการอัปเดตระบบ เพื่อให้แน่ใจว่าการใช้ HR Solution ในระยะยาวจะไม่เกิดปัญหา สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง หรือถ้ามีปัญหาแล้วสามารถติดต่อ และได้รับการช่วยเหลือเสมอ
บทสรุป
การเลือกใช้ HR Solution ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรนั้นต้องคำนึงถึงปัจจัยที่สำคัญจากทั้ง 3 ส่วน ได้แก่ HR, พนักงาน และองค์กรโดยรวม ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วต้อง พิจารณาความสะดวกในการใช้งาน, ความปลอดภัยของข้อมูล, ความยืดหยุ่น, และความคุ้มค่าในการลงทุน เพื่อให้ระบบดังกล่าวสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการเติบโตอย่างยั่งยืนในอนาคต
ทีนี้พอรู้แล้วว่าควรมองหาใต้หลักคิดไหน ก็สามารถมาค้นหา HR Solution ผ่านแพลตฟอร์ม HR Products & Services ได้เลย
| Sources: |
