HR ควรปรับตัวอย่างไรในยุคที่เทคโนโลยีกำลังเปลี่ยนแปลง

 อภิชาติ ขันธวิธิ กับแนวทางการแก้ปัญหาความสัมพันธ์ภายในองค์กร

วิธีการหาบุคลากรที่เหมาะสมกับองค์กรในยุคดิจิทัล

สิ่งสำคัญที่สุดคือ คนๆนั้นต้องมีความรู้เรื่องไอทีสูง เมื่อคุณเข้ามาคุณต้องรู้จักเรื่องของการทำงานโดยใช้เทคโนโลยีให้เป็น นี่คือ คาแรกเตอร์แรกที่จำเป็นในทุกๆบริษัท

อย่างที่สองคือ ต้องปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว ถ้าธุรกิจเปลี่ยนแปลงบ่อย อาจจะมีเรื่องไม่คาดคิดเกิดขึ้น ถ้าคุณเป็นคนที่สามารถปรับตัวได้เร็ว และรู้อนาคตว่าอีกเดี๋ยวจะต้องเปลี่ยนแปลงไปในทางไหน นั่นคือคนที่องค์กรทุกๆที่ต้องการ

อย่างที่สามเพิ่มเติมขึ้นมาจากความที่ธุรกิจไปเร็วคือ ต้องเป็นคนที่มีความกระตือรือร้นและต้องแสดงออกมาให้คนอื่นได้เห็น

อย่างสุดท้ายที่น่าจะสำคัญสำหรับตัวเด็กเองคือ ทุกองค์กรต้องการคนที่มีแพชชั่นที่ตรงกันกับขององค์กร เหมือนเป็นการจับคู่กัน เวลาดูว่าแพชชั่นตรงกับองค์กรไหม ส่วนใหญ่เราดูที่ วิชั่นขององค์กรคืออะไร วัฒนธรรมขององค์กรคืออะไร แล้วตรงกับแพชชั่นของเด็กไหม ถ้าสามอย่างนี้ตรงกัน มันจะเป็นการสร้าง engagement (ความผูกพัน) สร้าง Loyalty (ความภักดีต่อองค์กร) ให้กับพนักงานได้ในระยะยาว

เพราะฉะนั้นบริษัทมีวัฒนธรรม วัตถุประสงค์ของธุรกิจ (business goal) และวิสัยทัศน์แบบนี้ ถ้าเด็กที่เข้ามามีแพชชั่นที่ตรงกันจะยิ่งง่ายในการทำให้เขาอินไปกับบริษัทนั้นด้วย ทำให้เขาอยากจะทำงานให้มันมากกว่าสิ่งที่บริษัทต้องการ

คนที่ไม่กลัว ‘สิ่งใหม่ ๆ’ กำลังเป็นที่ต้องการ

คนที่ไม่กลัวเทคโนโลยี ไม่กลัวเวลาต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบางอย่างเป็นคุณสมบัติของคนที่ใช้เทคโนโลยีเป็นและกำลังเป็นต้องการ
สมมติว่าเราใช้โทรศัพท์มือถือรุ่น A อยู่ วันหนึ่งบริษัทบอกว่าเดี๋ยวเค้าจะต้องเปลี่ยนเป็นรุ่น B คนที่ไม่กลัวอย่างน้อยเค้าจะรู้ว่า ถ้าโทรศัพท์พังก็ซ่อมได้ จะรู้สึกว่าจะเข้าไปเจาะอะไรหลายๆอย่างเพื่อให้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่บริษัทเอามาใช้ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด แต่ถ้าคนที่กลัวเขาก็จะทำแค่ตาม
คู่มือหรือเค้าบอกให้ทำอะไรก็จะอยู่แค่ตรงนั้น จะไม่พยายามที่จะดึงเอาศักยภาพของเทคโนโลยีออกมาให้มันเกิดประโยชน์สูงสุด

กระตือรือร้นที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ

อีกอย่างคือเป็นคนที่ กระตือรือร้นที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ เรียนรู้ทั้งในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ทั้งเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับเทคโนโลยี แต่สามารถนำกลับมาให้เป็นเทคโนโลยีได้เพื่อให้การทำงานของเราเร็วขึ้น ดีมากขึ้นกว่าเดิม

เป็นคนที่มองการณ์ไกล

คนที่มองการณ์ไกลได้ เขาจะมองให้รู้ว่าธุรกิจจะต้องไปทางนี้ และจะรู้ว่าเขาต้องทำอะไร โจทย์คือ ธุรกิจกำลังจะไปทางไหน วันนี้เขามองออกแล้วว่า ตัวเองต้องทำอะไร เพื่อให้ทัน

ถ้าอยากได้บุคลากรที่เป็น Top Talent เข้ามาทำงาน องค์กรต้องเตรียมความพร้อมอย่างไร

ขั้นแรกเลยคือบริษัทต้องสร้างแบรนด์ให้เป็นที่รู้จัก (Employer branding) ทำให้คนรู้จักบริษัทเราก่อน ทำให้บริษัทเป็นองค์กรในฝันของพนักงาน (employer of choice)ให้ได้ก่อน เมื่อไหร่ก็ตามที่เราเป็นองค์กรในฝันของพนักงาน เด็กที่เป็น top talent เค้าจะเดินเข้ามาหาก่อน และเราจะมีสิทธิในการเลือกคนที่เป็นอย่างที่เราต้องการได้เยอะที่สุดก่อน

ขั้นที่สองคือ เราควรจะต้องตีความ ว่าคนที่มีความรู้เรื่องไอทีสูง (Tech-Savvy) ของเราคืออะไร วิธีคิด (Mindset)ในแบบของเราคืออะไรเพื่อให้การนิยามตรงนั้นออกมาชัดเจน เป็นสิ่งที่จับต้องได้ เวลาที่เราทำการเลือกคน จะได้เลือกบนคำนิยามที่ตรงกัน

ขั้นที่สามคือ วิธีการคัดกรองคน ใช้แบบประเมินหรือ การประเมินเพื่อหาจุดแข็งเข้ามาเป็นตัวช่วย จะทำให้เราเห็นสิ่งที่เป็นเรื่องลึกๆของเขาจริงๆ อย่างเช่นคนบางคนอาจจะสื่อสารไม่เก่ง สื่อสารไม่เป็น แต่เขามีคาแรคเตอร์แบบนั้นอยู่ อาจจะต้องใช้การประเมินแบบอินไซด์เข้ามาเป็นตัวช่วย

และสุดท้ายคือตัวคนเลือกเองต้องมีทักษะในการเลือกที่ดี ใช้ข้อมูลและความเป็นจริง (fact) ในการตัดสินคนว่าคุณจะเลือกอะไร ประกอบกับความรู้สึก (feeling) ต้องประกอบกันทั้งคู่ว่าคนๆนี้เข้ามาแล้วจะใช่หรือไม่ใช่ เราจะต้องตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อเท็จจริงและข้อมูลบวกกับความรู้สึก ในการพูดคุย

ส่วนการสร้างแบรนด์ให้เป็นที่รู้จักได้ อย่างแรกคือ ต้องรู้ก่อนว่าจุดแข็งขององค์กรคืออะไร สิ่งที่บริษัทต้องลงมาทำ ณ วันนี้คือ ในเรื่องของการสร้างภาพลักษณ์ของบริษัทออกไปสู่สายตาของผู้บริโภค (Branding)

ซึ่งการสร้างแบรนด์จะแบ่งออกได้เป็น แบรนด์สินค้าหรือบริการ (Product branding)และแบรนด์องค์กร(Corporate branding) บริษัทที่ได้เปรียบ คือบริษัทที่มีแบรนด์สินค้าหรือบริการที่ออกสื่ออยู่แล้ว เช่น google

แต่บริษัทที่ไม่ได้มีแบรนด์สินค้าหรือบริการ คุณต้องทำเรื่องการสร้างแบรนด์ให้เป็นที่รู้จักและให้มีความชัดเจน หาให้เจอว่า ‘จุดแข็ง’ ของบริษัทคุณคืออะไร
และไปวิเคราะห์ กลุ่มเป้าหมายของเรา กลุ่ม Target Candidate อะไรคือสิ่งที่เขาต้องการ ทั้งเรื่องของแรงบรรดาลใจในการทำงาน เป้าหมายในการทำงานของเขา และสวัสดิการที่เขาต้องการ

เด็กรุ่นใหม่ต้องการทำงานในที่ๆรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า มีความเป็นอิสระ หรือออฟฟิศที่ดูทันสมัย แล้วจับคู่สิ่งที่เด็กต้องการกับสิ่งที่บริษัทมีเป็นจุดแข็ง ทำให้เป็นจุดขายขององค์กร หลังจากนั้นคุณก็ใช้ประโยชน์จากโซเชียลมีเดียในการสื่อสารออกมาให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย บริษัทคุณก็จะเป็นที่รู้จักของเด็กมากขึ้น
อีกด้านถ้ากลุ่มเป้าหมายที่คุณต้องการคือเด็กมหาวิทยาลัย คุณก็ต้องเข้าไปทำกิจกรรมกับเด็กที่มหาลัยให้เยอะขึ้นกว่าเดิม เพื่อที่จะให้เด็กรู้จักคุณมากขึ้นกว่าเดิม แต่เวลาที่บอกเขาไม่ได้แค่ทำความรู้จักแล้วไปขายตรงให้เขา แต่ต้องพยายามให้เขารู้ว่า บริษัทที่เราทำอยู่กับสิ่งที่มีในบริษัทเป็นอย่างไร เราปฏิบัติกับคนอย่างไร เราส่งเสริมอนาคตของพนักงานอย่างไร เพื่อให้เขารู้สึกว่า ถ้าเขามาทำงานที่บริษัทนี้ เขาจะมีชีวิตที่ดี

คนที่เป็น Top Talent ต้องการทำงานอยู่ในบริษัทแบบใด

ปัจจุบันนี้ก็ยังเป็นบริษัทใหญ่ๆอยู่ จากวิจัยที่ได้ทำมา หรือวิจัยที่ต่างประเทศมาทำ สำหรับเด็กจบใหม่อันที่ 1 ก็คือ เด็กจะมีชื่อบริษัทอยู่ในหัวเขาไม่เยอะ มีประมาณ 10 ถึง 20 บริษัท ที่เขาอาจจะรู้จักจากตัวสินค้าที่ใช้งานอยู่หรือรู้จักผ่านสื่อ โฆษณาทั้งหลาย
กับอีกแบบคือ บริษัทที่เดินเข้าไปหาเขา ต้องคิดว่าส่วนใหญ่ของเด็กยังคงคิดว่า ถ้าต้องไปทำงานในบริษัท ยังอยากเข้าไปทำงานในองค์กรใหญ่ๆอยู่เป็นอันดับแรก เด็กอีกกลุ่มอาจจะคิดต่างแต่จำนวนไม่มาก คือเริ่มมองหาบริษัทที่เป็น Startup
เด็กกลุ่มที่อยากเข้าไปทำงานในองค์กรใหญ่จะมองใน เรื่องความมั่นคงในงานและบริษัท เด็กอีกกลุ่มที่อยากไปอยู่บริษัทเล็กๆที่เป็น Startup เพราะอยากทำงานในบริษัทที่เข้ากับไลฟ์สไตล์ เพราะบริษัทที่เป็น Startup สิ่งที่เขาประชาสัมพันธ์ออกมาก็คือ เรื่องของระบบการทำงานแบบยืดหยุ่น การทำงานที่เขาสามารถทำอะไรก็ได้ สิ่งที่สองคือสังคมในบริษัท Startup จะเป็นสังคมที่คนวัยเดียวกันอยู่ค่อนข้างเยอะ การปรับตัวในบริษัท Startup มีไม่มากเท่ากับการไปองค์กรใหญ่ๆ แต่สิ่งที่แตกต่างกันก็คือ สวัสดิการของบริษัทใหญ่อาจจะได้เปรียบกว่า สวัสดิการของ Startup อาจจะลดลงมา ขึ้นอยู่กับว่าตัวเด็กเองเขามองว่าสิ่งไหนคือสิ่งที่เขาอยากได้มากกว่ากัน

นอกจากนี้ เด็กที่เข้าไปอยู่ในบริษัทใหญ่ๆเขาต้องการสิ่งแวดล้อมแบบที่บริษัท Startup มีให้กับเขา
อย่างแรกคือออฟฟิศต้องทีความทันสมัย เทคโนโลยีที่บริษัทใช้อย่างน้อยต้องอัพเดต ไม่ใช่โปรแกรมรุ่นเก่าๆหรือใช้เครื่องมือเก่าๆ เพราะฉะนั้นสิ่งแวดล้อมที่มีอยู่ในองค์กรใหญ่มีผลต่อตัวเด็กที่อยากจะเดินเข้าไปทำงาน
อย่างที่สองที่มีผลสำหรับเด็กรุ่นใหม่มากๆคือ มีเพื่อนหรือมีรุ่นพี่อยู่ในบริษัทนั้นๆ สิ่งนี้จะช่วยในเรื่องการปรับตัวของเขาได้ง่ายขึ้นมากกว่าเดิม จะรู้สึกว่าเข้าไปแล้วมีพวกพ้อง ยิ่งไปอยู่ในองค์กรใหญ่ๆจะมีผู้ใหญ่อยู่ค่อนข้างเยอะ ถ้าเขาเข้าไปแล้วรู้สึกมีพวกอยู่จะรู้สึกอุ่นใจ แต่ถ้าเป็นในบริษัท Startup เค้าจะจินตนาการได้ว่าเป็นคนในวัยใกล้เคียงกับเขา การพูดคุยหรือปรับตัวทำได้ง่ายแน่นอน เพราะฉะนั้นการมีสองอย่างนี้ จะเป็นตัวช่วยสำหรับองค์กรใหญ่ที่อยากจะดึงดูดเด็กเข้ามาทำงาน

ดิจิทัลและเทคโนโลยีเริ่มมีอิทธิพลต่องานของ HR มากขึ้น

อย่างแรกเลยคือ digital transformation จากเดิมที่เคยเป็นแมนนวล พอเป็นดิจิทัลเราก็เอาระบบนั้นมาช่วยในเรื่องความแม่นยำ ถ้าแต่เดิมบริษัทใช้แบบแมนนวล งานจะไปหนักที่HRแล้วทำให้เกิด Human Error ขึ้นได้ เพราะฉะนั้นนี่คืองานหนึ่งที่ดิจิทัลจะมาช่วยได้มากขึ้น
ถ้ามองให้ลึกกว่านั้น พอเป็นดิจิทัลสิ่งที่เคยทำไม่ได้ในงานHRก็สามารถทำได้มากขึ้น อย่างเช่น ในอดีตการทำฐานข้อมูลของเรา มีการเก็บข้อมูลที่ไม่ค่อยเสถียร ข้อมูลไม่ครบ ในยุคที่ข้อมูลมีผลต่อวางแผนงานต่างๆ ดิจิทัลจะเข้ามามีประโยชน์ในเรื่องของการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics) สำหรับงานHR ซึ่งเดี๋ยวจะมีประโยชน์อย่างมากในอนาคต ทั้งเรื่องของการทำจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce planning) การวางแผนเตรียมกำลังคนทั้งหลาย รวมไปถึงการประเมินในอนาคตด้วย ว่าเราจะต้องใช้คนในลักษณะแบบไหน
เพราะฉะนั้นระบบของงาน ระบบไอที ระบบดิจิทัลที่เข้ามามีส่วนช่วยงาน HR ในขั้นแรกคือ เรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) ซึ่งจะนำไปสู่เรื่องของการวิเคราะห์ข้อมูล และจะช่วยให้การทำงานของ HR มีเหตุมีผลมากขึ้นกว่าเดิมเพราะเราใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ ในอดีตเราใช้ สัญชาตญาณและความรู้สึกในการตัดสินใจค่อนข้างเยอะ ทำให้งาน HR หลายๆครั้งขึ้นอยู่กับประสบการณ์หรือความเสี่ยงของ HR คนนั้นในการที่จะมองว่าถ้าเป็นแบบนี้ ต้องทำแบบไหนต่อ แต่พอเรามีข้อมูลโอกาสที่คนทำงาน HR หรือคนรุ่นใหม่ที่อยากทำงาน HR ได้เห็นข้อมูลที่ชัดเจนมากขึ้น จะเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจที่ถูกต้องในการทำงานต่อไป

องค์กรหรือบริษัทในเมืองไทย เริ่มเปลี่ยนมาใช้ HR TECH กันมากแค่ไหน

บริษัทที่เป็นSMEเริ่มเข้ามาใช้ในลักษณะแบบนี้เยอะขึ้น เพราะเทคโนโลยีมีราคาถูกลง เขาสามารถเข้าถึงได้มากขึ้นกว่าเดิม แล้วพอเขาเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัลมากขึ้น ทำให้ช่วยลดค่าใช้จ่ายในส่วนอื่นได้ค่อนข้างมาก สมมติถ้า HR ยังใช้แมนนวลอยู่ HR จะต้องมาคอยนั่งเช็คข้อมูล OT และบางทีก็ทำไม่ถูก ทำให้จ่ายเงินเดือนผิดพลาด เกิดผลเสียเยอะ เพราะฉะนั้นการที่เขามาใช้ดิจิทัลแบบนี้ มันเลยเพิ่มมากขึ้นสำหรับSME
ส่วนบริษัทที่เป็นองค์กรใหญ่ๆ เรื่องระบบการเข้าออกงานคือสิ่งที่เป็นเบสิคไปแล้ว โดยส่วนใหญ่เขาจะมีระบบการรูดบัตรแทนการตอกบัตรหรือใช้การสแกนนิ้วหรือสแกนผ่านใบหน้า ดังนั้นเขาจึงเริ่มนำ Digital Platform ตัวอื่นๆมาใช้มากขึ้น เช่นแอพพลิเคชั่นที่เกี่ยวกับความผูกพันของพนักงาน (Employee Engagement) เขาสามารถเช็คความรู้สึกของพนักงานทุกวันได้เลย ในอดีตเราทำ Employee Engagement ปีละครั้ง แต่วันนี้เราสามารถสำรวจพนักงาน หรือให้พวกเขาตอบคำถามผ่านระบบออนไลน์ได้เลยว่า วันนี้คุณมีความสุขไหม เช้ามาคุณรู้สึกอย่างไรบ้าง อารมณ์วันนี้เป็นยังไง มันก็จะทำให้ผู้บริหารหรือ HR รับรู้สถานการณ์และปรับเปลี่ยน อะไรบางอย่างได้เร็วขึ้นกว่าเดิม

บริษัทที่ใช้ E-learning เพิ่มมากขึ้น

อีกอย่างที่หลายๆบริษัทเริ่มมีการนำมาใช้เพิ่มมากขึ้นคือ Digital learning เรียนรู้ผ่านระบบออนไลน์มากขึ้นกว่าเดิม ใช้เยอะมากขึ้น ให้พนักงานใช้ทั้งตัว E-learning พนักงานสามารถเข้าถึงได้ด้วยตัวเอง หรือจะผ่านทางเว็บเพจ หรือผ่านทางแอพพลิเคชั่น บริษัทใหญ่ๆให้ความสำคัญกับสิ่งนี้มากขึ้น เพราะตรงกับไลฟ์สไตล์ของเด็กรุ่นใหม่ๆ อย่าง Gen Y ตอนปลาย Gen Z การให้พวกเขาไปเข้าอบรมในห้องเรียนเป็นเรื่องน่าเบื่อ เขารู้สึกว่าการไปเข้าอบรมในห้องเรียนครั้งนึง ต้องเสียเวลาในการทำงาน เสียค่าใช่จ่ายด้วย เวลาในการทำงานอาจจะไปอยู่กับการเข้าห้องเรียน และต้องมาทำงานตอนเย็นแทน ในขณะที่ถ้าคุณไปเรียนผ่าน E-learning ผ่านเว็บไซต์หรืออะไรก็ตาม คุณใช้เวลาแค่สองสามชั่วโมงเท่านั้นก็จะได้เรียนรู้ข้อมูลในสิ่งที่ตนเองต้องการ

ยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไปเป็นดิจิทัลมากขึ้น HR ควรปรับตัวอย่างไร

HR ต้องมี mindset ไม่คิดว่าสิ่งที่ทำอยู่ในปัจจุบันคือ สิ่งที่ดีที่สุด จะมีทุกๆอย่างที่สามารถพัฒนาได้อยู่เสมอ วิธีการง่ายๆในการที่จะพัฒนางาน HR ของตัวเองในวันนี้คือ ยังไม่ต้องไปมองเรื่องเทคโนโลยี มองที่กระบวนการทำงาน เรียงขั้นตอนมาทั้งหมด 1-10 กระบวนการที่ต้องทำ คุณตอบคำถามให้ได้ในทุกกระบวนการว่า ยังมีความจำเป็นที่จะต้องทำอยู่ไหม จะทำตามลำดับขั้นไปเรื่อยๆ หรือจะลัดจาก 1 ไป 5 ได้เลยหรือเปล่า 2-4จำเป็นยังไง จำเป็นเพราะอะไร เคยจำเป็นในอดีตแต่ปัจจุบันไม่จำเป็นแล้ว เพราะฉะนั้นคุณสามารถทำ1แล้วไปทำ5ได้เลย เพราะฉะนั้น คุณต้องปลดล็อคตัวเอง ว่าสามารถที่จะทำอะไรให้ได้เร็วกว่าเดิม ทำให้ได้ดีกว่าเดิมแน่ๆ นี่คือขั้นแรกที่ HR สามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นด้วยตัวเองได้
สองคือ ธุรกิจไปเร็ว HR จะต้องมี Multi-Skills มากขึ้นกว่าเดิม HRจะต้องเรียนรู้อะไรที่ไม่ใช่ฟังก์ชั่นของ HR เดิมๆที่เราเคยเรียนรู้ เช่น เวลา HR จะพัฒนา เราจะพัฒนาในเรื่องของ การบริหารสายอาชีพพนักงาน (Career Management) ,การจ่ายค่าตอบแทน (payments), การบริหารจัดการคนเก่ง (Talent Management), การให้รางวัล (rewards) หรืออะไรที่เป็นความรู้ของ HR เราพัฒนาตรงนั้นอยู่เป็นประจำอยู่แล้ว แต่ ณ วันนี้ HR จะต้องมองข้ามแล้วตีความว่า HR หนึ่งองค์กร เท่ากับ หนึ่งบริษัท ถ้าเราคิดว่า ฟังก์ชันของHR ของเราเท่ากับหนึ่งบริษัท คำถามคือใครคือลูกค้าของเรา แล้วเราจะทำให้ลูกค้าเค้าอยากซื้อสินค้าของ HR ได้ยังไง แล้วเราจะทำ Marketing ยังไง ให้เค้ารู้สึกว่าเรามีคุณค่า แล้วเราจะทำ Financial ในตัวองค์กรของเราทำยังไงให้การทำงาน HR มันสร้างผลตอบแทนให้กับบริษัทให้ได้ ฉะนั้นสิ่งที่ HR จะต้องกลับมาเรียนรู้ใหม่คือเรื่องที่เกี่ยวกับธุรกิจทั้งหมด เรื่องของ Financial, Marketing เรื่องของห่วงโซอุปทาน (Supply Chain) เพื่อให้เรารู้ว่า HR เองเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ องค์กรประสบความสำเร็จได้ ถ้าเราเรียนรู้ทั้งหมดพวกนี้ได้ ไม่ว่าบริษัทจะปรับไปกี่รูปแบบก็ตาม HR ปรับให้เหมาะสมได้หมดแน่นอน