HR Technology คือเครื่องมือชิ้นสำคัญที่ช่วยให้ HR ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มด้าน HR ให้ใช้งานหลากหลาย ตั้งแต่ระบบ HRIS, ระบบ Payroll System, ระบบติดตามผู้สมัครอย่าง ATS ไปจนถึงเครื่องมือพัฒนาศักยภาพบุคลากรด้านต่าง ๆ เป็นต้น
การมี HR Tech จำนวนมากให้เลือกใช้ย่อมเป็นข้อได้เปรียบสำหรับองค์กรอยู่แล้ว (Too Many HR Tech) เพราะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการเลือกโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด อีกทั้งการแข่งขันที่เข้มข้นยังผลักดันให้เทคโนโลยีพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แต่ในขณะเดียวกัน พอมีตัวเลือกเยอะขึ้นเท่าไหร่ ก็กลายเป็นความท้าทายต่อ HR เช่นกันในการเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุดเพียงหนึ่งเดียวมาใช้งาน
การมี HR Tech ให้เลือกใช้จำนวนมากจะเป็นข้อได้เปรียบหรือข้อจำกัดกันแน่ ? HREX จะพาคุณไปสำรวจทั้งข้อดีและข้อเสีย เพื่อช่วยให้องค์กรเลือกใช้ HR Tech ได้อย่างเหมาะสม
ข้อดีของการมี HR Tech หลากหลาย
การมีปริมาณ HR Tech มาก ๆ มีข้อดีหลายประการ หลัก ๆ แล้วสามารถแจกแจงได้ 3 ข้อดังต่อไปนี้
1. องค์กรสามารถเลือก HR Tech ที่ตรงกับความต้องการได้มากขึ้น
ด้วยจำนวน HR Tech ที่มีอยู่มากมาย องค์กรสามารถเลือกใช้ Solution ที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจ โครงสร้างองค์กร และงบประมาณของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ธุรกิจขนาดเล็กอาจมองหาระบบที่ใช้งานง่ายและไม่ซับซ้อน ขณะที่องค์กรขนาดใหญ่อาจต้องการแพลตฟอร์มที่สามารถรองรับการบริหารงาน HR แบบครบวงจรมากกว่า
นอกจากนี้ ยังมี HR Tech ที่ถูกออกแบบมาให้ตอบโจทย์อุตสาหกรรมเฉพาะทาง เช่น ธุรกิจค้าปลีกที่ต้องจัดการกะพนักงานจำนวนมาก หรือบริษัทสตาร์ทอัพที่ต้องการระบบที่ยืดหยุ่นและขยายขนาดได้ง่าย การมีตัวเลือกที่หลากหลายช่วยให้ HR สามารถเลือกแพลตฟอร์มที่รองรับการเติบโตขององค์กรในอนาคตได้
2. กระตุ้นให้เกิดนวัตกรรมและการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ ๆ
ยิ่งมีการแข่งขันในตลาด HR Tech สูง ยิ่งเป็นแรงผลักดันให้ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ต้องสร้างสรรค์และปรับปรุงผลิตภัณฑ์ให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทำให้ลูกค้าสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพสูงขึ้นในราคาที่เหมาะสม นอกจากนั้นยังช่วยให้พัฒนาเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ตอบโจทย์การทำงานของ HR มากที่สุด มีฟีเจอร์ใหม่ ๆ ที่ช่วยให้ HR สามารถทำงานต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้นกว่าในอดีต
เช่น การพัฒนา AI เพื่อช่วยคัดเลือกพนักงาน หรือ ระบบวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก (HR Analytics) ที่ช่วยให้ฝ่าย HR สามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ดียิ่งขึ้น การแข่งขันที่สูงย่อมส่งผลให้ HR Tech มีคุณภาพดีขึ้นเรื่อย ๆ และช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์จากเทคโนโลยีที่ทันสมัยในราคาที่คุ้มค่ามากขึ้น
3. ต้นทุนในการใช้เทคโนโลยีสำหรับ HR ลดลง
การมี HR Tech หลากหลายรูปแบบทำให้ธุรกิจสามารถเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมกับงบประมาณขององค์กรได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ปัจจุบันมีตัวเลือก Software as a Service (SaaS) มากมาย ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีระดับสูงได้โดยไม่ต้องลงทุนมหาศาลในการติดตั้งระบบภายในองค์กร
การแข่งขันในตลาดยังช่วยให้ราคาของซอฟต์แวร์มีความยืดหยุ่นมากขึ้น หลายแพลตฟอร์มมี แพ็คเกจแบบสมัครสมาชิก (Subscription-based pricing) ช่วยให้ธุรกิจสามารถกระจายค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริง ลดภาระต้นทุนล่วงหน้า และสามารถเลือกแผนการใช้งานที่เหมาะสมกับความต้องการของตนเอง
โดยสรุปแล้ว การมี HR Tech จำนวนมากในตลาดส่งผลดีต่อองค์กรในหลายด้าน ทั้งการเลือก Solution ที่เหมาะสม การเข้าถึงเทคโนโลยีที่ทันสมัย และการลดต้นทุนในการใช้งาน
อย่างไรก็ตาม องค์กรก็ต้องมีแนวทางที่ชัดเจนในการคัดเลือก HR Tech ที่เหมาะสมกับความต้องการของตนเองด้วย เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ข้อเสียของการมี HR Tech เยอะเกินไป
แม้การมี HR Tech หลากหลายให้เลือกใช้จะมีข้อดีหลายประการ แต่อีกด้านหนึ่งก็อาจสร้างความยุ่งยากและซับซ้อนให้กับฝ่าย HR ได้เช่นกัน โดยมี 4 ประเด็นที่ควรรู้ดังต่อไปนี้
1. HR จะเสียเวลานานกว่าจะเจอของที่ใช่
การเลือก HR Tech ที่เหมาะสมต้องอาศัยการศึกษาและทดลองใช้งานก่อนตัดสินใจ ซึ่งอาจใช้เวลานาน HR ต้องพิจารณาความแตกต่างของแต่ละแพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะเป็น UX/UI, ฟีเจอร์การใช้งาน, ระบบอินเทอร์เฟซ, ความสามารถในการรองรับการเติบโตขององค์กร การทดลองใช้หลายระบบ (Trial) อาจทำให้เสียเวลาในการเปรียบเทียบและตัดสินใจ
ที่สำคัญ หากองค์กรเลือกใช้แพลตฟอร์มใหม่ พนักงานต้องได้รับการฝึกอบรมเพื่อทำความเข้าใจวิธีใช้งาน ซึ่งในช่วงแรกอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เนื่องจากต้องปรับตัวกับระบบใหม่
2. เสี่ยงต่อการเลือกแพลตฟอร์มที่ไม่เหมาะสม
ตาดีได้ ตาร้ายเสีย แม้ HR Tech จะมีฟีเจอร์มากมาย แต่บางแพลตฟอร์มอาจมีความสามารถเกินความจำเป็นสำหรับองค์กร ทำให้ใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ นอกจากนี้ องค์กรยังอาจถูกล่อลวงโดยกลยุทธ์การตลาดที่เน้นขายฟีเจอร์เด่น ๆ แต่ไม่ได้ตอบโจทย์การใช้งานจริง
และเมื่อเลือกใช้แพลตฟอร์มผิด ผลที่ตามมาคือต้องเสียเวลาและเสียอารมณ์ในการทำงานมากขึ้น ทำให้งานของ HR ไม่อาจช่วยสร้างความเติบโตให้องค์กรได้เท่าที่ควร
สอดคล้องกับการสำรวจของ HR Brew ร่วมมือกับ Harris Poll ที่พบว่าเกือบ 70% ของ HR ที่ใช้งาน HR Tech แค่หนึ่งอย่างกล่าวว่าพวกเขามั่นใจว่าจะพบข้อมูลที่ต้องการได้ แต่ความมั่นใจจะลดลงเหลือเพียง 49% เท่านั้นหากใช้ Solution มากกว่าหนึ่งตัว
3. เสี่ยงเกิดปัญหาด้านการเชื่อมต่อระบบ
ยิ่งใช้ซอฟต์แวร์หลากหลายประเภทในการบริหารจัดการ ไม่ว่าจะเป็นระบบบัญชี ระบบจัดการโครงการ หรือซอฟต์แวร์ CRM เป็นต้น ก็ยิ่งมีความเสี่ยงที่จะเจอ HR Tech ที่ไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น เป็นผลให้เกิดปัญหาในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลตามมา
เช่น ระบบเงินเดือนอาจไม่สามารถดึงข้อมูลเวลาทำงานจากระบบบันทึกเวลาได้ หรือระบบสรรหาอาจไม่เชื่อมโยงกับฐานข้อมูลพนักงาน การไม่มี API (Application Programming Interface) หรือเครื่องมือรองรับการทำงานร่วมกัน อาจทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการพัฒนา Custom Integration ยิ่งขึ้น
หรือในกรณีที่ร้ายแรง องค์กรอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์มทั้งหมด ซึ่งเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและนำไปสู่ข้อเสียข้อต่อไป
4. การเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่อาจมีต้นทุนสูง
เมื่อองค์กรต้องการเปลี่ยนไปใช้ HR Tech ใหม่ หนึ่งในอุปสรรคสำคัญคือค่าใช้จ่ายมีราคาแพง ทั้งค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง การย้ายข้อมูลจากระบบเดิมไปยังระบบใหม่ นอกจากนี้ องค์กรยังต้องลงทุนใน การฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้สามารถใช้ระบบใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย
บางครั้งอาจเกิดความสับสนในช่วงเปลี่ยนถ่ายระบบ ส่งผลให้กระบวนการทำงานสะดุด และกระทบต่อประสิทธิภาพของทั้งองค์กรตามมา
แนวทางเลือก HR Tech ให้เหมาะสมควรเป็นอย่างไร
แม้ HR Tech จะมีตัวเลือกมากมายในตลาด แต่การเลือก Solution ที่เหมาะสมกับองค์กรไม่ใช่เรื่องง่าย หากไม่มีการวางแผนและพิจารณาอย่างรอบคอบ องค์กรอาจเผชิญกับปัญหาด้านการใช้งาน ความเข้ากันได้ของระบบ หรือแม้แต่ต้นทุนที่ไม่คุ้มค่า
เพื่อให้ HR Tech ที่เลือกสามารถตอบโจทย์การทำงานได้จริง องค์กรควรพิจารณาแนวทางต่อไปนี้
1. วิเคราะห์ความต้องการขององค์กร
ก่อนเลือกใช้ HR Tech องค์กรควรวิเคราะห์ความต้องการก่อนว่า องค์กรมีปัญหาอะไรที่ต้องการให้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยแก้ไข หรือระบบปัจจุบันมีข้อจำกัดอะไรที่ทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ
จากนั้นกำหนดลำดับความสำคัญของฟีเจอร์ที่จำเป็น เช่น หากต้องการจัดการการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน อาจต้องเน้นระบบที่มี Applicant Tracking System (ATS) หรือหากต้องการบริหารค่าจ้างและสวัสดิการ ระบบที่ชูจุดขายเรื่อง Payroll Management อาจเหมาะสมกว่า
สุดท้ายพิจารณาว่าธุรกิจต้องการโซลูชันที่สามารถรองรับการเติบโตในอนาคตได้หรือไม่ เช่น ระบบที่สามารถเพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน หรือขยายการใช้งานไปยังหลายสาขาได้
หาก HR ท่านไหนวิเคราะห์แล้ว แต่ยังมองไม่ออกว่า จะหา Solution ใดมาช่วยยกระดับองค์กรได้บ้าง ก็สามารถโทรมาขอคำปรึกษาจาก HREX ได้เลยที่เบอร์ 064-429-4156
2. เปรียบเทียบฟีเจอร์ของแต่ละระบบ
เมื่อระบุความต้องการขององค์กรได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเปรียบเทียบฟีเจอร์ของ HR Tech แต่ละตัวที่มีในตลาด ว่าตอบโจทย์ความต้องการที่กำหนดไว้หรือไม่
จากนั้นถ้าระบบใหม่เปิดโอกาสให้ทดลองใช้ก่อน (Free Trial) หรือมีเดโม่ (Demo) จากผู้ให้บริการ เพื่อตรวจสอบว่าใช้งานง่ายจริงไหม และพนักงานสามารถเรียนรู้ได้เร็วแค่ไหน
อีกวิธีที่ทำได้คือ ดูรีวิวจากผู้ใช้จริง อาจจะเป็นจากในเว็บไซต์ของผู้ให้บริการเอง หรือสอบถามจากธุรกิจที่คล้ายกันว่า HR Tech แต่ละระบบมีข้อดีข้อเสียอย่างไร เพื่อประกอบการตัดสินใจ
3. ตรวจว่ารองรับการเชื่อมต่อกับระบบที่ใช้อยู่หรือไม่
องค์กรส่วนใหญ่มักใช้งานซอฟต์แวร์อย่างระบบบัญชี ซอฟต์แวร์บริหารโครงการ หรือเครื่องมือ CRM อยู่แล้ว ดังนั้นหากจะหา HR Tech อื่น ๆ มาใช้ก็เลือกควรสามารถเชื่อมต่อกับระบบเหล่านี้ได้โดยไม่ยุ่งยาก ดังนั้นก่อนใช้งานควรตรวจสอบว่า HR Tech นั้น ๆ รองรับ API (Application Programming Interface) หรือไม่ เพราะ API ที่เปิดกว้างจะช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่น
หาก HR Tech ที่เลือกไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบเดิมได้ องค์กรอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการพัฒนา Custom Integration ซึ่งอาจเป็นภาระทางงบประมาณและเวลา
4. ให้ความสำคัญกับผู้ให้บริการที่มีการซัพพอร์ตที่ดี
การเลือก HR Tech ไม่ได้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว แต่ยังต้องพิจารณาถึงคุณภาพของการสนับสนุนจากผู้ให้บริการด้วย โดยเฉพาะทีมหลังบ้านที่พร้อมให้คำปรึกษาและความช่วยเหลือเร่งด่วนทันที หากการใช้งานมีปัญหา
ดังนั้น HR ควรตรวจสอบว่าผู้ให้บริการมีทีมซัพพอร์ตที่ตอบสนองรวดเร็วหรือไม่ และมีช่องทางการติดต่อที่สะดวก เช่น Live Chat, Email, Call Center พร้อมหรือไม่ เป็นต้น
ทั้งนี้บริการหลังการขายและการอบรมพนักงานถือเป็นปัจจัยสำคัญ ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีการจัด Training Session หรือมีคลังความรู้ (Knowledge Base) ให้พนักงานสามารถศึกษาวิธีใช้งานได้ด้วยตนเอง
หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ อาจต้องพิจารณาว่าผู้ให้บริการสามารถรองรับ On-Site Support หรือมีทีมงานที่สามารถเข้ามาช่วยเหลือในกรณีฉุกเฉินได้หรือไม่
5. เปรียบเทียบต้นทุนและความคุ้มค่าในการลงทุน
นอกจากเปรียบเทียบฟังก์ชั่นแล้ว HR ควรพิจารณาโครงสร้างราคา ว่ามีค่าใช้จ่ายแบบรายเดือน (Subscription) หรือจ่ายครั้งเดียว (One-time License) และแบบใดจะคุ้มค่ากับองค์กรในระยะยาว
นอกจากนั้นควรตรวจด้วยว่า ราคาที่เสนอรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้วหรือไม่ เช่น ค่าอบรมพนักงาน ค่าติดตั้ง ค่าอัปเกรดระบบในอนาคต และค่าบำรุงรักษาเพิ่มเติม เป็นต้น
อีกสิ่งที่ต้องคำนึงคือ Return on Investment (ROI) โดยเปรียบเทียบว่าการใช้ HR Tech จะช่วยลดต้นทุนหรือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากน้อยเพียงใด ซึ่งจะช่วยให้ตัดสินใจได้ถูกต้องขึ้นว่าควรใช้บริการเจ้าไหน ไม่มากก็น้อย
บทสรุป
แม้ HR Tech ที่มีอยู่มากมายในตลาดจะช่วยให้องค์กรมีตัวเลือกที่หลากหลายขึ้น แต่หากไม่มีการวางแผนที่ดี องค์กรอาจเผชิญกับความท้าทายในการคัดเลือกระบบที่เหมาะสม เสียเวลามากขึ้นในการเรียนรู้และปรับตัว รวมถึงต้องเผชิญกับปัญหาด้านต้นทุนและการเชื่อมต่อระบบ
ดังนั้น องค์กรควรมีแนวทางที่ชัดเจนในการคัดเลือก HR Tech ที่ตอบโจทย์ความต้องการของตนเอง เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและให้เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างแท้จริง
HR Tech ในท้องตลาดอาจมีเยอะก็จริง หาก HR ไม่รู้ว่า HR Solution แบบไหนที่ตรงกับความต้องการขององค์กรจริง ๆ สามารถมาปรึกษา HREX ได้เลย เพราะนี่คือบริการรูปแบบใหม่เพื่อช่วย HR ค้นหา HR Solutions ที่ตอบโจทย์องค์กรของคุณที่สุด เพียงกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน เราจะติดต่อกลับไปเพื่อแนะนำผลิตภัณฑ์และบริการให้กับคุณเอง สามารถติดต่อได้เลยทางลิงก์นี้
| Sources: |
