งานยุ่งสุดใจ แต่ยังต้องทำ HRD ?! แนะนำ empeo เครื่องมือช่วยแบ่งเบาภาระงาน HR 

ปัจจุบันงาน HR ไม่ได้มีหน้าที่เพียงแค่งานประจำวันที่แค่การทำเงินเดือน จัดการตารางงาน จัดสวัสดิการเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึงการทำงานเพื่อช่วยพัฒนาองค์กรให้ดียิ่งขึ้น พัฒนาวัฒนธรรมในองค์กรให้น่าอยู่ เพื่อช่วยดึงดูดคนทำงานเก่ง ๆ เข้ามา และทำให้พนักงานได้พัฒนาตัวเอง มีทักษะที่จำเป็นทั้ง Soft Skill และ Hard Skill และทำให้พนักงานมีความสุขกับการทำงานในทุก ๆ วัน แต่ปัญหาสำคัญคือ แค่งานประจำก็ยุ่งมาก จน HR อาจจะไม่มีเวลาไปดูแลงานด้านอื่นอีกแล้ว 

อย่างไรก็ตาม การพัฒนาองค์กรและการทำงานในด้าน HRD ยังเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับทุกองค์กร ทุกบริษัท ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่  และการทำงานเรื่องนี้จะง่ายขึ้นได้ หากมีเครื่องมือที่จะมาช่วยแบ่งเบาภาระ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดต่อ HR พนักงาน ผู้บริหาร และบริษัทด้วย 

ทำสไลด์มาทั้งคืน แต่พนักงานไม่อยากเข้า Training ฟังแล้วจะหลับ ทำยังไงดี   

เมื่อพูดถึงการพรีเซนต์ HR ก็ต้องนึกถึงการทำสไลด์ พรีเซนเทชั่น และกว่าจะได้สไลด์มาแต่ละอัน HR ก็อาจจะต้องเอาเวลามาหาข้อมูล จัดเรียง ซักซ้อมเตรียมตัวจนถึงนาทีสุดท้าย ทว่าเมื่อถึงเวลาเทรนนิ่งจริง ๆ สิ่งที่ HR หลายท่านเจอคือ พนักงานไม่อยากเข้า หรือเข้ามาแล้วไม่ตั้งใจฟัง พรีเซนต์แล้วพนักงานหลับ ได้ความรู้ไม่เต็มที่ คนพูดก็เสียกำลังใจ  

ซึ่งเทคนิคที่ HR สามารถทำได้ และสามารถดึงความสนใจของผู้ร่วมฟังได้ เช่น 

• รู้ว่าพนักงานสนใจอะไร และต้องการอะไร : การจะดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจกับการ Training จริง ๆ ผู้พูดควรทำการการบ้านมาก่อนว่า ผู้ฟังคือใคร มีสิ่งใดที่สนใจ ? สิ่งใดที่เป็นประโยชน์ ? และการเทรนนิ่งในครั้งนี้ จะช่วยเสริมทักษะหรือช่วยแก้ปัญหาใดให้พนักงานได้บ้าง และควรจำกัดการเทรนนิ่งไว้ให้ผู้ที่สนใจและผู้ที่เกี่ยวข้องกับจริง ๆ  
• แบ่งช่วงถามคำถาม : การถามคำถามผู้ฟังเป็นระยะสลับกับการบรรยาย หรือกระตุ้นให้เกิดการทำกิจกรรม และเช็กฟีดแบ็กจากผู้ฟังเป็นระยะว่าคิดเห็นอย่างไรกับเรื่องที่กำลังบรรยาย จะช่วยให้ผู้ฟังตื่นตัวและบรรยากาศไม่น่าเบื่อจนเกินไป  
• ใช้งานกราฟิกเข้ามาช่วย : อย่าพึ่งพา Presentation ด้วยตัวอักษรเพียงอย่างเดียว ผู้พูดควรเสริมรูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว วิดีโอ หรือแม้กระทั่งพร็อพ (Prop) จริง ๆ  จะช่วยให้ผู้ฟังเกิดความสนใจ ไม่ไขว้เขว และมีสมาธิกับการเทรนนิ่ง 
• ยกตัวอย่างสิ่งใกล้ตัวผู้ฟัง : การยกตัวอย่างสิ่งที่อยู่ใกล้ตัว หรือมีความเกี่ยวข้องกับประสบการณ์ส่วนตัวของผู้ฟัง จะทำให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันกับหัวข้อที่นำเสนอ และมองเห็นคุณค่าและประโยชน์จากการเทรนนิ่ง  
• แชร์เรื่องราวส่วนตัวของผู้พูด : วิธีการที่สามารถดึงความสนใจของผู้ฟังมาก คือการใช้วิธีการ “เล่าเรื่อง” (Storytelling) ต่อหัวข้อที่ต้องการบรรยาย และเชื่อมโยงสิ่งที่อยู่ในชีวิตประจำวันให้เข้ากับหัวข้อที่ต้องการจะบรรยาย โดยเฉพาะการเล่าประสบการณ์ส่วนตัวของผู้พูด สิ่งที่พบเจอมา และการแก้ปัญหา (ไม่ว่าจะสำเร็จหรือไม่ก็ตาม) จะช่วยให้ผู้ฟังเกิดความสนใจต่อเรื่องที่เล่าได้ และนำไปเป็นบทเรียนต่อไป  

พนักงานใหม่เข้ามา ไม่มีเวลาสอนงาน empeo พร้อมเป็น Hero คอยช่วยได้ 

ปัญหาพนักงานใหม่ไม่มีคนสอนงาน แทบจะเป็นปัญหาคลาสสิกที่ทุกบริษัทต้องเจอ เพราะพนักงานเดิมก็มีงานล้นมือจนไม่สามารถแบ่งเวลาไปเทรนพนักงานใหม่ได้ และพนักงานใหม่ก็ยังไม่มีทักษะที่มากที่จะช่วยเหลือรุ่นพี่ในที่ทำงานได้ หากทำอะไรไปก็กลัวจะผิดพลาดเพราะไม่ทราบว่าจะต้องเริ่มต้นอย่างไร จนทำให้พนักงานใหม่ไม่สามารถแบ่งเบาภาระงานของพนักงานเดิมได้ จนนำไปสู่การปรับตัวเข้ากับบริษัทไม่ได้  

แต่ด้วยฟีเจอร์ Learn & Training ของ empeo จะช่วยสามารถสร้างแบบทดสอบพนักงาน สร้างคอร์สอบรม และประเมินทักษะสำคัญ ๆ ของพนักงานใหม่ได้ทันที 

อีกทั้ง HR  ยังสามารถสร้างกิจกรรม Preboarding & Orientation  ส่งเสริมให้พนักงานใหม่เรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรก่อนเริ่มงาน และไม่ใช่เพียงแค่เตรียมตัวให้พนักงานใหม่สามารถเริ่มงานได้อย่างราบรื่นไม่มีสะดุดเท่านั้น แต่ยังสร้างแบบทดสอบทักษะ และวัดความคาดหวังพนักงานก่อนเริ่มงานได้ เพื่อทราบจุดแข็ง – จุดอ่อน และส่งคอร์สเรียนที่จำเป็นให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้ทันที 

สามารถทำให้พนักงานใหม่สามารถเริ่มทำงานได้อย่างรวดเร็วที่สุด และปรับตัวเข้าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร โดยที่รุ่นพี่ไม่ต้องเสียเวลามาช่วยสอนงานให้มากเกินความจำเป็น 

พนักงานปัจจุบัน มีทักษะอะไร ? ต้องเสริมอาวุธ ลบจุดบอดตรงไหน ? empeo รู้ได้แค่ไม่กี่คลิก 

เทคโนโลยี อุตสาหกรรม และการทำงานเปลี่ยนแปลงทุกวัน  และเปลี่ยนแปลงด้วยความรวดเร็ว นั่นหมายถึงทักษะการทำงานที่พนักงานอาจจะมีติดตัวอยู่แล้ว จำเป็นต้องเรียนรู้เพิ่มเพื่อไปให้ถึงขั้นสูงสุด รวมไปถึงทักษะบางอย่างที่พนักงานอาจจะไม่เคยมีมาก่อน แต่มีความจำเป็นที่ต้องเรียนรู้ เพราะมีความสำคัญต่อการเพิ่มประสิทธิภาพและขยายขอบเขตความรู้ในการทำงานให้กว้างกว่าเดิม  

ในเรื่องนี้ ทาง empeo ได้เล็งเห็นถึงความสำคัญเป็นอย่างดี จึงมีฟีเจอร์  Learn and Training ที่เปรียบเสมือน “การเรียนรู้ออนไลน์” ที่จะช่วยทดสอบทักษะ-ติดตาม-บันทึก และเห็นภาพรวมของทักษะที่พนักงานคนนั้น ๆ มีใน Dashboard เดียว ทำให้ HR และหัวหน้างานสามารถตัดสินใจได้ว่า จะต้องเสริม-สร้าง หรือ Upskill – Reskill เพิ่มเติมเป็นพิเศษกับพนักงานคนนั้นอย่างไร

ทำให้สามารถมอบหมายงานได้ให้พนักงานได้ถูกคน และช่วยพัฒนาให้พนักงานมีความรู้ความสามารถให้เพิ่มมากขึ้น ตรงจุดกับทักษะที่บริษัทต้องการ  

ติดตามผล  KPI/OKR อย่างไร เพื่อประเมิน Performance ได้อย่างยุติธรรม 

สิ่งสำคัญที่จะช่วย drive ให้องค์กรพัฒนาขึ้นไปได้ คือการที่ทุกคนในองค์กรต้องมีเป้าหมายต่อการทำงานที่ชัดเจนและวัดผลได้ต่อเนื่อง อันเป็นเหตุให้หลายบริษัทนำ KPI หรือ OKR มาใช้เพื่อการวัดประสิทธิภาพของพนักงาน แต่ทาง HR จะทราบได้อย่างไร ว่าพนักงานคนใดสามารถบรรลุเป้าของ KPI หรือ OKR ที่ตั้งไว้ และมีเป้าหมายใดบ้างที่พนักงานติดขัด ไม่สามารถไปต่อได้ ? 

ฟีเจอร์ Goal Management คือสิ่งที่จะเข้ามาช่วยจัดการเรื่องนี้ได้อย่างตรงจุด ด้วยการที่พนักงานสามารถตั้งเป้าในการทำงานเองได้ หรือหัวหน้าเป็นคนตั้งเป้าในการทำงานก็ได้เช่นกัน รวมทั้งยังมีระบบการติดตามผลเป็นระยะ ๆ เห็นว่าตอนนี้พนักงานอยู่ตรงจุดไหน เข้าใกล้เป้าหมายได้มากแค่ไหน และติดขัดที่ตรงจุดใด

และหากเกิดปัญหาหรือทำงานไม่เป็นไปตามเป้าที่วางเอาไว้ หัวหน้างานก็ยังสามารถที่จะเข้ามาให้ฟีดแบ็ก แนะนำ และช่วยดูแลเพิ่มเติมได้อีกด้วย 

แน่นอนว่า ทั้ง KPI และ OKR ต่างก็มีความสำคัญต่อการประเมิน Performance ของพนักงาน ซึ่งจะเป็นปัจจัยสำคัญต่อการพิจารณาเลื่อนขั้น ขึ้นเงินเดือน รวมถึงการจ่ายโบนัสประจำปี ซึ่งในจุดนี้ empeo ก็มีฟีเจอร์ Performance Management ที่ช่วยจัดการเรื่องการประเมินพนักงานได้อย่างครบวงจร จากทั้งตัวพนักงาน เพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน ทั้งเรื่องทักษะ การปรับตัวเข้ากับองค์กร และจุดที่ต้องเรียนรู้  เก็บฟีดแบ็กได้ นับตั้งแต่วันที่ยังเป็นเพียง Candidate จนถึงวันเป็นพนักงานและวันที่ลาออกไปแล้ว 

แบ่งปันความรู้ข้ามทีม เสริมทักษะที่จำเป็นในอนาคต 

ความรู้ในการทำงานนั้น ไม่ควรถูกจำกัดไว้ที่ใครคนใดคนหนึ่งในบริษัท เพราะจะมีผลระยะยาวที่จะทำให้พนักงานคนนั้นกลายเป็นที่พึ่งเพียงหนึ่งเดียวของทีม กลายเป็นเสาหลักที่ขาดไม่ได้ และเมื่อวันใดที่พนักงานคนนั้นต้องออกไป จะทำให้ส่งผลเสียต่อทีมและบริษัทมหาศาล 

การกระจายความรู้ ทักษะที่มีผ่านฟีเจอร์ Learn and Training จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นสำหรับการทำงาน การ “ติดอาวุธ” ในการทำงาน ไม่ใช่แค่เฉพาะกับคนในทีมที่ควรรู้ แต่แบ่งปันความรู้ที่ตนเองมี ให้กับทุก ๆ คนที่มีความสนใจ จะช่วยขยายขีดความสามารถของพนักงาน และอาจทำให้พนักงานค้นพบความสนใจ และสิ่งที่ถนัดที่ไม่เคยรู้มาก่อน และสามารถนำความรู้ที่ได้นั้นมาช่วยพัฒนาองค์กรต่อไป  

สรุป empeo จะช่วยให้งาน HRD ง่ายขึ้น อย่างไรได้บ้าง ?

1. Learning & Training: ช่วยสร้าง-เสริม-คอร์สเรียนระยะสั้นและระยะยาว รวมไปถึงการเทรนนิ่งของพนักงานอย่างครบวงจร ตั้งแต่พนักงานใหม่ จนถึงพนักงานเก่าที่ต้องการเสริมสร้างทักษะอื่น ๆ เพิ่มเติม  
2. Skillset: จัดการทักษะพนักงานทุกคนได้อย่างครบถ้วน เห็นว่าพนักงานแต่ละคนมีทักษะใดบ้าง และมีทักษะใดที่ขาด เพื่อที่จะสามารถมอบหมายงานได้อย่างถูกคน และเสริมคอร์สเรียนที่จำเป็นต่อการทำงานต่อไป  
3. Goals Management: จัดการ KPI และ OKR ของพนักงานได้ภายในไม่กี่คลิก สามารถกำหนดเป้าหมาย กำหนดทิศทาง ติดตาม update การทำงานได้ในทุกช่วงระยะ เพื่อช่วยให้พนักงานบรรลุเป้าหมายการทำงานที่ตั้งเอาไว้ 
4. Performance Management: จัดการการประเมินพนักงานได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การประเมินตัวเอง การประเมินจากเพื่อนร่วมงาน และการประเมินของหัวหน้างาน การประเมินการเรียนรู้ของพนักงาน ทั้งรายเดือน รายไตรมาส หรือการประเมิน performance ประจำปีเพื่อพิจารณาเงินเดือน สามารถเก็บฟีดแบ็กได้ทั้งหมด 
5. From Onboarding to Offboarding : empeo ช่วยจัดการและพัฒนาพนักงานได้ตั้งแต่การคัดเลือกผู้สมัคร การรับสมัครงาน ส่งเสริมทักษะเมื่อเริ่มงาน ไปจนถึงวันที่พนักงานลาออก ช่วยในการติดตามคืนอุปกรณ์ ไปจนถึงการส่งเอกสาร สลิปเงินเดือน ทวิ 50 ให้ได้ทันที 
6. Visualization Dashboard : ทุกข้อมูลเข้าถึง เข้าใจ และจัดการง่าย ด้วย Dashboard  พร้อมมีรายงานที่ส่งให้ HR และผู้บริหารได้โดยตรง 

ด้วยความน่าสนใจ และความสามารถที่กล่าวมา หาก HRD ท่านไหนสนใจนำไปใช้บริการเพื่อยกระดับองค์กรทุกองคาพยพ สามารถติดต่อขอใช้บริการ และสามารถขอทดลองใช้ฟรี 30 วัน ได้เลย