HR Tech คือเครื่องมือที่ช่วยให้ HR สามารถบริหารจัดการองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยหลัก ๆ HR Tech ที่มีอยู่มากมายในท้องตลาดจะแบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ นั่นคือ
- Best of Breed ระบบที่เน้นความเชี่ยวชาญแค่ฟังก์ชั่นใดฟังก์ชั่นหนึ่ง แต่ทำออกมาได้ดีจนขึ้นชื่อลือชา
- All in One หรือ All Around ที่สามารถทำงานได้รอบด้าน มีหลายฟังก์ชั่นรองรับอยู่ในระบบเดียว
ทั้งนี้ HR Tech แต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียต่างกัน เหมาะสมกับการใช้งานในองค์กรมีรูปแบบและความต้องการแตกต่างกันไป จนบางทีก็ทำให้ HR หลายองค์กรลังเลว่าควรเลือกใช้ HR Tech แบบไหนดีจึงจะคุ้มค่ากับองค์กรที่สุด
HREX ขอถือโอกาสนี้พาไปสำรวจข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบกัน เพื่อที่จะได้ช่วย HR ตัดสินใจได้ถูกต้อง และนำไปใช้งานได้เหมาะสมกับบริบทและความต้องการขององค์กร
ข้อดีของ HR Tech ประเภท Best of Breed
1. มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
HR Tech ประเภท Best of Breed ถูกออกแบบมาเพื่อเน้นใช้งานด้านใดด้านหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น ถ้าเป็นระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน ก็จะทำได้แค่บันทึกเวลาเข้าออกงานเพียงอย่างเดียว แต่สิ่งที่ชดเชยมาก็คือ เครื่องมือประเภทนี้มักมีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์การใช้งานในด้านนั้นได้ดีมาก ๆ
2. ใช้งานง่าย เรียนรู้ง่าย ไม่ซับซ้อน
เนื่องจากระบบโฟกัสที่ฟังก์ชั่นเดียว ทำให้กระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องมีขั้นตอนที่ชัดเจน สามารถเรียนรู้และใช้งานง่าย เหมาะกับทีม HR ที่ต้องการเครื่องมือที่ไม่ซับซ้อน แต่ทรงประสิทธิภาพ
3. ขึ้นชื่อเรื่องการพัฒนานวัตกรรมและปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลง
ผู้ให้บริการ HR Tech แบบ Best of Breed มักพัฒนานวัตกรรมใหม่ ๆ ในฟังก์ชั่นที่เชี่ยวชาญอย่างต่อเนื่อง ทำให้ฟีเจอร์ใหม่ ๆ ถูกเพิ่มเข้ามาอยู่เสมอ พร้อมตอบสนองต่อเทรนด์และความต้องการของตลาด เช่น หากตลาดกำลังตื่นตัวกับการใช้ AI ในการวิเคราะห์ข้อมูลการจ้างงาน ก็สามารถเพิ่มฟังก์ชั่นนี้เข้าไปได้ในเวลาที่เร็วกว่า HR Tech อีกแบบ
4. ตอบโจทย์อุตสาหกรรมเฉพาะทาง
HR Tech ประเภทนี้สามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของแต่ละอุตสาหกรรม เช่น เครื่องมือสำหรับสรรหาพนักงานในสายไอทีที่เน้นการประเมินทักษะเฉพาะด้าน หรือระบบจัดการเวลาที่ออกแบบมาเพื่องานกะในธุรกิจบริการ มาพร้อมกับข้อมูลเชิงลึก (insights) ที่เป็นประโยชน์ เช่น ข้อมูลการวิเคราะห์ผลการสรรหา หรือการวัดผลการทำงานของพนักงานในมิติที่ละเอียด ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้แม่นยำ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการนั้นได้ยิ่งขึ้น
ข้อเสียของ HR Tech ประเภท Best of Breed
1. ขาดการเชื่อมโยงกับระบบอื่น
HR Tech ประเภท Best of Breed ไม่ได้มีแต่ข้อดี แต่มีข้อเสียเป็นข้อพิจารณาด้วยเช่นกัน โดยหลัก ๆ แล้วพอเน้นที่การเอาดีด้านใดด้านหนึ่งไปเลย หมายความว่าระบบเหล่านี้จะไม่ได้ออกแบบมาให้รองรับการทำงานร่วมกับฟังก์ชั่นอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น
เช่น หากเป็นบริการช่วยสรรหาพนักงาน ระบบการสรรหาแยกส่วนอาจไม่สามารถส่งข้อมูลพนักงานใหม่เข้าสู่ระบบการจัดการเงินเดือนหรือระบบประเมินผลได้โดยตรง ทำให้ HR ต้องเสียเวลาโอนถ่ายข้อมูลระหว่างระบบนานกว่าปกติ
ปัญหานี้มีผลกระทบในระยะยาว โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อนของข้อมูลสูง เพราะอาจเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงานที่ขาดความเชื่อมโยงได้ เช่น ข้อมูลพนักงานซ้ำซ้อนหรือขาดหาย เป็นต้น
2. อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
หากเทียบกันแล้ว HR Tech ประเภท Best of Breed มักมีราคาถูกกว่าเมื่อเทียบกับระบบ All in One แต่หากต้องการให้ระบบเหล่านี้ทำงานร่วมกันกับระบบอื่น ๆ ได้ ก็ต้องบูรณาการระบบ หรือซื้อระบบอื่น ๆ มาใช้งานเพิ่ม ซึ่งทำให้ต้องเสียงบประมาณเพิ่มตามไปด้วย
นอกจากนี้ หากตัดสินใจซื้อระบบอื่นมาทำงานอื่น ๆ เพิ่มเติมแล้ว แต่กลับพบว่าข้อมูลไม่สามารถเชื่อมต่อกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาจต้องเผชิญกับปัญหาที่ซับซ้อนและยืดเยื้อ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มภาระให้กับทีม IT และ HR ในองค์กรเข้าไปอีก
3. มีขีดจำกัดในการขยายการใช้งาน
พอ HR Tech ประเภท Best of Breed มักออกแบบมาเพื่อรองรับฟังก์ชั่นเดียวโดยเฉพาะ การขาดความยืดหยุ่นอาจกลายเป็นอุปสรรคหากองค์กรต้องการขยับขยายเพื่อเติบโต หรือปรับกลยุทธ์ เช่น หากต้องการใช้ข้อมูลจากหลายระบบเพื่อสร้างรายงานแบบองค์รวม ระบบที่ไม่สามารถรวมข้อมูลจากฟังก์ชั่นอื่น ๆ ได้จะกลายเป็นจุดอ่อน ทำให้องค์กรไม่สามารถแข่งขันได้อย่างเต็มที่
4. ยิ่งพึ่งพาผู้ให้บริการหลายราย ยิ่งมากคน มากความ
การการพึ่งพาระบบ Best of Breed หลายตัวจากผู้ให้บริการหลายเจ้า เพิ่มความเสี่ยงในการใช้งาน หากผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งหยุดการให้บริการหรือเกิดปัญหาทางเทคนิค ระบบที่ใช้ในฟังก์ชั่นนั้นอาจหยุดชะงัก และส่งผลต่อกระบวนการทำงานอื่น ๆ ในองค์กร
นอกจากนี้ การติดต่อสื่อสารกับผู้ให้บริการแต่ละรายก็มีความยุ่งยากตามไปด้วย อย่าลืมว่าแต่ละที่มีนโยบายหรือวิธีการสนับสนุนเบื้องหลังไม่เหมือนกัน พอมากคนมากความเข้าเท่าไหร่ องค์กรก็ยิ่งต้องเสียเวลาประสานงานเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องมากเท่านั้น
ข้อดีของ HR Tech ประเภท All in Breed
1.ครอบคลุมทุกฟังก์ชั่นในระบบเดียว
แน่นอนว่าข้อดีที่เห็นได้ชัดของ HR Tech ประเภท All in One ก็คือสามารถใช้งานทุกฟังก์ชั่นที่ HR ต้องการได้ในระบบเดียว เช่น ระบบ A สามารถทำได้ทั้งช่วยสรรหาบุคลากร ช่วยจัดการเงินเดือน ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน หรือสามารถฝึกอบรมและพัฒนา รวมถึงการประเมินผลการทำงานได้ด้วย เป็นต้น
พอทำได้หลายอย่าง ก็ไม่ต้องแยกใช้งานหลายซอฟต์แวร์ ช่วยลดความยุ่งยาก ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานแยกส่วน เช่น เมื่อสรรหาบุคลากรสำเร็จ ข้อมูลของพนักงานใหม่จะถูกบันทึกในระบบทันที และเชื่อมต่อไปยังการจัดการเงินเดือนและการประเมินผลการทำงานโดยอัตโนมัติ ทำให้ทีม HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดเวลาในการป้อนข้อมูลซ้ำ
2. ข้อมูลทุกอย่างจัดสรรเป็นระบบและเชื่อมโยงกัน
การเชื่อมโยงข้อมูลในระบบ HR Tech แบบ All in One ทำให้ทุกส่วนของการจัดการ HR สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น เช่น การใช้ข้อมูลจากระบบประเมินผลการทำงานเพื่อนำมาวิเคราะห์การเลื่อนตำแหน่ง หรือการเชื่อมโยงข้อมูลการฝึกอบรมกับเป้าหมายการพัฒนาพนักงานในระยะยาว
ด้วยความสามารถในการรวบรวมข้อมูลจากทุกแผนกและฟังก์ชั่นในที่เดียว องค์กรสามารถสร้างรายงานที่ครอบคลุมและเข้าใจภาพรวมของทรัพยากรบุคคลได้ดียิ่งขึ้น เช่น การวิเคราะห์แนวโน้มการลาออก การคำนวณ ROI ของโปรแกรมฝึกอบรม หรือการคาดการณ์ความต้องการพนักงานในอนาคต การเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์และการประมวลผลข้อมูลข้ามฟังก์ชั่นช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของผู้บริหารได้ง่ายขึ้นด้วย
3. ต้นทุนรวมที่จ่ายคุ้มค่ากับผลที่ได้
แม้ HR Tech แบบ All in One มักจะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าแบบ Best of Breed ในตอนแรก แต่เมื่อเทียบกันในระยะยาวแล้ว ระบบ All in One มักมีต้นทุนรวมที่คุ้มค่ากว่า เพราะการลงทุนในระบบเดียวช่วยลดค่าใช้จ่ายแฝง เช่น ค่าบำรุงรักษาระบบหลายตัว ค่าเชื่อมต่อข้อมูล หรือค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้งานหลายแพลตฟอร์มได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อีกทั้งยังช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการกับผู้ให้บริการหลายราย ทำให้ทีม HR สามารถเอาเวลาไปดูแล และพัฒนาองค์กรได้อย่างเต็มที่ แทนที่จะเสียเวลาไปกับการแก้ไขปัญหาด้านเทคนิค
4. ช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กร
การใช้งาน HR Tech ระบบ All in One ช่วยให้องค์กรดูทันสมัยและมีมาตรฐานในการบริหารจัดการพนักงาน ส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กรในสายตาของผู้สมัครงานและพนักงานปัจจุบัน
เช่น หากใช้บริการสรรหาพนักงานผ่านแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย หรือการติดตามผลการพัฒนาพนักงานผ่านระบบที่โปร่งใส สิ่งเหล่านี้ช่วยให้องค์กรมีความน่าเชื่อถือและเป็นที่ดึงดูด Talent มากความสามารถให้อยากมาร่วมงานด้วย
5. Self-Service Platform พนักงานไม่ต้องรอ HR แต่เข้าถึงข้อมูลได้ด้วยตัวเอง
ระบบ All in One มักพร้อมกับฟีเจอร์ Self-Service ที่ช่วยให้พนักงานสามารถจัดการ เข้าถึง และตรวจสอบข้อมูลของตัวเองได้โดยไม่ต้องรอ HR ส่งให้ เช่น ข้อมูลวันลาที่เหลือ ประวัติการฝึกอบรม ช่วยลดภาระงานขอ HR และเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงานด้วย
ข้อเสียของ HR Tech ประเภท All in One
1. ขาดความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
HR Tech ประเภท All in One มักออกแบบมาเพื่อให้ครอบคลุมทุกฟังก์ชั่นงาน HR ก็จริง อย่างไรก็ตาม มันอาจไม่มีความเชี่ยวชาญในฟังก์ชั่นใดฟังก์ชั่นหนึ่งอย่างลึกซึ้ง เช่น ระบบสรรหาอาจไม่มีฟีเจอร์ที่ทันสมัยเท่ากับระบบ Best of Breed ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อการสรรหาโดยเฉพาะ และฟังก์ชั่นที่ครอบคลุมทั้งหมดมักเป็นฟีเจอร์พื้นฐานที่ไม่ได้พัฒนาให้มีความลึกซึ้งหรือมีประสิทธิภาพสูงสุดในงานใดงานหนึ่ง
และพอระบบ All in One ชูจุดขายว่าทำได้หลายอย่าง สิ่งที่ลูกค้าจะคาดหวังก็คือ มันต้องทำแต่ละอย่างได้ดีจริง ๆ ด้วย ไม่ได้ดีแบบครึ่ง ๆ กลาง ๆ กลายเป็นความท้าทายของทีมงานผู้พัฒนาระบบด้วยว่าจะสามารถทำงานทุกอย่างออกมาให้ดีได้จริงหรือไม่
2. ความยุ่งยากในการปรับใช้
การติดตั้งและปรับใช้ระบบ All in One มักเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างซับซ้อนและต้องการการตั้งค่าที่ละเอียดอ่อน เช่น การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล การปรับแต่งฟังก์ชั่นให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะขององค์กร เป็นต้น
นอกจากนี้ ทีม HR และ IT อาจต้องเรียนรู้ระบบใหม่และการปรับกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับระบบนานกว่าที่ควร รวมถึงต้องเสียเวลาฝึกอบรมพนักงานในทุกระดับเพื่อให้สามารถใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความยุ่งยากนี้อาจทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้ช้ากว่าที่คาด
3. อาจไม่เหมาะกับองค์กรขนาดเล็ก มีงบประมาณจำกัด
HR Tech ประเภท All in One มักมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูงกว่าเมื่อเทียบกับระบบ Best of Breed แม้ระบบ All in One อาจช่วยลดต้นทุนในระยะยาว แต่สำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรที่ไม่มีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูล และมีงบประมาณจำกัด ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่สูงอาจเป็นอุปสรรคในการเติบโตมากกว่าโอกาสองค์กรหรือ IT อาจเผชิญกับความยุ่งยากในการบริหารจัดการ และดึงข้อมูลที่ซับซ้อนจากระบบการจัดการข้อมูลก็จะยิ่งท้าทายขึ้น
4. ความเสี่ยงจากการพึ่งพาผู้ให้บริการรายเดียว
การใช้ระบบ All in One ทำให้องค์กรต้องพึ่งพาผู้ให้บริการเพียงรายเดียวสำหรับทุกฟังก์ชั่น HR หากเกิดปัญหากับผู้ให้บริการ เช่น การหยุดให้บริการ ปัญหาทางเทคนิค หรือการเปลี่ยนแปลงนโยบายการใช้งาน อาจส่งผลกระทบต่อทุกกระบวนการ HR ที่ใช้งานระบบอยู่
นอกจากนี้ หากผู้ให้บริการไม่มีการพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง หรือฟีเจอร์บางอย่างล้าสมัย องค์กรอาจต้องเผชิญกับข้อจำกัดที่ไม่สามารถแก้ไขได้เอง ทำให้เกิดความเสี่ยงในระยะยาว โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องการความคล่องตัวในการใช้งานเทคโนโลยี
5. ขาดความยืดหยุ่นในการปรับแต่ง
ระบบ All in One มักถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ในรูปแบบมาตรฐานที่ครอบคลุมฟังก์ชั่นทั่วไปขององค์กรส่วนใหญ่ แต่เมื่อองค์กรมีความต้องการเฉพาะ เช่น การออกแบบกระบวนการ HR ที่มีลักษณะเฉพาะของธุรกิจ ระบบ All in One อาจไม่สามารถปรับแต่งได้อย่างอิสระหรือเต็มที่
เช่น องค์กรที่มีโครงสร้างการประเมินผลซับซ้อน หรือมีรูปแบบการจัดการเวลาทำงานที่ไม่เหมือนกับองค์กรทั่วไป อาจพบข้อจำกัดในการปรับแต่งระบบให้ตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะของตัวเองได้
บทสรุป
HR Tech แต่ละรูปแบบมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป หากองค์กรต้องการ Solution ที่เชี่ยวชาญในงานเฉพาะ และมีทีมงานที่พร้อมจะจัดการการบูรณาการ HR Tech แบบ Best of Breed อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า
แต่หากองค์กรต้องการระบบที่ครอบคลุมและง่ายต่อการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ HR Tech แบบ All in One อาจตอบโจทย์ได้มากกว่า
แต่ท้ายที่สุด ก่อนตัดสินใจใช้งานระบบใด ๆ HR ควรประเมินความต้องการและเปรียบเทียบจุดเด่น-จุดด้อยของแต่ละตัวเลือก ว่าเหมาะสมกับขนาดองค์กร วัตถุประสงค์ และความต้องการเฉพาะด้านหรือไม่ เพื่อให้การลงทุนใน HR Tech สร้างคุณค่าที่ดีที่สุดให้แก่องค์กร
ทั้งนี้ หากต้องการหา Solution แต่ไม่รู้จะหาจากไหน สามารถมาค้นหาผ่านแพลตฟอร์ม HR Products & Services ของ HREX ได้ เรามี HR Solution มากกว่า 170 บริการให้เลือกใช้ ค้นหาได้ทางลิงก์นี้
หรือหากสุดท้ายเห็นตัวเลือกจำนวนมากในท้องตลาดแล้วยังไม่รู้จะเลือกอะไรจึงจะดีต่อองค์กรที่สุด สามารถมาขอคำปรึกษาจาก HREX ได้เลย เราพร้อมให้คำปรึกษาฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย ติดต่อมาได้เลยทางลิงก์นี้
| Sources: |
