7 เทคนิคการเลือก Learning Management System (LMS) ให้เกิดประโยชน์สูงสุดสำหรับองค์กร

ปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกแง่มุมของการทำงาน แม้กระทั่งงาน HR ที่มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ เกิดขึ้นเพื่อช่วยเหลืองานของพวกเราเสมอ

Learning Management System (LMS) จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาทักษะและความรู้ของบุคลากรในองค์กร เพราะ LMS ไม่เพียงแต่ช่วยให้ HR สามารถจัดการการเรียนรู้และฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง 

บทความนี้ HREX จะพาคุณไปรู้จักกับเทคนิคการใช้ LMS ที่ HR สามารถนำไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการพัฒนาบุคลากรอย่างสูงสุด

LMS คืออะไร

LMS ย่อมาจาก Learning Management System เป็นซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มที่ใช้ในการจัดการการเรียนการสอนออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างคอร์สเรียน การจัดการ การติดตามผล การประเมินผล รวมถึงการสร้างคอมมูนิตี้การเรียนรู้ได้

โดยผู้ให้บริการ LMS จะเปิดโอกาสให้ผู้ใช้งานหรือองค์กรสามารถสร้างหลักสูตรเพื่อให้พนักงานเข้ามาเรียนรู้ได้ผ่านระบบนี้ ตั้งแต่การอัปโหลดสื่อการเรียนการสอนทั้งหมด สร้างแผนการเรียน แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ไปจนถึงการจัดการสอบประเมินผล

ทั้งนี้ LMS ที่ดีควรเน้นที่ผู้เรียนเป็นศูนย์กลาง โดยผู้เรียนสามารถเลือกวิธีการเรียนรู้ที่เหมาะสมกับตนเองได้ เช่น จะเรียนเมื่อไหร่ เวลาไหนก็ได้ หรือกระทั่งเลือกเรียนวิชาใดก็ได้ เนื่องจากระบบ LMS ส่วนใหญ่จะอยู่บนคลาวด์และรองรับการเรียนรู้ผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่หลากหลายนั่นเอง

ประโยชน์ของ LMS สำหรับ HR

1) ลดต้นทุนทั้งเงินและเวลาในการฝึกอบรม

การใช้ LMS จะช่วยลดต้นทุนการฝึกอบรมแบบดั้งเดิมที่ต้องใช้สถานที่ วิทยากร และวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ซึ่งมีค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูง นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง รวมไปถึงค่าที่พักของพนักงานหากเป็นการฝึกอบรมนอกสถานที่

นอกเหนือจากปัจจัยเรื่องเงิน LMS ยังช่วยให้พนักงานสามารถเรียนรู้ได้ตามความสะดวกของตนเอง ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาจากการทำงานประจำ และสามารถใช้เวลาในการเรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2) เพิ่มประสิทธิภาพในการเรียนรู้และการฝึกอบรม

เพราะ LMS ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเนื้อหาการเรียนรู้ได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงาน ที่บ้าน หรือระหว่างการเดินทาง ทำให้การเรียนรู้เป็นเรื่องที่สะดวกและยืดหยุ่นมากขึ้น

ขณะเดียวกันยังช่วยให้ HR สามารถจัดการคอร์สการเรียนรู้ ติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน และประเมินผลการเรียนรู้ได้อย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถปรับปรุงและพัฒนาคอร์สให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

3) ช่วยติดตาม ประเมิน และวิเคราะห์การพัฒนาทักษะของพนักงานได้

LMS ส่วนใหญ่จะมีเครื่องมือหลังบ้านในการวิเคราะห์ผลการเรียนรู้ ซึ่งจะช่วยให้ HR สามารถประเมินทักษะและความรู้ของพนักงานได้อย่างแม่นยำ ทำให้สามารถกำหนดเป้าหมาย หรือวางแผนการพัฒนาทักษะได้อย่างมีประสิทธิภาพ

HR จึงสามารถติดตามความก้าวหน้าของพนักงานในการเรียนรู้และให้ Feedback อย่างทันท่วงที ทำให้พนักงานสามารถปรับปรุงและพัฒนาตนเองได้อย่างต่อเนื่อง

4) สร้างชุมชนการเรียนรู้ร่วมกัน

ผู้ให้บริการ LMS บางแห่ง มีการเพิ่มฟังก์ชันชุมชนการเรียนรู้ด้วย ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อมูลกันได้ สร้างชุมชนการเรียนรู้ที่มีการสนับสนุนและการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างกัน

นอกจากนี้บาง LMS มีการใช้ Gamification หรือการนำหลักการของเกมมาใช้ในการเรียนรู้ ช่วยเพิ่มความน่าสนใจและความมีส่วนร่วมของพนักงาน ทำให้การเรียนรู้ไม่เป็นเรื่องน่าเบื่อ

5) สนับสนุนการเรียนรู้ในระยะยาว

LMS จะช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องในองค์กร ทำให้พนักงานมีความกระตือรือร้นในการพัฒนาทักษะและความรู้ใหม่ ๆ ตลอดเวลา ฉะนั้นความรู้ของพนักงานจะทันสมัย และตรงกับความต้องการของตลาดอย่างทันท่วงที

7 เทคนิคการเลือก LMS สำหรับองค์กร

แน่นอนว่า มีผู้ให้บริการ LMS ในท้องตลาดมากมายทั้งในและต่างประเทศ ซึ่ง HR สามารถเข้ามาค้นหากันได้ที่ HREX อยู่แล้ว การเลือก LMS ที่เหมาะสมจึงเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญมาก เพราะหากเลือกแพลตฟอร์มที่ไม่ตรงกับความต้องการขององค์กร ก็จะทำให้เราเสียทั้งเวลาและเสียงบประมาณไปอย่างไร้ประโยชน์ 

ฉะนั้นเทคนิคการเลือก LMS สำหรับองค์กร มีดังต่อไปนี้

1) เริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการขององค์กรก่อน

HR ควรเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ความต้องการขององค์กรและพนักงาน วัตถุประสงค์ในการใช้ LMS คืออะไร ต้องการเครื่องมือแบบใดในการจัดการ คำถามเหล่านี้จะช่วยกำหนดความต้องการพื้นฐานของ LMS ที่จะเลือกใช้ 

ทั้งนี้ฟังก์ชันพื้นฐานที่ควรมีใน LMS ได้แก่

• การจัดการคอร์สและเนื้อหาการเรียนรู้
• ระบบการติดตามผลการเรียนรู้และการรายงาน
• เครื่องมือวิเคราะห์และประเมินผล
• ฟังก์ชันคอมมูนิตี้ที่ช่วยให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อมูลกันได้

2) เปรียบเทียบและทดลองใช้ LMS หลาย ๆ แพลตฟอร์ม

การเปรียบเทียบ LMS หลาย ๆ แพลตฟอร์มจะช่วยให้เห็นข้อดีและข้อเสียของแต่ละแพลตฟอร์ม HR ควรทดลองใช้ LMS เพื่อดูว่าตรงกับความต้องการขององค์กรหรือไม่ และควรได้รับการสนับสนุนจากทีม IT เพื่อให้มั่นใจว่า LMS จะสามารถใช้งานได้อย่างไม่มีปัญหา

3) วางแผนจัดการคอร์สและเนื้อหาใน LMS

เมื่อเลือกผู้ให้บริการ LMS ที่ตรงความต้องการได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปการจัดการคอร์สและเนื้อหาจะเป็นหัวใจสำคัญ เพราะการสร้างคอร์สเรียนที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้พนักงานมีความกระตือรือร้นในการเรียนรู้ได้ ซึ่งเรามีข้อแนะนำในการสร้างคอร์สที่มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• มีวัตถุประสงค์ของคอร์สที่ชัดเจน และสามารถวัดผลได้
• เนื้อหาควรเป็นระเบียบและแบ่งออกเป็นส่วนย่อย ๆ ที่เข้าใจง่าย
• เลือกใช้สื่อการเรียนรู้ที่หลากหลาย เช่น ใช้วิดีโอ เอกสาร หรือกิจกรรมที่สามารถโต้ตอบได้ ก็จะช่วยให้การเรียนรู้มีความน่าสนใจมากขึ้น

4) ตั้งเป้าหมายและกำหนดเกณฑ์การวัดผลการเรียนรู้ที่ชัดเจน

การตั้งเป้าหมายและเกณฑ์การวัดผลที่ชัดเจน จะช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและประเมินผลการเรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่ง HR ควรกำหนดเกณฑ์การวัดผลให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของคอร์สต่าง ๆ โดยใช้เครื่องมือหลังบ้านของ LMS ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

5) ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน

เพราะการมีส่วนร่วมของพนักงานเป็นปัจจัยสำคัญในการทำให้ LMS มีประสิทธิภาพ ซึ่งมีเทคนิคต่าง ๆ กระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วมในการเรียนรู้ได้ ดังนี้

• สร้างแรงจูงใจ: การให้รางวัลและการยอมรับจะช่วยกระตุ้นให้พนักงานมีความกระตือรือร้นในการเรียนรู้
• การใช้งานฟังก์ชันคอมมูนิตี้: ฟังก์ชันนี้ใน LMS จะช่วยให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อมูลกันได้ ทำให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน

6) ติดตามและวัดผลการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ

การติดตามและวัดผลการเรียนรู้เป็นขั้นตอนสำคัญในการประเมินประสิทธิภาพของ LMS องค์กรควรใช้เครื่องมือการรายงานและการวิเคราะห์ผลใน LMS เพื่อติดตามผลการเรียนรู้ และปรับปรุงและพัฒนาเนื้อหาตามผลการวัด

7) ฟัง Feedback จากพนักงานเพื่อการปรับปรุง

ท้ายที่สุด HR ควรเก็บข้อมูลและ Feedback จากพนักงานเพื่อปรับปรุงเนื้อหาและการจัดการคอร์สให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การรับฟังความคิดเห็นจากพนักงานจะช่วยให้เขารู้สึกมีส่วนร่วมกับองค์กร ทั้งยังช่วยผู้ให้บริการ LMS พัฒนาระบบให้ดียิ่งขึ้น

บทสรุป

เพราะการใช้ LMS อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่ช่วยให้ HR สามารถจัดการการเรียนรู้และฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

ฉะนั้นการเลือกใช้ LMS ที่เหมาะสม การจัดการคอร์สและเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ การส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน และการติดตามและวัดผลจึงเป็นเทคนิคสำคัญที่จะช่วยให้ LMS เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการพัฒนาบุคลากรในองค์กรเสมอมา

ด้วยเทคนิคและวิธีการที่กล่าวมา HR ก็จะใช้ LMS ได้เกิดประโยชน์สูงสุดแน่นอน !