Asking For Help ! วัฒนธรรมการขอความช่วยเหลือในองค์กร

ใคร ๆ ก็อยากเป็นคนเก่งที่เพื่อนร่วมงานยอมรับ แต่รู้ไหมว่าคนเก่งที่แท้จริงไม่ใช่คนที่พยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเอง แต่เป็นคนที่รู้ว่าขีดจำกัดของตนอยู่ตรงไหน และควรหันไปขอความช่วยเหลือจากใครเพื่อให้งานประสบความสำเร็จหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นต่างหาก

การสร้างวัฒนธรรมที่ทุกคนกล้าขอความช่วยเหลือกันยังสะท้อนให้เห็นว่าองค์กรมีสุขภาพดี (Healthy Organization) เพราะเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยทักษะของการอยู่ร่วมในสังคมหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นด้านการสื่อสาร (Communication), ความเห็นอกเห็นใจ (Empathy) ตลอดจนความเข้าใจในวิสัยทัศน์ของบริษัทอย่างแน่ชัด กล่าวได้ว่าความกล้าที่จะขอความช่วยเหลือคือรากฐานสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างแข็งแรง

เราจะสร้างวัฒนธรรม การขอความช่วยเหลือ (Asking For Help Culture) ได้อย่างไร บทความนี้มีคำตอบ

การขอความช่วยเหลือ (Asking For Help) มีประโยชน์กับการทำงานอย่างไร

ต้องเข้าใจตรงกันก่อนว่าการขอความช่วยเหลือจากคนอื่นไม่ใช่ภาพแสดงของความอ่อนแอหรือขาดประสบการณ์ แต่เป็นภาพสะท้อนว่าเรารู้เท่าทันศักยภาพของตนเอง ไม่ฝืนจนทีมเสียโอกาส แถมมีความเชื่อมั่นในเพื่อนร่วมงานที่ต่างทำหน้าที่โดยเอาเป้าหมายขององค์กรเป็นที่ตั้ง ดังนั้นการรู้วิธีขอความช่วยเหลืออย่างถูกต้องจะช่วยให้เราบริหารจัดการทุกอย่างได้ดีขึ้น นำไปสู่ความสมดุล (Work Life Balance) ที่หลายคนตามหา

Healthy Boundary : ชีวิตดีแน่แค่รู้จักตีกรอบ สร้างขีดจำกัด และกำหนดขอบเขตการทำงาน

หากคุณยังไม่แน่ใจว่าการขอความช่วยเหลือมีประโยชน์อย่างไรบ้าง สามารถดูตัวอย่างได้ดังต่อไปนี้

การขอความช่วยเหลือในองค์กรช่วยสร้างสังคมของความร่วมมือกัน (Collaborative Environment)

การขอความช่วยเหลือเป็นโอกาสที่ทำให้เราได้เห็นว่าพนักงานอาจมีทักษะอื่นที่ทำได้นอกเหนือจากทักษะตามตำแหน่ง นอกจากนี้เวลาเราเห็นเพื่อนร่วมงานทำเต็มที่โดยมีเป้าหมายเดียวกัน ก็จะส่งผลทางจิตวิทยาให้ความสัมพันธ์ภายในทีมแข็งแรง พร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์

การขอความช่วยเหลือในองค์กรช่วยให้เราได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ (Learn New Skill)

การขอความช่วยเหลือจะทำให้เราได้เรียนรู้จากประสบการณ์ของเพื่อนร่วมงานซึ่งมักนำไปสู่องค์ความรู้และวิธีแก้ปัญหาใหม่ ๆ ที่อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า ซึ่งเป็นมุมที่เราไม่เคยเห็นมาก่อนตอนที่แก้ปัญหาคนเดียว

Kanban Board เครื่องมือสุดล้ำจากญี่ปุ่นที่จะเปลี่ยนโลกการทำงานให้ดีขึ้นจากหน้ามือเป็นหลังมือ

การขอความช่วยเหลือในองค์กรช่วยให้เราบริหารจัดการงานได้ดีขึ้น (Workload Management)

การขอความช่วยเหลือจากคนอื่นแบบมีมารยาทจะบังคับให้เราต้องมาจัดลำดับความสำคัญและพิจารณาว่างานแบบใดบ้างที่เราทำเองได้ไม่ดีพอ รวมถึงตั้งคำถามอย่างตรงไปตรงมาว่างานที่เราถืออยู่นั้นมากเกินไปหรือไม่ การขอความช่วยเหลือยังอาจทำให้เราได้เห็นวิธีทำงานของคนอื่นที่สามารถจัดตารางงาน (Scheduling) อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นแบบอย่างที่ดีให้คนอื่นและช่วยยกระดับกระบวนการทำงานได้ในภาพรวม

การขอความช่วยเหลือในองค์กรช่วยให้เรามีความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน

เราสามารถพัฒนาความสัมพันธ์กับคนในทีมได้ด้วยการชื่นชมความสามารถของอีกฝ่าย โดยเฉพาะคนที่นำเอาทักษะเด่น ๆ มาช่วยเหลือเรา ความรู้สึกอยากขอบคุณจะทำให้เราอ่อนน้อมถ่อมตน, เกิดความไว้เนื้อเชื่อใจ และร่วมกันทำงานที่ยากขึ้นได้อย่างสามัคคีกว่าเดิม

การขอความช่วยเหลือในองค์กรช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

เมื่อเพื่อนร่วมงานรู้ว่าขีดจำกัด (Boundary) ของเราอยู่ตรงไหน การทำงานในอนาคตก็ง่ายขึ้น เพราะจะมีการจัดสรร (Organized) ตามทักษะที่แต่ละคนถนัด งานจึงเสร็จได้อย่างรวดเร็ว แถมทุกคนยังทำงานได้อย่างมีความสุขเพราะได้อยู่ในทีมที่เต็มไปด้วยความเข้าใจซึ่งกันและกัน นอกจากนี้การขอความช่วยเหลือยังทำให้เราได้เห็นทัศนคติ (Mindset) ของอีกฝ่ายว่ามีความคิดเห็นอย่างไรต่อวิสัยทัศน์องค์กรที่ทำอยู่ ซึ่งมุมมองตรงนี้จะทำให้เรามองชิ้นงานอย่างมีมิติยิ่งขึ้น

ทำไมเราถึงรู้สึกแย่เมื่อต้องขอความช่วยเหลือ (Asking For Help) จากคนอื่น

คุณโนรา โบชาร์ด (Nora Bouchard) ผู้เชี่ยวชาญด้านการเป็นผู้นำและเจ้าของหนังสือเรื่อง Mayday! Asking for Help in Times of Need กล่าวว่า มนุษย์เป็นสัตว์สังคมที่มักต้องการดูดีต่อหน้าคนอื่น ซึ่งการขอความช่วยเหลือเป็นภาพสะท้อนที่แสดงถึงการยอมแพ้และถูกด้อยค่า ที่สำคัญมนุษย์ยังกลัวถูกปฏิเสธ โดย Harvard Business Review เผยว่าคนที่ทำธุรกิจ Startups ถึง 25% เลือกที่จะโกหกว่าทำได้และดันทุรังจนทำสำเร็จ (Fake it ‘til you make it) แม้สถิติจะพบว่าคนส่วนใหญ่ยินดีช่วยเหลืออีกฝ่ายเมื่อถูกร้องขอเสมอ อย่างไรก็ตามเธอกล่าวว่าความเกรงใจของมนุษย์เพิ่มมากขึ้นหลังเกิดโควิด-19 เพราะคิดว่าอีกฝ่ายมีเรื่องให้เครียดอยู่แล้ว การขอความช่วยเหลือจึงเป็นการเพิ่มภาระให้โดยไม่จำเป็น

The Art of Rejection : ชีวิตดีขึ้นทุกด้าน ด้วยความกล้าที่จะถูกปฏิเสธ

คนที่ไม่กล้าขอความช่วยเหลือจากคนอื่นสามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ โดยการเล่าปัญหาที่เจอให้อีกฝ่ายฟัง และสอบถามความเห็นโดยยังไม่ต้องขอความช่วยเหลืออะไรก็ได้ เพื่อค่อย ๆ สร้างความเชื่อมั่นในใจว่าคนรอบตัวมีความห่วงใยให้กับเราจริง ๆ และไม่ใช่เรื่องเลวร้ายอะไรถ้าจะขอความช่วยเหลือในเวลาจำเป็น

5 วิธีขอความช่วยเหลือ (Asking For Help) แบบมีชั้นเชิง

เราเข้าใจดีว่าแม้บทความจะอธิบายถึงประโยชน์ของการขอความช่วยเหลือเอาไว้มากมาย แต่การเปลี่ยนคน ๆ หนึ่งให้กล้าเอ่ยปากขอใครสักคนถือเป็นเรื่องยากและจำเป็นต้องมีขั้นตอนอธิบายให้เห็นภาพชัดขึ้น ดังนั้นใครที่อยากเริ่ม Asking For Help ก็สามารถทำตามวิธีเหล่านี้ได้เลย !

1. อธิบายว่าเคยทดลองแก้ปัญหาด้วยวิธีใดมาบ้าง

การขอความช่วยเหลือควรเกิดขึ้นหลังจากที่ลองพยายามด้วยวิธีของตัวเองบ้างแล้ว ไม่ใช่ขอความช่วยเหลือทันทีเมื่อเกิดความกังวล การระบุรายละเอียดให้ชัดเจนจะช่วยให้อีกฝ่ายไม่เสียเวลาทำในสิ่งที่เราเคยพิสูจน์มาแล้วว่าไม่ได้ผล 

2. กำหนดช่วงเวลาที่ต้องการความช่วยเหลือให้ชัดเจน

หากเป็นงานที่ต้องการความช่วยเหลืออย่างเร่งด่วน เราควรชีัแจงให้อีกฝ่ายทราบตั้งแต่ต้น ไม่ควรปล่อยเลยตามเลยแล้วไปเร่งในช่วงท้ายเด็ดขาด เพราะทุกคนล้วนมีภาระหน้าที่หลักที่ต้องดูแล ทั้งนี้ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าหากไม่ใช่เรื่องด่วนจริง ๆ ให้ติดตามงานผ่านทางอีเมล เพราะเป็นการให้เกียรติและไม่ลบกวนพื้นที่ส่วนตัวจนเกินไป

3. เลือกคนที่จะขอความช่วยเหลือให้ถูกต้องเหมาะสม

เราต้องไม่เลือกคนโดยดูจากตำแหน่งอย่างเดียว แต่ให้เลือกคนโดยอ้างอิงจากทักษะที่เราเห็นเชิงประจักษ์แล้วว่าสามารถช่วยให้งานเราสำเร็จได้จริง ซึ่งการขอความช่วยเหลือทุกครั้งควรเริ่มเข้าหาด้วยความอ่อนน้อมถ่อมตน อธิบายให้อีกฝ่ายรู้ว่าเราชื่นชมในความรู้ที่เขามีอย่างไรบ้าง และสอบถามถึงความเป็นไปได้ในการช่วยเหลือโดยเคารพตารางงานหลักของอีกฝ่าย ให้คิดว่าการขอความช่วยเหลือจากคนอื่น ไม่ว่าจะเรื่องใดก็ตามควรเริ่มต้นจากการให้เกียรติเสมอ

4. กำหนดวัตถุประสงค์ของการขอความช่วยเหลือให้ชัดเจน

เวลาที่คนเราเกรงใจ เรามักพูดแบบชักแม่น้ำทั้ง 5 มาเพื่อหว่านล้อมให้อีกฝ่ายเห็นใจจนยอมช่วยเหลือ แต่จริง ๆ การพูดแบบตรงไปตรงมาต่างหากที่เป็นประโยชน์กับทุกคนมากที่สุด เพราะคนที่ช่วยจะได้รู้ว่าควรเริ่มต้นจากจุดไหน และเป้าหมายที่ต้องการคืออะไร หากเป้าหมายชัดเจน และตรงกับสิ่งที่เคยทำสำเร็จาแล้วในอดีต เราก็สามารถนำประสบการณ์นั้นมาใช้แก้ปัญหาได้เลย ต่างจากการพูดแบบอ้อม ๆ ที่มักแก้ปัญหาได้แค่ปลายเหตุเท่านั้น

5. ให้คิดว่าการขอความช่วยเหลือคือการร่วมมือ (Collaboration) ไม่ใช่การโยนงานให้อีกฝ่าย

ทักษะในการร่วมงานกับคนอื่น (Collaborative Mindset) คือสิ่งจำเป็นสำหรับการขอความช่วยเหลือจากผู้อื่น เพราะบางคนอาจคิดว่าเมื่อตนทำงานไม่ได้ การขอความช่วยเหลือคือการโยนงานนั้น ๆ ไปให้คนอื่นทำจนบรรลุเป้าหมาย แต่ความจริงนั้นเราควรมีส่วนร่วมกับทุกกระบวนการที่เกิดขึ้นด้วย เพื่อไม่ให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าถูกเอาเปรียบ และเพื่อเป็นการเรียนรู้วิธีทำงานของคนอื่นซึ่งนับเป็นวิธีเรียนรู้ที่ได้ผลจริง

เราควรขอความช่วยเหลือ (Asking For Help) จากใคร

ทักษะการเลือกคนให้ถูกเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการขอความช่วยเหลือจากคนอื่น คนส่วนใหญ่มักเลือกคนที่ตำแหน่งสูงหรือคนที่รู้สึกว่าสามารถพูดคุยด้วยง่าย โดยลืมคิดไปว่าคนเหล่านั้นเหมาะสำหรับแก้ปัญหาจริงหรือเปล่า ถ้าบังเอิญเลือกถูกก็โชคดีไป แต่หากเลือกผิดก็จะเสียโอกาสและเสียเวลากันทั้งสองฝ่าย

เราควรเลือกขอความช่วยเหลือจากใครบ้าง หาคำตอบได้ที่นี่

ผู้นำ (Leader)

การขอความช่วยเหลือจากผู้นำหรือผู้ที่มีหน้าที่ดูแลเราโดยตรงเป็นพื้นฐานของการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีภายในองค์กร เพราะผู้นำมีความเข้าใจในรูปแบบการทำงานรวมถึงบริบทอื่น ๆ เช่นสภาพจิตใจของเรามากที่สุด นี่คือกลุ่มคนแรกที่เราต้องกล้าขอความช่วยเหลือเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น

คนที่เราชื่นชม (Heroes)

ปกติแล้วคำแนะนำจากคนที่เราชื่นชมจะสร้างความเชื่อมั่นให้กับเรามากเป็นพิเศษหากเทียบกับคำแนะนำเดียวกันแต่ออกมาจากปากของคนอื่น คนที่เราชื่นชมไม่จำเป็นต้องเป็นเพื่อนร่วมงานก็ได้ แต่สามารถเป็นผู้บริหารจากบริษัทอื่นหรือนักวิชาการในสายงานที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหานั้น ๆ คำแนะนำที่ได้จากคนที่เราชื่นชมจะทำให้เราอยากปฏิบัติตามและเรียนรู้จากประสบการณ์มากกว่าเดิม

เพื่อน หรือเพื่อนของเพื่อน

เช่นเดียวกับการขอความช่วยเหลือจากหัวหน้างาน เพื่อนสนิทคือคนที่รู้จักเราดีที่สุด คนเหล่านี้จะเข้าใจว่าปัญหาที่เราเจอนั้นส่งผลกระทบอย่างไร และทำไมเราถึงไม่สามารถแก้ปัญหานั้นได้ ซึ่งอาจมีสาเหตุจากลักษณะนิสัยส่วนตัวที่คนอื่นไม่มีทางเข้าใจ ทั้งนี้หากเพื่อนไม่สามารถช่วยเหลือ เราก็มีสิทธิ์ถามว่าเขารู้จักใครที่สามารถแก้ปัญหานี้ได้บ้าง อย่ากลัวที่จะสร้างความสัมพันธ์ใหม่ถ้าเราอยากก้าวหน้าในโลกธุรกิจ

หากองค์กรไม่มีวัฒนธรรมการขอความช่วยเหลือ (Asking For Help) เราควรดูแลตัวเองอย่างไร

องค์กรที่ให้ความสำคัญกับการช่วยเหลือกันและกันจะมีความโอบอ้อมอารีซึ่งถือเป็นรากฐานสำคัญสำหรับการสร้างองค์กรที่คนอยากทำงานด้วย (The Best Place To Work) แต่ในโลกความจริงนั้น ไม่ใช่ทุกองค์กรที่จะมีวัฒนธรรมนี้ จึงเกิดคำถามตามมาว่าเราควรเอาตัวรอดอย่างไร หากต้องอยู่ในสังคมที่ให้ความสำคัญกับการสู้คนเดียวมากกว่า

ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าถ้าเราไม่รู้ว่าจะหันไปขอความช่วยเหลือจากใคร สิ่งแรกที่ต้องทำก็คือการให้กำลังใจตัวเองก่อน คนทำงานที่ดีต้องรู้ว่าสิ่งกระทบใจของเรามีสาเหตุจากอะไรได้บ้าง และหยิบสิ่งนั้นมาใช้เพื่อส่งเสริมกำลังใจ หรือหลีกเลี่ยงในสิ่งที่ทำให้รู้สึกแย่ลง เราต้องมีความใส่ใจตัวเอง (Self Awareness) คอยสำรวจเสมอว่างานทุกอย่างที่ลงมือทำนั้นมีข้อผิดพลาดที่ต้องปรับปรุงหรือไม่ และเก็บเอาประสบการณ์เหล่านี้เป็นรากฐานไว้อ้างอิงกับการทำงานอื่น ๆ ต่อไปในอนาคต

เราสามารถสนับสนุนเพื่อนร่วมงานได้อย่างไร (Offering Help)

หากเราต้องการให้คนอื่นปฏิบัติกับเราอย่างไร เราก็ต้องทำนิสัยแบบนั้นออกไปก่อน การขอความช่วยเหลือก็เช่นกัน หากเราเป็นคนเห็นแก่ตัวไม่เคยให้ความสำคัญกับคนอื่น ก็มีโอกาสสูงที่จะถูกละเลย ไม่มีใครอยากช่วยแก้ปัญหาตามที่ร้องขอ ดังนั้นในขณะที่เรายังไม่มีเรื่องที่ต้องขอความช่วยเหลือ ก็ให้ลองกลับมาสังเกตตัวเองดูบ้างว่าเคยมีคนขอให้เราช่วยบ้างไหม เพราะอะไร รวมถึงคอยสังเกตสถานการณ์รอบตัวว่ามีสิ่งใดที่จะสนับสนุนเพื่อนร่วมงานได้ แม้ไม่มีใครร้องขอก็ตาม

การช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานทำให้เกิดประโยชน์ดังนี้

• ด้านจิตใจ (Morale) : คือการแสดงมิตรภาพเชิงบวกกับคนในทีม ผู้ที่ได้รับจะมีสภาพจิตใจที่สดใสขึ้น
• ด้านการตอบแทนกัน : คนที่ช่วยเหลือผู้อื่นเป็นประจำก็จะสามารถขอความช่วยเหลือกลับมาในง่ายขึ้นเมื่อถึงคราวจำเป็น ต่างจากคนที่ไม่เคยให้ความสำคัญกับเพื่อนร่วมงานเลย
• ด้านการเป็นผู้นำ : การช่วยเหลือคนอื่นทำให้ทักษะการวิเคราะห์แยกแยะของเราดีขึ้น ทักษะนี้ส่งใครอย่างยิ่งต่อการสร้างภาวะผู้นำที่ดี
• ด้านสุขภาพและสาธารณสุข : การช่วยเหลือจะทำให้บรรยากาศภายในองค์กรดีขึ้น ทำให้ทุกคนอยากมาทำงาน มีความเชื่อมั่น ช่วยให้องค์กรสามารถเติบโตอย่างแข็งแรง  แถมยังทำให้พนักงานจัดสมดุลชีวิตได้ ไม่มีใครเจ็บป่วยเพราะทำงานหนักอีกต่อไป
• ด้านการเพิ่มประสิทธิภาพงาน : เมื่อทุกคนช่วยเหลือกันเป้าหมายจะยากแค่ไหนก็สามารถผ่านไปได้ง่ายขึ้นทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์อันนำไปสู่นวัตกรรมใหม่ใหม่ ส่งผลกระทบโดยตรงต่อผลประกอบการขององค์กร

การสื่อสารคือปัจจัยสำคัญที่ทำให้เราเข้าใจเพื่อนร่วมงานมากขึ้น เราสามารถนำข้อมูลที่ได้รับมาพิจารณาว่ามีวิธีใดบ้างที่เราจะช่วยให้งานดีขึ้นโดยอาศัยทักษะของเรา หรือมีทักษะใดของเพื่อนที่จะช่วยให้งานที่เราถืออยู่ยกระดับขึ้นไปอีกขั้น การช่วยเหลือตรงนี้ล้วนตั้งอยู่บนบริบทของความเสียสละและรับผิดชอบร่วมกัน มากกว่าการเอาเปรียบหรือใช้แรงงานใครเพื่อสร้างผลประโยชน์ให้ตัวเองเพียงอย่างเดียว

บทสรุป

การขอความช่วยเหลือ (Asking For Help) ภายในทีมคือสิ่งที่พิสูจน์ว่าองค์กรของเรามีระบบการทำงานที่แข็งแรง องค์กรที่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารจะเต็มไปด้วยพนักงานที่อยากทำงานแบบตัวใครตัวมันเพราะรู้สึกว่าการขอความช่วยเหลือเป็นเรื่องยากลำบาก จนท้ายที่สุดก็ไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ฝ่ายบริหารตั้งเอาไว้ได้ 

ทักษะพื้นฐานแบบนี้มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าทักษะแห่งอนาคตที่ HR พูดถึงนับครั้งไม่ถ้วน กล่าวโดยสรุปได้ว่าองค์กรจะเติบโตง่ายขึ้นหากพนักงานสามารถบูรณาการความรู้ทั้งเก่าและใหม่ได้พร้อม ๆ กัน

เราขอปิดท้ายบทความนี้ด้วยการแนะนำ HR Products & Services แพลตฟอร์มรวบรวมบริการและผลิตภัณฑ์ HR ที่ใหญ่ที่สุดในเมืองไทยเพราะรวบรวมตัวช่วยเอาไว้กว่า 100 บริษัท ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ก็สามารถมาค้นหาตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดได้แบบครบวงจรในเว็บเดียว ลองเลย ไม่ผิดหวังแน่นอน !