HIGHLIGHT
|
ปฏิเสธไม่ได้ว่าเมื่อถึงช่วงวัยหนึ่ง มนุษย์ทุกคนจะต้องใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่ในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นสำนักงาน, ร้านค้า, โรงเรียน หรือสถานที่แบบใดก็ตาม นั่นหมายความว่าเราอาจต้องใช้เวลาในสถานที่ดังกล่าวมากกว่าการอยู่บ้านด้วยซ้ำ ดังนั้นการรักษาความสะอาดในที่ทำงานจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยดูแลด้านสุขอนามัยของพนักงาน ตลอดจนช่วยรักษาบรรยากาศการทำงานให้มีความพร้อมอยู่เสมอ เพราะคงไม่มีใครหรอกที่อยากเจอห้องน้ำกลิ่นเหม็น, ห้องประชุมขยะล้น หรือแม้แต่เจอเพื่อนร่วมงานสกปรก หลังจากที่ต้องเคร่งเครียดอยู่กับงานมาทั้งวัน
Workplace Hygiene จึงเป็นอีกหนึ่งหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่ต้องออกนโยบายให้ดีที่สุด เพราะส่งผลต่อภาพลักษณ์รวมถึงความเชื่อมั่นของพนักงานที่มีต่อบริษัท โดยมีผลวิจัยออกมาว่าออฟฟิศที่สกปรกอาจส่งผลร้ายแรงถึงขั้นทำให้พนักงานอยากลาออกเลยด้วยซ้ำ บทความนี้จะพาไปรู้จักวิธีบริหารจัดการแบบมืออาชีพ เพื่อให้เข้าใจถึงความสำคัญของ Workplace Hygiene
ขยะล้น ห้องน้ำเหม็น เมื่อออฟฟิศสกปรก อันตรายกว่าที่คิด
ก่อนที่จะไปพูดถึงแนวทางการรักษาความสะอาดของออฟฟิศ เราอยากให้ผู้อ่านเห็นภาพตรงกันก่อนว่า “ที่ทำงานของเราสกปรกกว่าที่คิด” และมีเชื้อโรคมากมายที่มองไม่เห็นแฝงตัวอยู่ในทุกตารางนิ้ว จนกล่าวได้ว่าการทำงานในห้องน้ำอาจปลอดภัยกว่าการนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานของคุณด้วยซ้ำ
มีผลสำรวจที่ระบุว่ามือของพนักงานออฟฟิศจะสัมผัสกับแบคทีเรียประมาณ 10 ล้านตัวต่อวันโดยจุดแพร่เชื้อหลักประกอบด้วยคีย์บอร์ดคอมพิวเตอร์, เครื่องถ่ายเอกสาร, ประตูห้อง, ตู้กดน้ำ เป็นต้น และปกตินั้นมนุษย์จะนำมือมาสัมผัสใบหน้าประมาณ 16 ครั้งต่อชั่วโมง จึงไม่แปลกหากวัยทำงานจะเป็นช่วงที่ร่างกายของเราต้องเสี่ยงต่อความเจ็บป่วยมากที่สุด
นอกจากนี้ University of Arizona ยังเสริมเพิ่มอีกว่าแก้วน้ำสาธารณะในออฟฟิศถึง 90% มีเชื้อโรคที่อันตรายต่อสุขภาพ และการกดชักโครกในแต่ละครั้งจะทำให้มีเชื้อโรคแพร่กระจายในระยะ 6 ฟุตรอบห้องน้ำ โดยเชื้อโรคดังกล่าวจะลอยอยู่ในอากาศถึง 2 ชั่วโมง
ข้อมูลเหล่านี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของอันตรายที่เกิดจากความสกปรกในที่ทำงานเท่านั้น การรักษาความสะอาดจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้คุณภาพชีวิตในวัยทำงานของคุณดีขึ้นกว่าเดิม
ออฟฟิศสะอาด vs ออฟฟิศสกปรก Workplace Hygiene ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร
ไม่ใช่เรื่องแปลกหากเราบอกว่าออฟฟิศที่สกปรกจะทำให้งานออกมาแย่ลง เพราะสภาพแวดล้อมรอบตัวล้วนส่งอิทธิพลต่อความคิดและความรู้สึกของผู้คนเสมอ และเพื่อเป็นการอธิบายให้เห็นภาพ เราขอเล่าถึงประโยชน์ของการมีออฟฟิศที่สะอาด ถูกสุขอนามัย ดังนี้
– ออฟฟิศสะอาดจะช่วยให้พนักงานมีอารมณ์และทัศนคติดีขึ้น : การมาถึงออฟฟิศแต่เช้าและเห็นความสะอาด เป็นระเบียบจะช่วยให้พนักงานเริ่มต้นวันด้วยความปลอดโปร่งและพร้อมรับมือกับความตึงเครียดมากขึ้น
– ออฟฟิศสะอาดจะช่วยให้พนักงานจดจ่ออยู่กับงานได้ดีขึ้น : ความสกปรกจะไปหันเหความสนใจของพนักงานและทำให้เกิดความเครียด ลองนึกดูว่าหากเรากำลังคิดงานอย่างจริงจังแต่ห้องประชุมดันมีกลิ่นเหม็น หรืออยากไปเข้าห้องน้ำแต่ไปเจอกับความสยดสยอง สิ่งเหล่านี้จะทำให้เสียอารมณ์จนส่งผลกระทบกลับมาสู่ชิ้นงานได้
– ออฟฟิศสะอาดจะช่วยให้พนักงานใกล้ชิดกันมากขึ้น : หากออฟฟิศเต็มไปด้วยขยะและความสกปรก พนักงานส่วนใหญ่คงอยากนั่งอยู่ที่โต๊ะส่วนตัวและคอยบริหารจัดการแค่ในพื้นที่ของตนเป็นหลัก แต่ถ้าออฟฟิศสะอาด พนักงานก็จะมีพื้นที่ส่วนกลางเพื่อพักผ่อนหย่อนใจมากขึ้น ทำให้พนักงานแต่ละแผนกได้มานั่งร่วมกันเพื่อแลกเปลี่ยนเรื่องราวมากขึ้น ซึ่งจะช่วยยกระดับความสัมพันธ์ของบุคลากรในภาพรวม
– ออฟฟิศสะอาดจะช่วยให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรงขึ้น : Harvard Business Review ระบุว่าวัฒนธรรมองค์กรในแง่บวกจะช่วยให้การทำงานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะบุคลากรจะก้าวข้ามการก่อปัญหาที่ไม่จำเป็น (Toxicity) ไปโดยปริยาย ที่สำคัญยังมีการพิสูจน์มาแล้วว่า “วัฒนธรรมองค์กร” มีผลต่อการตัดสินใจเข้าทำงานของผู้สมัครควบคู่ไปกับปัจจัยทางด้านการเงินเดือนและสวัสดิการ
– ออฟฟิศสะอาดจะช่วยให้พนักงานมีสุขภาพดีขึ้น : การทำความสะอาดออฟฟิศเป็นประจำจะช่วยลดความเสี่ยงต่อการเจ็บป่วยได้มาก ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อความต่อเนื่องในการทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานสามารถเก็บวันลาป่วย (Sick Leave) ไว้ใช้เมื่อถึงคราวจำเป็นมากกว่าต้องมาเสียโอกาสไปเพราะความสกปรกที่เราควบคุมได้หากมีนโยบายที่เหมาะสม
ออฟฟิศสกปรกส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทอย่างไร
มีผลสำรวจจาก Kimberly Clark ระบุว่าโดยปกติแล้วพนักงานบริษัทจะเข้าห้องน้ำราว 3-4 ครั้งต่อวัน และมีถึง 71% ที่มองว่าความสะอาดของห้องน้ำสะท้อนถึงทัศนคติของผู้บริหาร นอกจากนี้ยังมีผลสำรวจจาก The Bradley Corporation ที่ระบุว่ามีบุคลากรถึง 83% ที่มองว่าความสะอาดของห้องน้ำคือตัวชี้วัดว่าบริษัทให้ความสำคัญกับพนักงานของตนอย่างไร ขณะเดียวก็มีข้อมูลที่น่าสนใจว่ามีพนักงาน 1 ใน 4 ที่ลาออกหรือมีความต้องการลาออกเพราะออฟฟิศสกปรก, กว่าครึ่งที่ใช้ผ้าเช็ดหน้าส่วนตัวเพื่อเปิดประตูหรือจับสิ่งของสาธารณะ, กว่า 75% ที่มองว่าความสะอาดของออฟฟิศคือสาเหตุที่เลือกทำงานในบริษัทนั้น ๆ
HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
Q: Employer Branding คืออะไร และสำคัญอย่างไรในยุคปัจจุบัน
ตอนนี้หันไปทางไหนก็มีแต่คำว่า Employer Branding เพราะพิสูจน์กันแล้วว่าเป็นแนวทางที่ช่วยรักษาพนักงานเดิมและโน้มน้าวให้คนสมัครงานเข้ามามากขึ้นได้จริง ดังนั้นการทำ Employer Branding ควรให้ความสำคัญกับอะไร และทำไปใช้อะไรได้อีกบ้าง
A: Employer Branding คือ การตีตราจองให้พนักงานใหม่เลือกสมัครเข้ามาร่วมงานกับเรา และเพื่อรักษาพนักงานเดิมเอาไว้ด้วยความภาคภูมิใจในองค์กร
ขออนุญาตแชร์ในมุมมองของการตลาดด้าน HR ครับ
– ตราสินค้า (Brands) คือ การตีตราจองลูกค้าด้วยการสร้างความประทับใจให้ลูกค้า– นายจ้าง (Employers) คือ นายจ้าง / องค์กร ซึ่ง Employers มีลูกค้าในด้านทรัพยากรมนุษย์ คือ พนักงาน (Employees)– พนักงาน (Employees) คือ พนักงานขององค์กรทั้งพนักงานปัจจุบันและพนักงานในอนาคต (ที่มีประสิทธ์ภาพ หรือ Talent People),,, (คลิกดูคำตอบทั้งหมด👇)
อย่าลืมว่าปัจจุบันการทำงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในห้องสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ อีกต่อไป การทำงานและความคิดสร้างสรรค์สามารถเกิดได้ทุกที่ทุกเวลา ดังนั้นการเตรียมสถานที่ให้พร้อมเพื่อผลักดันศักยภาพของพนักงานจึงเป็นสิ่งที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษ วิสัยทัศน์ของบริษัทยุคใหม่จึงสามารถเห็นได้จากวิธีบริหารพื้นที่ส่วนกลาง, ห้องอาหาร, ห้องน้ำ, การจัดเตรียมถังขยะ เป็นต้น จึงไม่แปลกหากจะมีพนักงานที่อยากลาออกเพราะไม่พอใจกับสุขอนามัยในที่ทำงาน เพราะมันไม่ได้ส่งผลเสียต่อร่างกายเพียงอย่างเดียว แต่ยังตอกย้ำให้เห็นว่าความไม่ใส่ใจของบริษัทอาจทำให้พนักงานไปไม่ถึงเป้าหมาย (Career Path) ที่ตนตั้งไว้
ดังนั้นบริษัทที่สกปรกอาจไม่สามารถโน้มน้าวหรือรั้งพนักงานที่มีฝีมือเอาไว้ได้เลย ทั้งนี้ต้องแยกระหว่างความสกปรกกับความไร้ระเบียบอย่างที่ Google เลือกใช้ เพราะการไม่ใส่ใจกับการดูแลอย่างเต็มที่เพื่อเปิดพื้นที่ให้พนักงานมีจินตนาการถือเป็นคนละเรื่องกัน
HR สามารถวางโครงสร้างเรื่องห้องน้ำในออฟฟิศได้อย่างไร
อย่างที่กล่าวไปในหัวข้อก่อนหน้าว่าสุขอนามัยที่ดีคือรากฐานความสำเร็จและถือเป็นดั่ง “หน้าตา” ของออฟฟิศ โดย “ความสะอาดของห้องน้ำ” ถือเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ต้องให้ความสำเร็จโดยเร็วที่สุด ซึ่งสำนักงานบริหารความปลอดภัยและอาชีวอนามัยแห่งชาติ ประเทศสหรัฐอเมริกา (OSHA) ได้นำเสนอจำนวนห้องน้ำที่สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานเอาไว้ ดังนี้
– พนักงาน 16-35 คน : ควรมีห้องน้ำอย่างน้อย 2 ห้อง
– พนักงาน 36-55 คน : ควรมีห้องน้ำอย่างน้อย 3 ห้อง
– พนักงาน 56-80 คน : ควรมีห้องน้ำอย่างน้อย 4 ห้อง
– พนักงาน 81-110 คน : ควรมีห้องน้ำอย่างน้อย 5 ห้อง
– พนักงาน 111-150 คน : ควรมีห้องน้ำอย่างน้อย 6 ห้อง
ทั้งนี้หากบริษัทมีพนักงานมากกว่า 150 คน ให้เพิ่มจำนวนห้องน้ำไปเรื่อย ๆ ในอัตราพนักงาน 40 คน ต่อห้องน้ำ 1 ห้อง นอกจากนี้ต้องเฉลี่ยให้เหมาะสมกับเพศสภาพของพนักงานในบริษัทแต่ละแห่งตามสมควรอีกด้วย
HR จะช่วยลดขยะ และสร้างความสะอาดในออฟฟิศได้อย่างไร
สิ่งสำคัญที่สุดในการสร้างความเปลี่ยนแปลงด้านสุขอนามัยในออฟฟิศก็คือการออกนโยบายเพื่อกระตุ้นให้พนักงานทุกคนเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นได้ต่อเมื่อทุกฝ่ายร่วมมือกัน และนี่คือแนวทางเบื้องต้นที่ HR สามารถนำไปปรับใช้ตามสมควร
– ต้องกำหนดให้มีวันทำความสะอาดออฟฟิศประจำปี : คุณแอชลีย์ ไวท์ (Ashley White) หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ American Productivity & Quality Center (APQC) กล่าวว่าบริษัทควรมีวันทำความสะอาดใหญ่ปีละ 2 ครั้ง ได้แก่ช่วงวันหยุดหน้าร้อน และวันหยุดปลายปี (เปรียบกับบริบทของประเทศไทยคือช่วงก่อนวันหยุดสงกรานต์และวันหยุดปีใหม่ – ผู้เขียน)
– ต้องกำหนดกฎเกณฑ์ของพื้นที่ส่วนกลางให้ชัดเจน : บริษัทควรชี้แจงนโยบายด้านความสะอาดและสุขอนามัยให้ชัดเจน ยกตัวอย่างเช่นการแช่อาหารในตู้เย็น บริษัทอาจมีข้อกำหนดว่าสิ่งของด้านใดทั้งหมดจะถูกทิ้งทุกสัปดาห์ ส่วนใครที่อยากแช่ไว้นานกว่านั้นต้องติดชื่อและวันที่ให้ชัดเจน ทั้งนี้มีการพิสูจน์แล้วว่าการเพิ่ม “ความเป็นเจ้าของ” (Ownership) จะทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ของตนมากขึ้น
– ต้องช่วยเตรียมอุปกรณ์ทำความสะอาดให้พร้อมใช้งานเสมอ : คงเป็นเรื่องแปลกหากบริษัทรณรงค์เรื่องความสะอาดแต่ไม่มีอุปกรณ์ทำความสะอาดเตรียมเอาไว้ โดย HR อาจต้องคุยกับผู้บริหารเพื่อจัดสรรงบประมาณให้ชัดเจน โดยในเบื้องต้นอาจต้องพยายามนำเสนออุปกรณ์เหล่านั้นให้อยู่ในสายตาของพนักงานเสมอเพื่อกระตุ้นเชิงจิตวิทยาว่าพวกเขามีหน้าที่ทำความสะอาดออฟฟิศตามสมควรด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ยังควรเตรียมถังขยะเอาไว้ในทุกพื้นที่เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับทุกคน
– ต้องกำหนดหน้าที่ด้านการทำความสะอาดให้ชัดเจน : ในบางบริษัทอาจใช้วิธีแบ่งหน้าที่กันเป็นวันหรือช่วงเวลาในลักษณะเดียวกับการทำเวรในสถานศึกษา อย่างไรก็ตามบริษัทสามารถแยกย่อยโดยใช้วิธีแบ่งตามแผนกหรือสายงานในออฟฟิศก็ได้ ไม่ใช่แค่ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของแม่บ้านหรือพนักงานทำความสะอาดเพียงอย่างเดียว
– ต้องกล้าชื่นชมและตำหนิพนักงานในที่สาธารณะ : แนวทางนี้อาจไม่ได้ดีที่สุด แต่จะเป็นประโยชน์ในกรณีที่ถึงขีดจำกัดจริง ๆ โดยวิธีคือการติดภาพหรือชื่อของพนักงานที่ไม่รักษาความสะอาดลงบนบอร์ด หรือแจ้งในที่ประชุมรวม ทั้งนี้ต้องย้ำอีกครั้งว่าเป็นแนวทางที่สุ่มเสี่ยง HR ต้องพิจารณาแล้วว่าเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงานจริง ๆ
ผู้เชี่ยวชาญอธิบายในเรื่องนี้ว่าแม้การรักษาความสะอาดจะไม่ใช่หน้าที่หลักที่บริษัทว่าจ้างพนักงานเข้ามา แต่ในมุมหนึ่งมันคือเรื่องพื้นฐานที่ทุกคนควรรับผิดชอบเพื่อรักษาภาพลักษณ์องค์กรทั้งต่อพนักงานคนอื่น ๆ ตลอดจนคู่ค้าทางธุรกิจที่อาจมาเยือนออฟฟิศโดยไม่ทันตั้งตัว เรื่องพื้นฐานเหล่านี้สามารถชี้วัดความสำเร็จของบริษัทได้เลย
HR ควรทำอย่างไรกับพนักงานที่ไม่ดูแลตัวเองและไม่รักษาความสะอาด
ความสกปรกในที่ทำงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่เรื่องสถานที่เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเพื่อนร่วมงานที่ไม่ดูแลตัวเองจนอาจสร้างความลำบากใจให้ผู้อื่น ดังนั้น HR ในฐานะฝ่ายบริหารทรัพยาบุคคลจึงต้องเข้ามาจัดการเรื่องนี้อย่างจริงจัง โดยสามารถใช้แนวทางเบื้องต้นเหล่านี้
– HR ไม่ควรแอบนำสารระงับกลิ่นกายไปวางบนโต๊ะโดยไม่บอกกล่าว : นี่คือวิธีแรกที่หลายคนคิดเพราะมองว่าว่าการแอบส่งสัญญาณให้พนักงานทราบแบบอ้อม ๆ จะช่วยป้องกันความอับอายได้ อย่างไรก็ตามหากมองในแง่จิตวิทยาแล้ว วิธีนี้จะยิ่งทำให้พนักงานคนดังกล่าวรู้สึกระแวง, รู้สึกผิด จนอาจปลีกตัวออกจากเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ และอาจเลวร้ายจนถึงขั้นลาออก เพราะเขาอาจคิดได้ว่าตนกำลังถูกใครสักคนจ้องจับผิดหรือกำลังถูกหัวเราะเยาะอยู่
– HR ควรเปิดอกคุยกันแบบตัวต่อตัว : HR ควรสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาถึงปัญหาที่เกิดขึ้น เพราะเรื่องเหล่านี้ไม่ควรพูดบ่อย ๆ หรือปล่อยให้กลายเป็นปัญหาเรื้อรัง ที่สำคัญควรแสดงให้พนักงานคนดังกล่าวเห็นว่าเราอยู่ในสถานะ “ผู้ช่วยเหลือ” ที่อยากให้เขาทำงานได้อย่างสบายใจ เป็นที่รักของเพื่อนร่วมงาน โดยเน้นย้ำว่าบทสนทนานี้จะไม่มีใครได้ยินเด็ดขาด วิธีนี้นอกจากจะได้ผลแล้ว ยังทำให้พนักงานเชื่อมั่นในตัว HR มากขึ้นอีกด้วย
– HR ควรรับฟังพนักงานและเลือกใช้คำพูดที่เหมาะสมที่สุด : อย่าลืมว่าแม้สุขอนามัยจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่จิตใจของผู้รับสารก็สำคัญไม่แพ้กัน ดังนั้น HR ควรสังเกตพฤติกรรมและความรู้สึกขณะพูดคุยของพนักงานคนดังกล่าวจนแน่ใจว่าพร้อมต่อการรับฟังแล้วจึงเข้าประเด็นที่ต้องการ
– HR ควรสังเกตว่าพนักงานคนดังกล่าวมีปัญหาอื่น ๆ ซ่อนอยู๋หรือไม่ : ปกติแล้วกลิ่นเหม็นของคนมักมาจากเหงื่อที่แห้งติดเสื้อ แต่เหงื่อที่มากกว่าปกติอาจเกิดจากความวิตกกังวล, ความตื่นเต้น หรือความเจ็บป่วยบางอย่างได้ ดังนั้น HR ควรสอบถามให้แน่ใจว่าพนักงานคนดังกล่าวมีสุขภาพเป็นอย่างไร และหากยืนยันได้ว่ามีต้นเหตุจากเรื่องนี้ ก็สามารถนำไปคุยกับผู้บริหารเพื่อทำกิจกรรมลดความเครียด หรือสนับสนุนเรื่องการรักษาตามสมควร
– HR ควรติดตามผลลัพธ์เสมอ : ไม่ว่าสิ่งที่เกิดขึ้นในการเจรจาจะเป็นอย่างไร แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือการติดตามผลว่าพนักงานคนดังกล่าวมีความเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นหรือไม่ หากดีขึ้นก็สามารถเก็บวิธีการแก้ไขเป็นประสบการณ์ไว้รับมือกับสถานการณ์ในอนาคต แต่หากไม่ดีขึ้นก็อาจใช้วิธีเรียกตัวมาคุยอีกครั้งเพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดก่อนที่ปัญหาของพนักงานคนเดียวจะกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่ส่งผลต่อผลประกอบการของธุรกิจเข้าจริง ๆ
บทสรุป Workplace Hygiene
ท้ายสุดแล้วการรักษาความสะอาดคือเรื่องที่ทุกคนควรให้ความสำคัญ โดยเฉพาะกับคนในวัยทำงานที่ใช้เวลากว่าครึ่งวันที่ออฟฟิศ และวิธีที่ง่ายที่สุดก็คือการปรับทัศนคติเพื่อให้เข้าใจตรงกันว่าที่ทำงานก็เป็นเหมือนบ้านหลังหนึ่งที่ต้องดูแลรักษาให้ดีที่สุด แค่นี้จะเป็นออฟฟิศเล็กหรือใหญ่ก็สามารถพุ่งเป้าไปที่จุดหมายเดียวกันได้อย่างสบายใจแน่นอน
