สรุปทุกเรื่องที่ควรรู้จากงานเสวนา “Hybrid Work Talk : Hybrid Work ยังไงให้ปัง!”

แม้หลายองค์กรจะเริ่มให้พนักงานกลับเข้าออฟฟิศอย่างถาวร และเลิก Work From Home อย่างเป็นทางการ แต่หลายองค์กรก็ยังอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้ หรือเปลี่ยนเป็นการพบกันครึ่งทางคือ ให้ทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work) หรือแบ่งวันให้พนักงานเข้าออฟฟิศกับทำงานจากที่ไหนก็ได้ตามใจชอบ ด้วยความยืดหยุ่นมากกว่า และเชื่อว่าเข้ากับพฤติกรรมของคนทำงานมากที่สุดด้วย

เมื่อวันที่ 1 ธันวาคม 2022 ที่ผ่านมา Rams Solution Thailand จัดงานสัมมนา “Hybrid Work Talk : Hybrid Work ยังไงให้ปัง!” เพื่อชวนพูดคุยว่า ในยุคที่การทำงานที่ผู้คนสามารถทำงานจากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ ผู้เป็นหัวหน้าทีม เป็นผู้นำองค์กร จะทำอย่างไรจึงจะให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ภายในงานมีผู้ร่วมเสวนามากประสบการณ์ถึง 4 ท่าน ประกอบด้วย

ภท.คงเกียรติ ฉัตรหิรัญทรัพย์ CEO และ Co-Founder จาก Beyond Training 

ณัฐพงษ์ อินทร์โพธิ์ Marketing Director จาก MONIX 

ชญานิษฐ์ โพธิครูประเสริฐ CEO จาก Shipnity

Jocelyn Chua Enterprise Account Executive จาก ByteDance

การเสวนานี้ยังดำเนินรายการโดย สหธร เพชรวิโรจน์ชัย Manager จาก HR NOTE.asia (Thailand)

หากใครไม่ได้เข้าร่วมงานนี้ล่ะก็ ไม่ต้องเสียใจไป เพราะ HR NOTE.asia ได้สรุปเนื้อหาที่น่าสนใจจากมุมมองของผู้นำองค์กรแต่ละท่านมาให้อ่านแล้ว ดังต่อไปนี้

เพราะโควิด บีบบังคับให้ต้องทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work)

ประเด็นแรกของการเสวนา คือทำอย่างไรจึงจะทำงานแบบไฮบริดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ร่วมเสวนาได้ให้ข้อมูล รวมถึงให้กลเม็ดเด็ดพรายที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งแสดงให้เห็นว่า การทำงานแบบไฮบริดต้องอาศัยการพลิกแพลงเพื่อให้เข้ากับ

ณัฐพงษ์ จาก MONIX เล่าว่า บริษัทก่อตั้งมาเพื่อทำงานแบบไฮบริดอยู่แล้ว โดยเป้าหมายสำคัญขององค์กรนั้นต้องการให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้ ภายใต้แนวคิด “Work From Happywhere” หรือมีความสุขที่ไหนก็ทำงานที่นั่น พร้อมเปิดให้พนักงานได้เลือกเลยว่าจะทำงานอย่างไร ขอเพียงให้งานเป็นไปตามเวลาที่วางไว้ และให้ผลลัพธ์ที่ดีก็พอ 

ด้าน ชญานิษฐ์ เล่าว่า แต่ก่อน Shipnity ไม่ได้ทำงานแบบไฮบริดเลย จนกระทั่งสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 บังคับ จึงต้องวางแผนว่าจะให้บริษัททำงานอย่างไร ในช่วงนั้นจึงให้พนักงานที่บ้านเป็นหลัก เธอจึงต้องเรียนรู้เทคโนโลยีด้านการทำงานต่าง ๆ เพื่อให้พนักงานให้ทำงานสะดวกมากขึ้น ผลลัพธ์ที่ออกมาคือบริษัทสามารถเติบโตได้สูงจนต้องรับพนักงานเพิ่มขึ้นด้วย 

ขณะเดียวกัน ภท.คงเกียรติ เล่าว่า ตอนแรกไม่ได้ตั้งใจให้พนักงานทำงานแบบไฮบริด แต่เมื่อเกิดการล็อคดาวน์จึงต้อง Work From Home ยาว 8 เดือน ตอนแรกพนักงานอาจมีความสุข เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง แต่จากนั้น 2-3 เดือนก็เริ่มเฉา บางคนเกิดเบิร์นเอาท์ บริษัทจึงหาตัวช่วยให้พนักงานมีไฟอยากทำงาน และอยากใช้ชีวิตมากขึ้น เช่น มีช่วงเวลาให้พนักงานได้คุยกันในหัวข้อที่ไม่เกี่ยวกับงานเลย เพื่อเป็นการทำความรู้จักกัน เกิดปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น และลดปัญหาการหมดไฟด้วย

ทั้งนี้ บริษัทปรับให้พนักงานได้ทำงานแบบผสมผสาน บางแผนกต้องมีพนักงานเข้าออฟฟิศทุกวัน บางแผนกพนักงาน Work From Home ได้ 100% บางพนักทำงานที่บ้านได้ลดหลั่นกันไป โดยจะการตัดสินว่าใครจะทำงานจากที่ไหนบ้าง จะยึดจากหน้าที่และขอบเขตของงานที่ต้องตกลงไว้ตั้งแต่วันแรกของการสมัครงาน และเมื่อเกิดความเข้าใจร่วมกันก็จะช่วยกันขับเคลื่อนบริษัทไปถึงเป้าหมายได้ง่ายขึ้น

ขณะที่ Jocelyn ให้ข้อมูลว่าบริษัทระดับโลกอย่าง ByteDance ใช้เทคโนโลยี ใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารหลายแพลตฟอร์ม ช่วยให้การทำงานแบบไฮบริดราบรื่น นำโดยการใช้ Lark โปรแกรมการสื่อสารภายในองค์กรที่มีทุกอย่างที่ต้องการอยู่ในนั้น ไม่เว้นแม้กระทั่งหากพนักงานมีคำถามด้าน IT หรือด้าน HR ก็สามารถหาคำตอบอย่างครบวงจรได้ทันที แม้กระทั่งระบบงานเอกสารก็ไม่ใช่ปัญหา

นอกจากนี้ใน ByteDance จะใช้ OKR System หรือ Objective and Key Results เครื่องมือในการตั้งเป้าหมายและการกำหนดตัววัดผล โดย CEO ขององค์กรจะวางเป้าหมายไว้ให้ทุกคนได้เห็นร่วมกัน จากนั้นแต่ละแผนกก็จะได้วางแผนว่า จะทำงานอย่างไรถึงจะเป็นไปตามเป้าหมายที่หัวเรือใหญ่วางไว้ 

ถ้าองค์กรอยากเปลี่ยนมาทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work) ต้องทำไง มีอะไรสำคัญ

แม้การทำงานแบบไฮบริด จะได้รับความนิยมไม่น้อย แต่ปฏิเสธไม่ได้ว่าหลายองค์กรยังไม่กล้าทำงานแบบไฮบริดด้วยเหตุผลที่แตกต่างกันออกไป หรืออาจตั้งใจทำงานรูปแบบนี้แล้ว แต่ผลลัพธ์ที่ได้กลับไม่ดีเท่าที่ควร

ภท.คงเกียรติ ชี้ว่าการทำงานแบบไฮบริดจะประสบความสำเร็จได้ ขึ้นอยู่กับ 3 ปัจจัยสำคัญคือ

1.ผู้นำองค์กร ถ้าพนักงานเห็นว่าสำคัญ แต่ผู้นำกลับมองไม่เห็นประโยชน์เสียเอง สิ่งที่ดีก็ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ ดังนั้นคนที่เป็นผู้นำองค์กรต้องมีวิสัยทัศน์และตัดสินใจให้ถี่ถ้วนว่า ทุกสิ่งทุกอย่างมีประโยชน์ต่อการทำงานอย่างไร

2.เทคโนโลยี ทุกองค์กรมีระเบียบแบบแผนการทำงานไม่เหมือนกัน แต่ละเทคโนโลยีแม้จะมีประโยชน์ แต่เมื่อเปลี่ยนบริบทการทำงาน ก็ไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้เหมือนกัน ดังนั้นต้องหาให้เจอว่า ต้องใช้เทคโนโลยีแบบไหนถึงจะเข้ากับคนในองค์กร เหมาะสมกับการทำงาน

3.การสื่อสาร การจะไปถึงเป้าหมายได้ ต้องมีการสื่อสารให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจร่วมกันว่า ทำไมต้องทำงานรูปแบบนี้ งานเหล่านี้มีประโยชน์อะไร ถ้าไม่ทำจะเกิดอะไร และที่สำคัญคือ พนักงานแต่ละคนจะได้อะไรจากเรื่องนี้อย่างไร หากพนักงานเข้าใจ ก็จะทำให้ทุกคนอยากก้าวไปตามที่วางแผนไว้พร้อม ๆ กัน

ด้าน CEO จาก Shipnity เชื่อว่าสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานประสบความสำเร็จคือคน ผู้นำองค์กรต้องไม่เพียงสนใจแค่จัดการตัวเอง แต่ต้องดูว่าสามารถทำอะไรร่วมกันกับพนักงานเพื่อช่วยพนักงานได้ เช่น ดูความเป็นอยู่ของเขา บางอย่างอาจเหมือนเป็นเรื่องเล็ก แต่จริง ๆ แล้วเป็นเรื่องใหญ่ของพนักงาน เช่น การทำงานที่บ้านทำให้เสียค่าไฟเพิ่ม ดังนั้น บริษัทจะมีมาตรการอย่างไรที่ทำให้พนักงานกังวลเรื่องนี้น้อยที่สุด เป็นต้น เรื่องเหล่านี้มีความละเอียดอ่อนที่จะส่งผลให้พนักงานตัดสินใจว่าอยากทำงานด้วยกันต่อหรือไม่อีกเช่นกัน

ฝั่งของ Marketing Director จาก MONIX เชื่อว่าที่ทำงานส่วนใหญ่ล้วนเจอสถานการณ์เดียวกันในการทำงานแบบไฮบริด สิ่งสำคัญอยู่ที่วัฒนธรรมขององค์กรที่พนักงานต้องเชื่อในแบบเดียวกัน ตั้งเป้าหมายและความคาดหวังร่วมกันตั้งแต่ตอนสมัครงาน และถ้าได้คนที่ตรงก็ไม่ตรงต้องปรับจูนกันเยอะ ช่วยให้การทำงานไฮบริดง่ายขึ้น

เช่นเดียวกับ Jocelyn ที่เสริมว่า วัฒนธรรมองค์กรมีความสำคัญมาก ByteDance จะเชื่อมั่นในพนักงาน และต้องทำให้ทุกคนมั่นใจว่า สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ดังนั้นเมื่อจะทำงานแบบไฮบริด จะต้องทำให้พนักงานได้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น และมีช่องทางในการค้นข้อมูลได้ง่าย ซึ่งจะช่วยลดปัญหาในการทำงานลงมหาศาล

เลือกเครื่องมือคุยงานอย่างไร ถึงจะเหมาะกับการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work) 

ยิ่งแอปพลิเคชั่นในการสื่อสารมีมาก ยิ่งทำให้ผู้คนมีตัวเลือกในการทำงานมากขึ้น อย่างไรก็ตามต้องตระหนักว่า ไม่ใช่ทุกตัวเลือกที่จะช่วยให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Jocelyn ยกตัวอย่างว่า การทำงานกับคนไทยทำให้พบว่า คนไทยนิยมคุยงานผ่าน “แอปสีเขียว” แต่จากการใช้งานจริง พบว่าธรรมชาติของผู้ใช้จะค้างข้อความที่ไม่อ่านเยอะมาก จนยากจะตัดสินได้ว่าข้อความใดด่วน ข้อความใดไม่ด่วน อีกทั้งเวลาส่งเอกสารในแอป เอกสารก็มีวันหมดอายุด้วย ดังนั้น เมื่อไหร่ก็ตามที่ใช้ช่องทางนี้ในการสื่อสารก็ต้องคิดให้มาก จึงเลือกใช้ Lark แทนเพราะสะดวกในการทำงาน และเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรมากกว่า ณัฐพงษ์ เป็นอีกคนที่เสริมว่า “แอปสีเขียว” ที่เราคุ้นชินไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะกับการทำงาน ทำให้เขาเลือกจะใช้ Lark เช่นเดียวกัน

ด้าน ภท.คงเกียรติ เล่าว่าแม้เขาจะใช้แอปสีเขียวในชีวิตจริง แต่ก็ใช้แอปพลิเคชั่นอื่นด้วย โดยเขาเห็นด้วยกับ Jocelyn ว่าการเลือกใช้แอปพลิเคชั่นใดในการสื่อสารต้องดูที่วัฒนธรรมองค์กรว่า มีข้อตกลงในการทำงานร่วมกันอย่างไร มีวิธีทำงานอย่างไร ป้องกันปัญหาใช้แล้วสร้างความยุ่งยากยิ่งกว่าเดิม

ส่วน CEO ของ Shipnity ให้ข้อมูลว่า ตอนนี้องค์กรเพิ่งเปลี่ยนจากการคุยงานทางแอปสื่อสารทั่วไปเป็นการคุยงานผ่านโปรแกรมอื่น แม้ยังตอบไม่ได้ว่าใช้แล้วได้ผลดีหรือไม่ แต่สิ่งที่เปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนก็คือ ไฟล์ที่อยู่ในแชทไม่หาย และยังช่วยแยกเรื่องส่วนตัวกับเรื่องงานออกจากกัน

ทำความรู้จัก Lark แพลตฟอร์มที่ได้รวมเครื่องมือต่างเข้ามารวมอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว ไม่ว่าจะเป็นด้านการสื่อสาร Video Conference ที่ไม่มีจำกัดเวลา, Smart Calendar, Cloud Storage ที่สามารถจัดเก็บไฟล์ได้ Unlimited, Online Doc, Bot และฟังชั่นอื่นอีกมากมายที่เข้ามาช่วยเรื่องการสื่อสารภายในองค์กรได้ง่ายมากยิ่งขึ้นได้ บนแพลตฟอร์ม HR Explore

เมื่อคิดจะทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work) อย่าลืมคิดเรื่องการประเมินผลงาน

ต่อให้มาทำงานที่ออฟฟิศ การสื่อสารกันตรง ๆ ยังเกิดการตกหล่นหรือคลาดเคลื่อนได้ เมื่อจะต้องทำงานแบบไฮบริด ทำงานกันอยู่คนละที่ โอกาสที่จะเกิดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารก็ยิ่งเพิ่มขึ้นด้วย ดังนั้นการประเมินผลงานหรือ Performance Appraisal จึงสำคัญมาก ถือเป็นฟันเฟืองชิ้นสำคัญที่ช่วยให้การทำงานแบบไฮบริดได้ผลลัพธ์ที่ตรงตามต้องการ

บอสใหญ่ Shipnity ยืนยันว่า บางครั้งแม้จะตั้งเป้าหมายขององค์กรไว้สูง แต่ก็ไม่ควรให้ตึงเกินไป หากพบว่าพนักงานมีผลงานไม่ดี วิธีการแรกที่ควรทำไม่ใช่การตำหนิ แต่เป้นการพูดคุยกันก่อนเพื่อหาว่าเกิดอะไรขึ้น บ่อยครั้งที่การสื่อสารกันช่วยให้เข้าใจว่าสาเหตุของปัญหาที่ไม่คาดคิด แถมบางครั้งอาจมาจากตัวเองอีก ดังนั้นควรจะพูดคุยกันก่อน จึงจะได้แก้ไขกันได้ถูกต้อง และเติบโตไปพร้อมกันได้

ด้าน Jocelyn โยงกลับไปถึงการทำ OKR ขององค์กรว่า บางครั้งการตั้งเป้าไว้สูง ก็เพื่อเป็นแรงผลักดันให้พนักงานได้พัฒนาศักยภาพตัวเอง ว่าสามารถทำได้มากกว่าที่ตัวเองคิดว่าทำได้ และในขั้นตอนการประเมินผล ByteDance จะใช้การประเมินผลแบบ 360 องศา นั่นคือไม่เพียงให้หัวหน้างานประเมิน แต่เพื่อนร่วมงานจะต้องประเมินเพื่อนร่วมงานกันเองด้วย ซึ่งจะช่วยให้ได้ผลที่น่าเชื่อถือที่สุด

ณัฐพงษ์ เสริมว่าที่ MONIX ก็ใช้ OKR เป็นตัวตั้งเช่นกัน โดยหากผลที่ออกมาเป็นไปตามที่ตั้งไว้ 70% ก็ถือว่ามีความสุขแล้ว โดยที่บริษัทยังมีการประเมินผลกันแบบตัวต่อตัวค่อนข้างบ่อย แต่เป็นการประเมินผลเพื่อให้กำลังใจกันมากกว่าการดุด่าว่ากล่าว เพราะเชื่อว่าทุกคนต่างเป็นมืออาชีพกันอยู่แล้ว มีอิสระในการทำงานว่าจะทำเมื่อไหร่ตอนไหนก็ได้ 

สุดท้าย ผู้ร่วมก่อตั้ง Beyond Thinking เชื่อว่าการทำงานในทุกวันนี้ ผู้นำองค์กรต้องเปลี่ยนมุมมองว่า การบังคับให้พนักงานทำงานที่ออฟฟิศ เพื่อสอดส่องดูแลไม่ให้อู้งาน ไม่ใช่สิ่งจำเป็นอีกต่อไปแล้ว แต่ควรยึดยึดผลการดำเนินงานทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพเป็นหลัก และควรพูดคุยกันเพื่อบริหารความคาดหวัง คุยกันให้ชัดเจน จะได้เดินไปสู่เป้าหมายพร้อมกันได้ จะได้ไม่เกิดการเซอร์ไพรซ์เมื่อถึงเวลาประเมินงาน ว่า ทำไมงานที่ควรได้ผลลัพธ์ดี กลับได้ผลที่แย่