5 วิธีการรับสมัครงานแบบอ้างอิงหรือเพื่อนแนะนำเพื่อน (Employee Referrals) ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การจ้างพนักงานที่เหมาะสมกับตำแหน่ง เป็นก้าวแรกแห่งความสำเร็จของทุกบริษัทมาโดยตลอด ทว่าปัจจุบันแต่ละองค์กรต้องการพนักงานที่มีคุณสมบัติหลากหลายมากขึ้น ทั้ง Hard Skills, Soft Skills รวมไปถึง Digital Skills ทำให้กระบวนการสรรหามีความซับซ้อนและยากขึ้น

หนึ่งในวิธีการสรรหาพนักงานใหม่ที่ฝ่าย HR หลายคนเลือกใช้ก็คือ โครงการเพื่อนแนะนำเพื่อน หรือ การอ้างอิงของพนักงาน (Employee Referrals) เพราะเป็นกระบวนการที่ทำได้ง่ายและรวดเร็ว ผ่านโปรแกรมเพื่อนแนะนำเพื่อน จากพนักงานของเราที่รู้จักองค์กรดีอยู่แล้ว

ว่าแต่ จะรู้ได้ยังไงว่าพนักงานของเราแนะนำบุคคลที่ดีที่สุดมาให้แล้วจริง ๆ

วันนี้ HREX.asia จะมาบอกวิธีการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อผลลัพธ์การเฟ้นหาที่ดีที่สุด

Employee Referrals คืออะไร

การอ้างอิงของพนักงาน (Employee Referral) คือหนึ่งในวิธีการสรรหาบุคลากรภายในองค์กร (Internal Recruitment) ที่มีประสิทธิภาพผ่านการแนะนำและรับรองโดยพนักงานด้วยกันเอง 

การรับพนักงานแบบ referral ส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบโปรแกรมเพื่อนแนะนำเพื่อน ไม่ว่าจะเป็นการแนะนำเพื่อนร่วมงานในองค์กรเดียวกัน หรือแนะนำคนนอกองค์กรที่มีความสามารถให้เข้ามาสมัครงาน

กระบวนการนี้กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ เห็นได้จากสถิติจาก LinkedIn ประจำปี 2020 ที่บอกว่า ผู้สมัครที่มาจากการแนะนำ มีแนวโน้มที่จะได้รับการว่าจ้างมากกว่าปกติถึง 4 เท่า

ฉะนั้นการอ้างอิงของพนักงานจึงเป็นกระบวนการสรรหาบุคลากรที่ HR ไม่ควรมองข้าม

การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร (Internal Recruitment)

ทำไม Employee Referrals จึงสำคัญ

ไม่นานมานี้ทัศนคติต่อการสรรหาพนักงานใหม่มีการเปลี่ยนแปลงไป จากเดิมที่มองว่า HR มีอำนาจอย่างเด็ดขาด เปลี่ยนมาเป็นผู้สมัครต่างหากที่มีอำนาจในการตัดสินใจมากขึ้น นั่นก็เพราะทุกวันนี้มีองค์กรหรือธุรกิจใหม่เกิดขึ้นมากมาย รวมไปสภาพแวดล้อมที่เอื้อให้ทุกคนมีธุรกิจส่วนตัว ทำให้ตลาดแรงงานมีโอกาสและทางเลือกที่หลากหลาย 

ไม่แปลกที่จะเกิดคำว่า องค์กรไม่ได้เป็นคนเลือกพนักงาน แต่พนักงานต่างหากที่เป็นคนเลือกองค์กร

สิ่งนี้ทำให้การเฟ้นหาพนักงานใหม่เป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานเก่ง ๆ ที่ทุกองค์กรต่างต้องการตัว สนามแข่งขันการหาพนักงานมาเสริมทัพจึงดุเดือดเป็นทวีคูณ

การรับพนักงานแบบ referral จึงกลายเป็นที่นิยมมากขึ้น เพราะแก้ปัญหากระบวนการสรรหาแบบเดิม ๆ ที่ใช้เวลานาน ทำได้ยาก และมีราคาที่ต้องจ่ายมากเกินไป

ประโยชน์ของ Employee Referrals

การอ้างอิงของพนักงานมีประโยชน์ทั้งฝ่ายผู้สมัครงานและฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งแยกออกมาได้ดังนี้

ประโยชน์สำหรับผู้สมัครงาน

สำหรับผู้สมัครงาน การได้รับการอ้างอิงจากพนักงานเดิมมีผลต่อลำดับในการพิจารณารับเข้าทำงานอย่างมีนัยยะสำคัญ เนื่องจากตำแหน่งดังกล่าวย่อมมีผู้สมัครงานจากทางอื่นอีกจำนวนมาก การมีผู้อ้างอิงจากภายในองค์กรจะเสริมให้ผู้สมัครคนนั้นโดดเด่นขึ้นมาท่ามกล่างคนอื่นที่สมัครเข้ามาเอง

ประโยชน์สำหรับทรัพยากรมนุษย์

การรับพนักงานแบบ referrals มีประโยชน์ต่อ HR ในฐานะวิธีการที่ช่วยให้องค์กรมั่นใจว่า พนักงานที่แนะนำเข้ามานั้นมีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งที่ต้องการจริง ๆ สิ่งนี้จะต้องอยู่บนสมมติฐานว่า พนักงานของเรานั้นเป็นพนักงานที่เก่ง เนื่องพวกเขาทราบภารกิจและวัฒนธรรมองค์กรเป็นอย่างดี การแนะนำเพื่อนคนอื่นเข้ามาสมัครงานจึงเป็นการคัดกรองมาแล้วว่าเเหมาะสมกับองค์กรของเรา

5 วิธีการสร้าง Employee Referral Program

มีหลากหลายตำราที่แนะนำการสร้างโปรแกรมเพื่อนแนะนำเพื่อนให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในที่นี้เราขอยกวิธีการจาก fitsmallbusiness ที่กล่าวถึงขั้นตอนไว้อย่างน่าสนใจ 5 ขั้นตอน ดังนี้

1. ตรวจสอบความสำคัญในการจ้างงาน

เมื่อองค์กรกำลังต้องการพนักงานใหม่ เริ่มต้นเราต้องกำหนดเป้าหมายและความสำคัญของการรับสมัครงานครั้งนั้นเสียก่อน เพราะกระบวนนี้สามารถแนะนำได้ทุกตำแหน่ง หรือจะเลือกใช้เฉพาะตำแหน่งที่สำคัญ ๆ เท่านั้น ซึ่งเรามีตัวอย่างตำแหน่งที่เหมาะสมกับการรับพนักงานแบบ referrals ดังนี้

• ตำแหน่งที่ต้องการคนอย่างเร่งด่วน
• ตำแหน่งที่หาคนทำงานได้ยาก
• ตำแหน่งอาวุโสที่จะต้องจ่ายเงินให้บริษัทค้นหางาน
• ตำแหน่งเฉพาะทางที่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะ
• หรือตำแหน่งสำคัญที่สร้างความเสี่ยงให้กับบริษัท

นอกจากนี้ ยังมีสถิติปี 2020 จาก LinkedIn ระบุว่า 45% ของพนักงานที่ผ่านการแนะนำจะอยู่องค์กรนานกว่า 4 ปี และมีพนักงานที่สมัครงานปกติเพียง 25% ที่จะอยู่ในองค์กรนานกว่า 2 ปี

นั่นแปลว่าการเลือกใช้โปรแกรมเพื่อนแนะนำเพื่อนในตำแหน่งสำคัญ ก็จะการันตีได้ว่าพนักงานคนนั้นจะอยู่กับองค์กรของเรานานกว่านั่นเอง

2. สื่อสารความคาดหวังของโปรแกรมกับพนักงานในองค์กร

สิ่งที่จะทำให้โปรมแกรมการแนะนำพนักงานมีประสิทธิภาพ คือการสื่อสารถึงรายละเอียดของโครงการนี้ให้ได้มากที่สุด เพื่อที่ว่าพนักงานของเราจะทราบถึงความคาดหวังว่าองค์กรต้องการพนักงานใหม่แบบไหน HR สามารถทำออกมาเป็นแผนนโยบาย โดยสามารถดูตัวอย่างเทมเพลตภาษาอังกฤษได้จาก PDF นี้ ซึ่งเนื้อหาควรประกอบไปด้วย

• Rationale – เหตุผลในการสร้างโปรแกรม
• Positions – ตำแหน่งที่ต้องการรับทั้งหมด
• Incentives – แรงจูงใจหรือผลรางวัล
• Rules – กฎระเบียบหรือข้อบังคับที่ชัดเจน
• Instructions – คำแนะนำอื่น ๆ เพิ่มเติม เช่น ช่องทางการติดต่อ เป็นต้น

3. ทำให้การแนะนำผู้สมัครเป็นเรื่องง่าย 

กล่าวคือการแนะนำเพื่อนต่อ HR ต้องไม่ใช่เรื่องยาก พนักงานทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้ สิ่งสำคัญคือการเน้นย้ำให้พนักงานทุกคนทราบว่าโครงการดังกล่าวยังดำเนินการอยู่หรือไม่ ฉะนั้นต้องมีการอัพเดทความเป็นไปให้ทุกคนได้ทราบ เพื่อไม่ให้เกิดการแนะนำตำแหน่งที่ซับซ้อนหรือสับสน

4. ให้รางวัลผู้อ้างอิงที่เหมาะสม

สิ่งนี้คือแรงจูงใจให้พนักงานในองค์กรเกิดการแข่งขันเพื่อหาผู้สมัครที่ดีที่สุด แรงจูงใจหรือรางวัลสามารถเป็นได้ทั้งสิ่งของ สวัสดิการ หรือแม้กระทั่งเงินสด ที่สำคัญอย่าลืมขอบคุณพนักงานองค์กรทุกคนที่ร่วมโครงการในครั้งนี้ด้วย เพื่อเป็นการรักษาความผูกพันในองค์กรให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

5. วัดผลความสำเร็จของโครงการด้วย

จะว่าไปแล้วการวัดเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญของทุก ๆ กระบวนการ เพื่อจะได้ข้อมูลอันเป็นประโยชน์มาวิเคราะห์และพัฒนาปรับปรุงโปรแกรมในครั้งต่อไป ตัวชี้วัดสำคัญที่ควรประเมินก็คือ

• Volume – จำนวนทั้งหมดของผู้เข้าร่วมโครงการ ทั้งพนักงานที่แนะนำ และผู้สมัครที่เข้ามา
• Contributors – จำนวนพนักงานที่แนะนำประสบความสำเร็จ
• Results – อัตราส่วนผู้สมัครงานที่ได้รับการจ้างงาน
• Costs & Savings – ค่าใช้จ่ายทั้งเม็ดเงินและเวลาที่เสียไป เมื่อเทียบกับการรับสมัครแบบอื่น
• Improvements – สรุปหาโอกาสที่สามารถนำไปพัฒนาโครงการได้

ข้อดี-ข้อเสียของ Employee Referral Program 

ข้อดีของ Employee Referral Program 

• เร็วกว่า – เพราะการรับสมัครงานแบบปกติใช้วลานาน มีสถิติที่น่าสนใจจาก Glassdoor ที่บอกว่า พนักงานที่ผ่านการแนะนำจะตอบรับการทำงานมากกว่าปกติ 2.6% – 6.6%
• ประหยัดกว่า – เพราะไม่ต้องเสียค่านายหน้าให้กับบริษัทจัดหางาน หรือเสียค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ระหว่างกระบวนการ
• เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรมากกว่า – เพราะพนักงานของเราย่อมรู้จักและเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรดีอยู่แล้ว พวกเขาจึงเลือกคนที่มีทัศนคติคล้ายกันมาเสริมทีม
• เหมาะสำหรับตำแหน่งที่หายากมากกว่า – เพราะบางตำแหน่งต้องอาศัยความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง เช่น คนทำงานสาย IT ก็จะแนะนำเพื่อนที่เป็น IT มาสมัครงาน
• เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement) – เพราะพนักงานจะรู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งองค์กร มีส่วนร่วมในการตัดสินใจในกระบวนการสำคัญ

ทำไม Employee Engagement ถึงเป็นคำศัพท์ที่สำคัญที่สุดที่ HR ควรรู้ในปี 2020

ข้อเสียของ Employee Referral Program 

• ขาดความหลากหลายทางไอเดีย – เพราะพนักงานอาจเลือกคนที่จากพื้นเพใกล้เคียงกัน เช่น จบโรงเรียนเดียวกัน หรือคนที่มีความคิดเห็นคล้าย ๆ กัน วิธีการแก้ไขคือให้พนักงานแนะนำผู้สมัครที่ไม่ใช่เพื่อนสนิทหรือไม่ได้รู้จักเป็นการส่วนตัวบ้าง
• ขาดความชัดเจน – โดยเฉพาะกรณีพนักงานแนะนำผู้สมัครมาแล้ว HR ไม่ได้รับ ทำให้ผู้แนะนำเกิดความกังวลภายในใจว่าตัวเองแนะนำความผิดพลาดหรือเปล่า ประเด็นนี้แก้ไขด้วยการสื่อสารภายในองค์กรอย่างสม่ำเสมอ
• เกิดความบางหมางระหว่างกัน – บางครั้งการแนะนำเพื่อนมาร่วมงานก็ทำให้เกิดการแบ่งกลุ่มของพนักงานที่ชัดเจน พนักงานที่อยู่ตัวคนเดียวก็อาจไม่พอใจได้ วิธีแก้ไขคือการสร้างมนุษยสัมพันธ์ในองค์กร์สม่ำเสมอ

ปัจจัยสำคัญในการสร้างมนุษยสัมพันธ์ในองค์กร (Human Relation Factors)

ตัวอย่างโครงการแนะนำพนักงาน Employee Referrals ที่ดี

บทสรุป

การรับพนักงานแบบ referral เป็นเครื่องมือหาพนักงานใหม่ที่ใช้งานง่ายและรวดเร็ว แถมยังเป็นช่องทางประหยัดทั้งเงินและเวลาเมื่อเทียบกับช่องทางอื่น ปัจจุบันมีสถิติมากมายที่บอกถึงประโยชน์ว่าพนักงานที่ผ่านการแนะนำจะเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ดี ส่งผลให้ระดับความพึงพอใจในการทำงานเพิ่มขึ้น และอัตราการลาออกลดลง

นี่จึงเป็นความท้าทายใหม่ HR ที่จะต้องศึกษา วางแผน ตลอดจนมีกลยุทธ์ในการสร้างโปรแกรมอ้างอิงพนักงานอย่างสร้างสรรค์ เพื่อให้พนักงานของเราร่วมมือร่วมใจเฟ้นหาพนักงานใหม่ที่ตอบโจทย์กับองค์กรมากที่สุด