5 Recruiting Metric พื้นฐานที่ HR ต้องใช้ในการสรรหา พร้อมตัวอย่างและการคํานวณเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด 

งานที่สำคัญอีกงานหนึ่งของ HR ก็หนีไม่พ้นการหาบุคลากรที่มีความสามารถเหมาะสม ตรงตามสเปคของงานให้กับบริษัทหรือองค์กร ซึ่งแน่นอนว่าในสภาพสังคมปัจจุบันที่ความหลากหลายของตลาดแรงงาน มีสูงขึ้นเรื่อย ๆ ไม่ใช่แค่บริษัทเลือกผู้สมัคร แต่ผู้สมัครก็เลือกบริษัทเช่นกัน ดังนั้นการทำ Recruitment แบบทั่วไปอาจจะทำให้ประสิทธิภาพในการสรรหานั้นไม่ดีเท่าที่ควรอีกต่อไป 

ในบทความนี้ผมจะนำทุกท่านไปเห็นมิติของการใช้ Data เข้ามาบริหารงาน HR โดยจะเจาะไปที่ Recruiting Metric ล้วน ๆ เพื่อให้การสรรหาบุคลากรของทุกท่านนั้นสร้างอิมแพคให้กับองค์กร เลือกคนได้ถูกต้อง แก้ปัญหาได้ถูกจุด ค่าใช้จ่ายลดลงในขณะที่ประสิทธิภาพมากขึ้น ที่สำคัญที่สุดผมกำลังพูดถึงการ Convert สิ่งที่เป็น Quality based ให้เป็นตัวเลขที่วัดผลได้จริง ๆ อีกด้วย

Recruiting Metric – HR Metric ที่เกี่ยวข้องกับการสรรหา

ความสำคัญของว่าทำไมเราต้องมีการเก็บ Metric เพื่อการสรรหาอย่าง Recruiting Metric คำตอบคือมีเหตุผลสำคัญเยอะมาก ๆ เพราะว่า Function ที่สำคัญของ HR ก็คือ Recruitment เพราะเมื่อหากมีพนักงานลาออกแล้วต้องหาคนใหม่มาแทนแล้วไม่สามารถหาได้ทันการทดแทนอาจจะส่งผลให้ความลื่นไหลในการทำงานมีปัญหา ซึ่งนั้นหมายถึงค่าเสียโอกาสของบริษัทที่อาจจะประเมินค่าไม่ได้ นอกจากนั้นยังมีเรื่องของเปอร์เซนต์ของการตอบรับ Offer เปอร์เซนต์ของผู้สมัครงานที่ตอบรับงานแต่ไม่ Show up รวมไปถึงอัตราส่วนของผู้ที่ไม่ผ่านการทดลองงานหรือลาออกก่อน Probation 

ถ้าพร้อมแล้วสูดหายใจลึก ๆ เตรียมข้อมูล เครื่องคิดเลข และมาทำความรู้จัก Recruiting Metric ไปพร้อม ๆ กันครับ 

1. Time to hire

การได้มาซึ่งพนักงานหนึ่งตำแหน่งในแต่ละสายงานและระดับงานนั้น ใช้เวลาที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง กระบวนการสรรหาบุคลากรอาจจะใช้เวลานาน โดยระยะเวลาในการสรรหาบุคลากรที่นานเกินไปนั้น อาจสร้างปัญหาใหญ่ ๆ ได้สองกรณี คือ เกิดตำแหน่งว่างในช่วงรอยต่อของพนักงานเก่าที่ลาออกกับพนักงานใหม่ที่เข้ามา ทำให้เกิดการติดขัดในการทำงาน และอีกเรื่องหนึ่งก็คือ เราอาจจะสูญเสียบุคลากรที่มีพรสวรรค์ (Talent) ให้กับบริษัทอื่นที่ยื่น Offer ก่อนเรา ถ้าหากเราใช้เวลาที่นานเกินไปก็ได้ ดังนั้นการหาระยะเวลาในกระบวนการสรรหาบุคลากร หรือ Time to hire เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะช่วยลดปัญหาพนักงานขาดตอนและการสูญเสียบุคลากรที่มีพรสวรรค์ โดยสามารถคำนวณได้จาก 

ยกตัวอย่างเช่น นายนพพร ตำแหน่ง Sales Coordinator มีสัมภาษณ์วันแรก วันที่ 8 ตุลาคม 2562 และเข้าทำงานวันแรกวันที่ 15 พฤศจิกายน 2562 นั่นหมายความว่า เราใช้เวลาไปทั้งหมด 39 วันในการสรรหาตำแหน่ง Sales Coordinator หาก HR ต้องการทราบค่าเฉลี่ยให้นำค่า Time to hire ของทุกคนที่มี Job Description เดียวกันมาหาค่าเฉลี่ย โดยนำเอาจำนวนวันทั้งหมดบวกกันแล้วหารด้วยจำนวนคนที่อยู่ในกลุ่มนี้จะได้ค่าเฉลี่ยออกมา 

สิ่งที่ควรจะเป็นสำหรับ Time to hire ก็คือ พนักงานในระดับ Early entry, Operation ควรจะต้องมี Time to hire ที่สั้นที่สุดในบริษัท และไม่ควรเกิน 35 วัน ระดับต่อมาควรจะเป็น Supervisor หรือ Mid-senior level ระยะเวลาที่มากที่สุดไม่ควรเกิน 45 วัน และกลุ่มที่จะใช้เวลานานที่สุดจะเป็นกลุ่ม Senior level, Group head, Director ซึ่งอาจจะสูงถึง 60 วันเลยก็ได้

ถ้าหาก Time to hire ของคุณใช้เวลานานเกินไปอย่างที่กล่าวไปแล้ว อาจจะส่งผลเสียเรื่องของค่าเสียโอกาสในตำแหน่งงานที่ว่างลง ความไม่ลื่นไหลของการทำงาน และการเสียผู้สมัครที่ดีให้กับบริษัทอื่น ให้ลองไปวิเคราะห์ Working process ของการจ้างงานว่ามีการสัมภาษณ์ที่ซับซ้อนหรือการใช้เวลาคัดกรองที่นานเกินไปหรือไม่ และถ้าหาก Time to hire ของคุณสั้นมากเช่นคุณได้พนักงานคนใหม่ใน 5 วัน นั้นหมายถึงความเสี่ยงที่คุณอาจจะยังไม่ได้คัดกรองผู้สมัครที่อาจจะยังไม่ดีมากพอ อาจจะต้องเพิ่มขั้นตอนในการคัดกรองให้พอดี 

HR ควรทำการเก็บค่า Time to hire นี้ ในทุก ๆ กลุ่มงาน และทุก ๆ ระดับชั้นของงาน ตั้งแต่ระดับฝึกงาน ระดับปฏิบัติการ Supervisor Manager Director และควรเก็บค่านี้อย่างสม่ำเสมอเพื่อดูว่าเวลาที่เราใช้สรรหาบุคลากรนั้นนานมากขึ้นหรือสั้นลง เพื่อที่จะนำมาเป็นค่าเริ่มต้นในการพัฒนาประสิทธิภาพการจ้างงานในเชิงเวลา โดยทำเป็น HR Recruitment Project ได้อีกด้วย 

2. Budget รายปีของการสรรหาบุคลากร

ในกรณีที่บริษัทของคุณมีระบบการแปรงบประมาณประจำปี การคำนวณค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรเป็นอีกหนึ่ง Metric ที่สำคัญในการ Forecast งบประมาณ รวมถึง tracking แนวโน้มค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงไปได้ หลักการคำนวณ Budget รายปีนี้จะมีความคล้ายคลึงกันกับ Cost per recruit ในบทความที่แล้ว

ถามว่าทำไมเราต้องทำ Budget รายปีสำหรับค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากร เพราะมันดูเหมือนไม่จำเป็น ซึ่งจริง ๆ แล้วนี่เป็นค่าใช้จ่ายหลักที่มีผลโดยตรงต่อบริษัทและยังเป็นด่านสุดท้ายที่ใช้ Detect ปัญหาของการบริหารค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากร โดยหากเรากำหนด Budget รายปีในการสรรหาบุคลากรไว้จำนวนหนึ่งแล้วปรากฎว่าเราดัน Overbudget ไปตั้งแต่เดือนไตรมาสที่สาม นั่นเป็นสัญญาณที่ HR ต้องไปทำการตรวจสอบว่ามีการลาออกเพิ่มมากขึ้นในแต่ละแผนกหรือไม่ หรือเป็นเพราะนโยบายบริษัทต้องการขยายคน หรือว่าเรากำลังใช้ Cost Per Recruit ที่สูงเกินกว่าวางเกณฑ์ไว้จนมันไปกิน Budget หรือแม้กระทั่งอัตราการตอบรับ Offer ที่ต่ำมาก หรือเราเจอพนักงานล่องหน รวมทั้งพนักงานที่รับมาใหม่ไม่ผ่าน Probation หรือลาออกก่อนช่วง Probation ที่ทำให้เราต้องคอยรับพนักงานใหม่เพื่อ Replacement อยู่ตลอดเวลา ทั้งหมดที่กล่าวมานั้นทำให้เราสูญเงินในการว่าจ้างไปโดยเปล่าประโยชน์ ซึ่งเราจะได้รู้จักรายละเอียดของแต่ละ Metric ในข้อต่อ ๆ ไปครับ

โดยเราสามารถทำ Total Budget on annual recruitment รวมทุกแผนทั้งบริษัท หรือว่าทำแยกเป็นแผนกก็ได้ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความชัดเจน Break down budget ได้ชัดเจน และเจาะปัญหาได้ง่ายขึ้น ผมแนะนำให้ทำ Metric ตัวนี้ให้มีความหลากหลายเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจในทิศทางของบริษัทเกี่ยวกับการสรรหาบุคลากรได้ดียิ่งขึ้น แล้วจะพบว่าทุกตำแหน่งมีค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคคลไม่เท่ากันแน่นอน

3. เปอร์เซนต์การตอบรับ Offer

ฟังดูงง ๆ ว่าเรื่องนี้ทำไมต้องเอามาคิดคำนวณ เพราะจริง ๆ แล้ว ทุกครั้งที่ Candidate เกิดการ Reject offer นั่นหมายถึง Cost Per Recruit ของเราจะสูงขึ้นเป็นเท่าตัวตามจำนวนคนที่ Reject  และ Leadtime ในการได้มาซึ่งพนักงานใหม่ก็จะล่าช้าออกไปตามตัวเลขของ Time to hire อีกด้วย นั่นหมายถึงบริษัทกำลังเสียหายอย่างหนักทั้งเรื่องของตัวงบประมาณและค่าเสียโอกาสที่จะได้มาซึ่งพนักงาน

โดยอัตราส่วนการตอบรับ Offer ของพนักงานใหม่สามารถคิดได้โดย

ตัวเลขที่สมเหตุสมผลของเปอร์เซนต์การรับออฟเฟอร์โดยปกติแล้ว ควรจะอยู่ที่ 70%-90% โดย Big Corp ส่วนใหญ่ก็จะอยู่ที่ 90%+ แต่ถ้าเมื่อไหร่ที่บริษัทของคุณมีเปอร์เซนต์การรับออฟเฟอร์จากพนักงานใหม่ต่ำกว่า 70% ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่เรียกได้ว่าแทบจะรับไม่ได้อยู่แล้ว นั่นคือคุณกำลังเจอปัญหาใหญ่แน่ ๆ เช่น

• ปัญหาเรื่อง Time to Hire ที่นานเกินไป ผู้สมัครได้รับ Offer จากบริษัทอื่นแล้ว และเลือกที่จะไม่รอเรา 
• การสัมภาษณ์งานไม่น่าประทับใจ ผู้สัมภาษณ์งานไม่เป็นมิตร อย่าลืมนะครับว่าการสัมภาษณ์งานแบบที่ผู้สัมภาษณ์แสดงตัวเป็นใหญ่ ใช้ไม่ได้อีกแล้วกับยุคสมัยนี้ 
• บรรยากาศของออฟฟิศและที่ทำงาน ตัวสำนักงานอาจจะมีความไม่น่าทำงานอยู่ ดังนั้นสถานที่สัมภาษณ์และออฟฟิศจึงเป็นอีกหนึ่งแบรนดิ้งของบริษัทเมื่อผู้สมัครเดินทางเข้ามาสัมภาษณ์งานเป็นครั้งแรก
• การต่อรองเงินเดือนที่ไม่ได้อยู่ในเงื่อนในใบประกาศ 
• Employer Branding ไม่มี หรือมีแต่ไม่ดี
• Sentiment Score ของบริษัทติดลบ หรือเป็น ศูนย์
• สวัสดิการที่ไม่ได้น่าดึงดูดใจ 
• Job Description ที่ไม่เคลียร์ตามในใบประกาศ 

ดังนั้นตัวเลขเปอร์เซนต์การตอบรับ Offer ของ Candidate สามารถบอกสุขภาวะของบริษัทคุณจากมุมมองคนภายนอกได้ดีที่สุดวิธีนึงเลยทีเดียว คุณในฐานะ HR สามารถ Detect ปัญหาผ่านการใช้ Data ใน Metric นี้เพื่อนำมาวิเคราะห์ว่าจริง ๆ แล้วที่ Candidate ไม่รับ Offer ของทางบริษัทนั้นเป็นเพราะสาเหตุอะไร ซึ่งเป็นการมองหาปัญหาและแก้ได้แบบที่เรียกว่า Hit to the point กันเลยทีเดียว 

4. จำนวนเปอร์เซนต์ของพนักงานล่องหน

อ่านแล้วอาจจะสงสัยว่าคืออะไรใช่ไหมครับ แต่เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ทุก ๆ บริษัทเจอกันบ่อยมาก ๆ ก็คือ ‘พนักงานที่รับ Offer แล้ว แต่ไม่ Show up ในวันทำงานวันแรก’ ด้วยหลักการแล้ว Metric ตัวนี้ควรจะต้องเป็นศูนย์ด้วยซ้ำ เพราะว่าหากพนักงานใหม่ตอบรับแล้ว ควรจะต้อง Show up เพื่อเป็นมารยาท แต่ในบางบริษัทที่มีการจ้างพนักงานพาร์ทไทม์หรือเด็กจบใหม่ (ไม่ใช่ทุกคน) จำนวนมาก ๆ อาจจะประสบปัญหานี้ได้ โดยตัวเลขของพนักงานล่องหนหาได้โดย

เช่นกัน การคำนวณ Metric ตัวนี้สามารถคำนวณได้ทั้งรายเดือน รายไตรมาส รายครึ่งปี หรือรายปี โดยผมไม่แนะนำใช้การคำนวณแบบรายเดือน เพราะจำนวนพนักงานที่รับเข้าใหม่ในแต่ละเดือนอาจจะน้อย แนะนำให้ลองคำนวณเป็นรายครึ่งปีเป็นต้นไป

แล้วอะไรที่ทำให้เกิดเหตุการณ์พนักงานล่องหนเกิดขึ้นล่ะ ? 

• บริษัทอาจจะเลือกคนที่ไม่ใช่มาตั้งแต่แรกแล้ว
• พนักงานไม่พึงพอใจใน Offer บางอย่างแต่ไม่ได้ต่อรองหรือแจ้งให้ทราบ
• พนักงานอาจจะตอบรับ Offer แต่ดันไปเจอข้อมูลเชิงลบของบริษัท ดังนั้น  HR อย่าลืมเช็ค Sentiment Score ของบริษัทกันด้วยนะครับ

ซึ่งสำหรับส่วนตัวผมทางแก้ที่อาจจะมีได้ เช่น การระบุรายละเอียดเกี่ยวกับงาน สวัสดิการ และข้อจำกัด ในประกาศรับสมัครงานอย่างชัดเจนเพื่อเป็น Filter แรกในการคัดกรอง Candidate รวมถึง จัดระบบการสัมภาษณ์ให้มีประสิทธิภาพ ไม่กินเวลานาน การสัมภาษณ์งานที่เป็นมิตร ตรงไปตรงมา เข้าประเด็นและมีประสิทธิภาพ หลีกเลี่ยงการทำแบบทดสอบ ข้อสอบ การให้การบ้านที่มากจนเกินไปหรือไม่จำเป็น อาจจะเป็นทางออกเบื้องต้นในการแก้ปัญหานี้ได้ครับ 

5. อัตราพนักงานลาออกในช่วง Probation หรือไม่ผ่านทดลองงาน

Recruiting Metric ตัวนี้จะเป็นตัวชี้วัดคุณภาพของ Candidate ที่ผ่าน Process จนมาเป็นพนักงานของบริษัท ตั้งแต่ Onboarding, Training, Handover, Evaluation โดยใน Metric นี้จะรวมไปถึง พนักงานที่เริ่มทำงานแล้วสมัครใจลาออกเองก่อนหมดระยะประเมินทดลองงาน รวมไปถึงพนักงานที่ไม่ผ่านทดลองงานจากการประเมินของการทดลองงานด้วย โดยระยะเวลาทดลองงานส่วนใหญ่จะอยู่ที่ 3 เดือน หรือ 90 วัน โดยการคำนวณหาอัตราส่วนสามารถทำได้โดย 

โดยสามารถคำนวณตาม Time Frame ต่าง ๆ ได้ ไม่ว่าจะรายไตรมาส รายครึ่งปี หรือรายปี ก็สามารถทำได้ โดยถ้าหากบริษัทของคุณมีอัตราของพนักงานที่อยู่ไม่พ้นช่วงทดลองงานที่สูงเกินกว่า 20% แสดงบริษัทของคุณอาจจะกำลังมีปัญหาต่อไปนี้

• ระบบการสรรหาพนักงานของคุณยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ
• Job Description ในประกาศสมัครงานกับงานจริงอาจจะไม่สอดคล้องกัน
• บรรยากาศการทำงานที่ไม่ดี
• หัวหน้างานที่ดูแลอาจจะไม่ได้ดูแลอย่างทั่วถึง
• Onboarding Process ที่ไม่ชัดเจน พนักงานใหม่เหมือนจะต้องดูแลและพึ่งพาตัวเองไปเสียทุกอย่าง
• Training Program ที่อาจจะยังไม่เคลียร์ ไม่มีประสิทธิภาพ 
• พนักงานไม่เห็นช่องทางการเติบโตในสายงาน 
• วัฒนธรรมการทำงานที่อาจจะไม่ตรงกับพนักงานใหม่ 

ทั้งนี้คุณอาจจะต้องตรวจสอบ Recruitment Workflow, Process และ Criteria ในการคัดสรรพนักงานเพื่อตรวจสอบว่า HR ได้เลือกพนักงานที่ถูกต้องให้กับบริษัทคุณแล้ว รวมไปถึงการให้ความสำคัญมาก ๆ กับการพัฒนา HRD และ Training System เพราะนี่คือส่วนสำคัญมาก ๆ ในการพัฒนาบุคลากรให้ทำงานได้ดีมากขึ้น ตัวพนักงานเองก็เห็นช่องทางการเติบโต ( เดี๋ยวผมจะหาโอกาสเล่าเรื่องการปรับ Training ของบริษัทให้เป็น Training Academy ที่เหมาหมดทุกการพัฒนาคนในอนาคตอันใกล้นี้ครับ ) รวมไปถึงการวัดผลช่วงทดลองงานที่สมเหตุสมผลและมีประสิทธิภาพ ( สามารถหาไอเดียการประเมินงานได้จากบทความ Self-evaluation ของผมได้ครับ ) เรื่องสำคัญก็คือ เพื่อนร่วมงานและ Supervisor ต้องได้รับการเทรนให้เป็น Partner และ Mentor ของพนักงานใหม่เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานที่เป็นมืออาชีพและผลักดันให้พนักงานโฟกัสกับผลลัพธ์และการเติบโต 

บทสรุป

ทั้งหมดด้านบนที่กล่าวมาเป็น HR Metric ที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาพนักงานหรือ Recruiting Metric 

ในฐานะ Human Resource ของบริษัท Metric เหล่านี้มีความสำคัญและจำเป็นที่จะต้องเริ่มใช้งานกันได้แล้ว โดยหลาย ๆ บริษัทปรับใช้ HR Metric และมีการเริ่มใช้ Creative HR Metric เพื่อจุดประสงค์ทางด้าน Employer Branding ใช้สนับสนุนวัฒนธรรมองค์กร เสริมสร้าง Health work และใช้ชี้วัด Performance ของ Workplace ได้ด้วย 

การเพิ่มประสิทธิภาพของทีมสรรหาบุคลากร โดยใช้ HR Metric มาเป็นตัวช่วยสามารถเป็นส่วนสำคัญให้กับบริษัทในการพัฒนาและปรับปรุงกลยุทธ์ในการดำเนินงานได้ ตอนนี้เรากำลังปรับเปลี่ยนความสามารถของ HR เพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงและความแตกต่างให้กับบริษัทเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน แถมยังสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย สำหรับบทความเกี่ยวกับ HR Metric ในตอนหน้าผมจะพูดถึงเรื่อง Creative HR Metric ที่ช่วยเสริมแรงให้ HR ทีมอย่างสร้างสรรค์ อย่าลืมติดตามกันนะครับ