How to บริหารทีม ในวันที่ (อาจมี) โควิดระลอกใหม่

ระลอกเก่ายังไม่จบ ระลอกใหม่ก็อาจจะมาอีกและดูเหมือนจะเพิ่มขึ้นรวดเร็วยิ่งกว่าเดิม ทำให้หลายๆองค์กรวันนี้ต่างพากันถอนหายใจ ความตื่นกลัวที่เคยมีเริ่มกลายเป็นความเบื่อหน่าย เกิดเป็นศัพท์ใหม่ในองค์กรมากมาย เช่น “pandemic fatigue” , “mental fog” , “work-life blur” และ “endless wait” การรอคอยอย่างไม่มีจุดจบ วัคซีนที่เราต่างรอคอยนั้นอาจเป็นเหมือนแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์
แล้วเราจะมีวิธีบริหารทีมอย่างไรเพื่อรับมือกับมันอีกครั้งในวันที่ทั้งโลกต่างเหนื่อยหน่าย เราอยากบอกคุณว่าไม่ต้องกลัว เพราะจิตใจที่เข้มแข็งนั้นสามารถเอาชนะได้ทุกๆปัญหา โดยสิ่งที่ผู้นำองค์กรต้องคำนึงถึงเป็นข้อแรกก็คือ

1. สิ่งสำคัญยิ่งกว่ากลยุทธ์คือสภาพจิตใจที่เข้มแข็ง

ในการจะบริหารทีมระหว่างโควิดระลอกสองนี้ สิ่งสำคัญที่สุดก็คือผู้นำต้องตรวจสอบ Resilience ของตัวเองและลูกทีมกันอีกครั้งว่ายังคงมีสภาพจิตใจที่แข็งแรงและพร้อมลุยกันอีกรอบหรือเปล่า สิ่งสำคัญอาจไม่ใช่กลยุทธ์แล้วแต่คือสภาพจิตใจที่เข้มแข็งอดทน พร้อมชนทุกปัญหาและความท้าทายอีกครั้ง ซึ่งต้องยอมรับว่าการเข้ามาของโควิดระลอกใหม่มันไม่สามารถใช้เพียงแค่ Resilience ความยืนหยุ่นและการปรับตัวได้อย่างเต็มที่ เพราะสภาพจิตใจของคนในองค์กรเริ่มแปรเปลี่ยนจากความรู้สึกมีส่วนร่วมเป็นความรู้สึกเบื่อหน่ายและหมดแรง จึงต้องใช้ Psychological stamina หรือความทรหดอดทน ไม่ยอมแพ้ง่ายๆ

2. แยกให้ออกว่าอะไรคือ “เรื่องฉุกเฉิน” อะไรคือ “เรื่องสำคัญ”

ผู้นำต้องตั้งคำถามให้ถูกต้องที่สุดด้วย ว่าจะเปลี่ยนสถานการณ์ซึ่งเป็นเหมือน Momentum ระยะสั้นนี้ให้เป็นประโยชน์ในระยะยาวได้อย่างไร ? ถามตัวเองและทีมของคุณว่าว่าขณะนี้กำลังทำเรื่องสำคัญหรือเรื่องฉุกเฉิน เรื่องสำคัญคือเรื่องที่คุณต้องทำ ต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นข้างหน้า แต่เรื่องฉุกเฉินคือสิ่งที่คุณต้องทำ ณ ขณะนี้ ปัญหาที่เกิดขึ้นตรงหน้าในขณะนี้ที่ต้องแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าโดยเร็วที่สุด องค์กรจะไปต่อได้หรือหยุดชะงักนั้นเกิดขึ้นเพียงเสี้ยววินาทีของการตัดสินใจจากผู้นำเท่านั้น เพราะฉะนั้นการตั้งคำถามที่ถูกต้องจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

3. Balancing Compassion and Containment

ไม่จำเป็นต้องให้ลูกทีมขยันตลอดเวลา Productive ตลอดเวลา เพราะในสถานการณ์แบบนี้สิ่งที่ควรมีก่อนก็คือ Compassion หรือความเห็นอกเห็นใจเพื่อนร่วมงาน เพราะปฏิเสธไม่ได้ว่าเมื่อต้องมาทำงานในสถานการณ์เช่นนี้ สิ่งที่จะเกิดขึ้นตามมาด้วยก็คือ ภาวะซึมเศร้า ความเหงา รู้สึกไม่เป็นที่ยอมรับ และเกิดช่องว่างระหว่างกันขึ้น ต้องเข้าใจว่านี่เป็นวิกฤตระดับโลกที่ทุกคนได้รับผลกระทบเท่าๆกัน เพราะฉะนั้นมันจึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ทีมของคุณจะเกิดความเครียด นอกจากจะต้องรับผิดชอบอนาคตของงาน อนาคตขององค์กรแล้ว อนาคตของชีวิตตัวเองก็ยังดูไม่แน่นอน Empathy หรือ Compassion จึงสำคัญมาก ที่จะต้องค่อยๆประคับประคองกันไปและเข้าใจกันเพื่อสร้างความร่วมมือขึ้นในทีมได้

4. Energize Everyone, Every Day

อยากให้คนในทีมมีพลัง มีไฟอีกครั้ง ผู้นำก็ต้องมีพลังและไม่ตกอยู่ในกับดักแห่งความผิดหวังและเหนื่อยล้าเสียเอง หากตัวผู้นำมีไฟก็จะสามารถเติมให้กับลูกทีมได้และที่สำคัญมันส่องสว่างนำทางที่ถูกต้องด้วย มีหลายวิธีที่ Energize ให้ทีมกลับมามีพลังใจและแรงสู้อีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จ การแบ่งงานใหญ่ๆออกเป็น sprint ย่อยๆ หรือแม้แต่การคอย feedback กันบ่อยๆ สื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอ

ผู้ที่มี Resilience หรือมีสภาพจิตใจเข้มแข็ง ความอดทนสูงมักจะผ่านสถานการณ์ต่างๆไปได้ เพราะมี Mindset ที่เชื่อว่าปัญหาหรือเรื่องเลวร้ายนั้นเกิดขึ้นเพียงชั่วคราว เราสามารถจัดการแก้ไขได้ และสร้างขวัญกำลังใจให้แก่คนรอบข้างได้อย่างเหมาะสม

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้ 

Q: การเสริมสร้างประสิทธิผลและขวัญกำลังใจในการทำงานแบบ WFH

1. ด้านขวัญกำลังใจในการทำงาน : เราสร้างขวัญกำลังใจให้พนักงานยังไง สร้างกิจกรรมอะไรที่ทำให้พนักงานรู้สึกไม่ห่างเหิน
2. ด้านการเสริมสร้างประสิทธิผลในการทำงาน : หัวหน้างานจะสร้างแรงจูงใจให้ทีมงานอย่างไร ใช้การวัดผลและตัวชี้วัดอะไร เพื่อพิสูจน์ว่าพนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

A: เราสามารถสร้างขวัญกำลังใจให้พนักงานได้หลากหลายวิธีค่ะ หนึ่งในเทคนิคสำคัญ คือการ Check-in และ Feedback บ่อยๆ 

ส่วนในเรื่องของการบริหารผลงานและการประเมินผลในช่วงโควิดมีแนวทาง 3 ข้อดังนี้ค่ะ
1. ออกแบบเกณฑ์ประเมินผลงานแบบสะท้อนผลลัพธ์ (Design outcome-based parameter)
2. รวบรวมข้อมูล feedback เรื่องผลงานและพฤติกรรมแบบรอบด้านจากกลุ่มคนที่ต้องปฏิสัมพันธ์ด้วย
3. บาลานซ์การบริหารผลงานและการรักษา Motivation and Engagement ของพนักงาน