ในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วแบบนี้ ธุรกิจต่างๆจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยเฉพาะในงานของฝ่ายพัฒนาบุคคลหรือ HR ที่ต้องคอยช่วยวางแผนพัฒนาบุคลากรเพื่อเป็นกำลังในการสร้างความเข้มแข็งให้แก่องค์กรต่อไป และด้วยเหตุนี้ องค์กรที่ได้เริ่มนำ HRTECH เข้ามาปรับใช้ในการทำงานจึงมีเพิ่มมากขึ้น
ในครั้งนี้เราได้สัมภาษณ์ คุณ ณัฏฐินี ศิริรัตนพล ตำแหน่งกรรมการผู้จัดการ บริษัท มันนี่เทเบิล จํากัด (มหาชน) ผู้ให้บริการ Payday ระบบบริหารจัดการงานบุคคลและคำนวณเงินเดือน พูดคุยกันในเรื่อง HRTECH ส่งผลกับงานของฝ่ายบุคคลอย่างไร
สำหรับท่านที่กำลังมีแผนนำ HRTECH มาปรับใช้กับการทำงานของ HR ภายในองค์กร สิ่งนี้คงเป็นประโยชน์ได้อย่างมาก
ณัฏฐินี ศิริรัตนพล | กรรมการผู้จัดการ
ไม่ใช่แค่การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแต่ HRTECH ยังช่วยแก้ไขปัญหาของธุรกิจ
เทคโนโลยีเริ่มเข้ามามีบทบาทในงาน HR มากขึ้น
ปัจจุบัน บริษัทหลายแห่งเริ่มนำ HRTECH เข้ามาปรับใช้ในการทำงานของ HR เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ในบริษัทขนาดใหญ่เกินครึ่งเริ่มนำเอาเทคโนโลยีมาปรับใช้กับ HR แล้ว ส่วนบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดกลางจะอยู่ประมาณ 10-20 % และน่าจะอยู่ในขั้นตอนเริ่มนำเข้ามาปรับใช้มากขึ้นเรื่อยๆและส่วนใหญ่บริษัทจะนำ HRTECH มาปรับใช้กับงานจัดการเงินเดือนมากที่สุด ข้อดีของการนำเทคโนโลยีมาใช้คือ เราสามารถทำระบบ HR ให้เป็นระบบอัตโนมัติทั้งหมดได้เลย ทำให้งานเอกสารลดลง ค่าใช้จ่ายในการจัดการก็ลดลงด้วย
สาเหตุที่บริษัทขนาดเล็กและกลางยังไม่ค่อยนำ HR Tech มาปรับใช้ เพราะ สัญญา
บริษัทขนาดเล็กหรือขนาดกลางค่อยๆเริ่มนำ HRTECH มาปรับใช้กับการทำงานแต่ก็ยังมีจำนวนไม่มากนัก เพราะปัจจุบันบริษัทที่ยังมีการใช้คนหรือโปรแกรม Microsoft ในการจัดการงานของ HR ก็ยังมีอยู่มากในขณะที่บริษัทขนาดใหญ่เกินครึ่งเริ่มนำ HRTECH มาปรับใช้กับการทำงาน แต่บริษัทขนาดเล็กและกลางยังใช้จำนวนน้อยอยู่ สาเหตุหนึ่งอาจเป็นเพราะว่า การทำสัญญากับผู้ให้บริการซอฟแวร์
ในอดีตการทำสัญญากับผู้ให้บริการซอฟแวร์ HR ส่วนใหญ่มีข้อจำกัดค่อนข้างมาก ทำสัญญาปีหรือสองปีกว่าจะเสร็จ และยังต้องใช้เงินเป็นจำนวนหลายล้าน บริษัทใหญ่ๆอาจสามารถรับมือกับงบประมาณตรงนี้ได้ แต่สำหรับบริษัทเล็กหรือกลางเขาไม่มีงบตรงส่วนนี้ เลยเลือกที่จะไม่ใช้
เพราะฉะนั้นการทำงาน HR ของบริษัทขนาดเล็กและกลางยังคงเป็นการทำงานเอกสารและใช้เวลานานขณะเดียวกันปัจจุบัน เทคโนโลยีเริ่มเข้ามามากขึ้นอย่างเช่น บริการ Cloud ที่สามารถหามาใช้ได้ในราคาที่ถูกลง และพอเริ่มมีบริการ Payday ของเรา ที่ตอบโจทย์ให้สามารถใช้ HR เทคโนโลยีได้ถูกลงและเร็วขึ้น บริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางก็เริ่มมาใช้บริการของเราและ HRTECH มากขึ้น
HR ไม่เพียงพอต่อความต้องการของตลาด
ปัจจุบันในไทยจำนวน HR ที่มี กับความต้องการของตลาดไม่พอดีกัน เรามีจำนวน HR ไม่พอกับจำนวนความต้องการของบริษัทงานของ HR เองก็มีหลักๆ 3 ฟังก์ชั่น คือ HR Admin, HR Development และ HR Recruiting ในบริษัทใหญ่ๆ จะแบ่งการทำงานไว้ชัดเจน แต่บางครั้งบริษัทใหญ่ๆเองก็ยังไม่สามารถจ้าง HR ได้ตามต้องการ และยิ่งในบริษัทเล็กหรือกลาง HR 1 คนบางทีทำงานสามอย่าง ทำให้งานที่เขามีต่อเดือนมากกว่าเวลาที่เขามี นอกจากจะทำงานเอกสาร หรือทำเรื่องสวัสดิการของพนักงาน HR ยังต้องคอยประสานกับผู้บริหารในเรื่องของการดูแลบริหารทรัพยากรบุคคลและในเรื่องของการพัฒนาทรัพยากรบุคคล
งานของ HR เป็นงานที่รายละเอียดเยอะ เช่น งานบริหารจัดการเงินเดือน หรืองานที่เกี่ยวข้องกับดูแลจัดการข้อมูลพนักงาน เป็นงานที่เน้นความถูกต้อง
แต่ก่อนการทำงานของ HR จะใช้เวลานาน จนทำให้ไม่มีเวลาได้สื่อสารกับพนักงานหรือผู้บริหาร ไม่มีเวลาคิดหายุทธวิธีในการพัฒนาคน
ในยุคที่บริษัทต้องการให้ความสำคัญกับคน การเสียเวลาไปกับงานรูทีนทั้งหลายควรที่จะหมดไป
นอกจากนี้พอมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ในเรื่องสเกลของ HR จะง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มคนเยอะ สมมติ ในอดีตมีพนักงาน 50 คนต่อ HR 1 คน ถ้าบริษัทขยายเป็น 1000 คนก็ต้องเพิ่ม HR เป็น 20คน พอมีการเพิ่มคนเยอะ ก็ยากที่จะสื่อสารกัน ทีนี้ ถ้านำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้ แพลตฟอร์มตัวเดียวจะรับคน 50 คน หรือ 100 คน ก็รับไว้ได้
ไม่ใช่แค่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน สิ่งที่ HRTECH สามารถทำได้คือ
นอกจากเก็บข้อมูลแล้ว ยังค้นพบสิ่งใหม่ๆ ด้วย
เมื่อนำ HR เทคโนโลยีมาใช้เก็บข้อมูลของพนักงานแล้ว การเก็บข้อมูลของพนักงานก็จะเป็นระบบมากขึ้น
เราสามารถจัดการงานของ HR ทั้งหมดได้เลยทำให้ไม่จำเป็นต้องมีงานเอกสาร ทุกอย่างใช้คอมพิวเตอร์ในการคำนวณ ทำให้การคำนวณแม่นยำ จากที่ต้องใช้เวลาเป็นอาทิตย์ อาจจบในไม่กี่ชั่วโมง หรือชั่วโมงเดียว และก็มีความแม่นยำ ผิดพลาดน้อย
นอกจากนี้พอเรานำข้อมูลเก็บลงในดิจิทัลแล้ว การรายงานก็ทำได้ง่ายมากขึ้น เช่น Productivity ของเดือนนี้เป็นอย่างไร เดือนนี้มีพนักงานลากี่คน ส่วนใหญ่เป็นพนักงานแนวไหนที่ลา หรือถ้าลาออกเราต้องเตรียมกำลังคนกี่คน ในอนาคตก็จะสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องสถิติของพนักงานที่ลาออก หรือการวางแผนทรัพยากรบุคคล ยิ่งไปกว่านั้นการบริหารสวัสดิการพนักงานจะง่ายขึ้น เพียงอิงจากข้อมูลพนักงานที่มี ไปทำสวัสดิการต่างๆได้ เช่น สวัสดิการประกัน
นอกจากนี้ข้อดีของ HRTECH ฝ่าย HR ไม่จำเป็นต้องมาวิเคราะห์เอง ระบบจะวิเคราะห์และคำนวณข้อมูลให้อัตโนมัติ ทำให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้องแม่นยำ และข้อดีอีกอย่างของ HRTECH คือ ใช้งานได้ง่าย มีความสะดวก และดี
การนำ HRTECH มาปรับใช้จะทำให้งานของฝ่าย HR ปลดล๊อคออกจากการทำงานแบบรูทีน มีเวลาทำงานอื่นได้มากขึ้น ก็ทำให้เพิ่ม Productivity เพิ่มคุณภาพของบริการ HR กับทางพนักงานได้มากขึ้น
จัดวางพนักงานได้อย่างเหมาะสม
เมื่อนำ HRTECH เข้ามาปรับใช้ ทำให้การทำงานของฝ่าย HR เร็วขึ้น งานเอกสาร งานที่เป็นรูทีนค่อยๆหมดไป ทำให้ HR มีเวลาเหลือไว้ติดต่อพูดคุยกับพนักงานมากขึ้น และนำสิ่งที่ได้จากการพูดคุยมาหาวิธีการหรือแนวทางในการพัฒนาคนในองค์กรต่อไป
นอกจากนั้น ข้อมูลที่ได้มาจากการใช้ HRTECH ยังสามารถช่วยจัดวางพนักงานให้ตรงตามความสามารถหรือประสบการณ์ที่เขามีได้อย่างเหมาะสม
HRTECH ต่อจากนี้
3 สิ่งสำคัญในการนำ HRTECH เข้ามาปรับใช้
ในอนาคตคาดว่าจะมีบริษัทที่เริ่มนำบริการของ HRTECH เข้ามาปรับใช้ในการทำงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆซึ่ง 3 สิ่งสำคัญในการนำ HRTECH เข้ามาปรับใช้ก็คือ
อย่างแรกคือ คุ้มค่ากับค่าใช้จ่าย สิ่งนี้จะทำให้ลูกค้ามาใช้บริการของเราอย่างต่อเนื่อง ในปัจจุบัน บริการที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายแพงเริ่มไม่เป็นที่นิยมแล้ว เพราะเทคโนโลยีสมัยนี้สามารถหามาใช้ได้ในราคาที่ถูกลง ทำให้ต้นทุนในการทำงานลดลงไป คุณภาพของงานก็เพิ่มขึ้น นี่คือข้อดีของบริการ Cloud
อย่างที่สองคือ มีความรู้ความเข้าใจในบริการนั้นๆ หลายๆธุรกิจคงอยากที่จะนำ HRTECH มาปรับใช้กับการทำงานของบริษัทตนเอง ดังนั้น การจะเลือกใช้ HRTECH ให้เหมาะสมกับบริษัทตนเองนั้น
จำเป็นต้องศึกษาให้เข้าใจว่าบริการที่จะนำมาใช้เป็นอย่างไร มีข้อดีอะไรบ้าง
และอย่างที่สามคือ มีความมั่นใจที่จะใช้ HRTECH ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดไหน ท้ายที่สุดต้องมีการใช้ HR อยู่แล้ว ในตอนนี้คุณอาจจะยังไม่นำ HRTECH มาใช้ แต่ในอนาคตเมื่อบริษัทของคุณใหญ่ขึ้น คนเยอะขึ้น การจัดการมีความซับซ้อนมากขึ้น แทนที่จะจ้างคนเพิ่ม แต่ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การจัดการง่ายขึ้น จึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่าแน่นอน
ในตอนนี้คุณอาจจะยังมีความกังวล ไม่กล้าใช้เทคโนโลยีที่ใหม่ๆ แต่ถ้าคุณเริ่มศึกษา ค้นหา HRTECH ที่ตอบโจทย์บริษัทของคุณได้ สิ่งนั้นจะมาช่วยทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น
อยากเปลี่ยนแนวคิดของการทำงาน HR
ในปัจจุบันมีธุรกิจหลายประเภทที่ใช้บริการของเรา ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กอย่าง Startup ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่
เราจึงอยากจะเปลี่ยนภาพลักษณ์ของงาน HR ที่ใครหลายๆคนคิดว่าเป็นงานรูทีน ยุ่งยาก ด้วยบริการของเรา ทำให้การทำงานของ HR ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เมื่องานง่ายขึ้น จะทำให้บริษัทมีเวลาคิดหาวิธีการในการพัฒนากระบวนการทำงาน เพื่อทำให้งานมีประสิทธิภาพ ชีวิตของพนักงานก็ง่ายขึ้น
