HR Tech จำเป็นยังไงต่อองค์กรยุคใหม่กับความท้าทายของการทำงานแบบ Hybrid Workplace

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace

ในโลกที่การทำงานเปลี่ยนไปจากเดิมอย่างมากเมื่อการระบาดของโควิดเป็นตัวเร่งให้องค์กรต้องมีการเปลี่ยนแปลง และรับมือกับความต้องการต่าง ๆ ของพนักงานในองค์กร ทั้งเรื่องของการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เรื่องการเข้างาน ประสิทธิภาพในการทำงานและปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างงาน ถือว่านี่เป็นช่วงที่ท้าทายที่สุดของฝ่าย HR ของทุกองค์กร

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace

เรากำลังเข้าสู่ยุค Hybrid Workplace อย่างเต็มตัว ไม่ว่าต้องการหรือไม่ก็ตาม การทำงานจากบ้าน (Work From Home) หรือจากระยะไกล (Work From Anywhere) นั้นกลายเป็นเรื่อง New Normal ไปแล้ว องค์กรทุกขนาดต่างมองหาเครื่องมือที่จะมาช่วยทำให้การเปลี่ยนผ่านนี้เป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด ซึ่งทำให้เครื่องมือของ บริษัท พีทีที ดิจิตอล โซลูชั่น จํากัด (PTT Digital) เข้ามามีส่วนร่วมในการช่วยฝ่าย HR บริหารจัดการให้พนักงานทุกคนทำงานได้อย่างมีความสุข มีประสิทธิภาพ และองค์กรก็เติบโตไปด้วยในเวลาเดียวกัน

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace

ทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา HR Application

นำทีมโดย คุณอ้อย – ไพรัตน์ เมฆาธร Solutions Manager (ตรงกลางฝั่งขวา) คุณณัฐ – ณัฐชยา พรอนันต์ตระกูล ผู้พัฒนา D Performance ระบบประเมินผลปฏิบัติงาน (ที่ 2 จากขวา) คุณปั้ม – รัตนพล พานิชนิตินนท์ Business Analyst (ที่ 1 จากทางขวา) คุณโบ – กัลยา โรจนวลี ผู้พัฒนา D Happy ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ผ่านมือถือ (ตรงกลางฝั่งซ้าย) คุณส้ม – รัชตวรรณ วุฒิเจียรนัย ผู้พัฒนา D xCare ระบบเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงาน (ที่ 2 จากทางซ้าย) คุณอากิ๊ฟ – ทัศภูมิ สันติโยธิน Business Analyst (ที่ 1 จากทางซ้าย)

วันนี้เรามีโอกาสได้มาพูดคุยกับทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ถึงเครื่องมือต่าง ๆ ของ PTT Digital ที่น่าสนใจและสามารถเข้ามาช่วยให้การบริหารงานในองค์กรตอบโจทย์การทำงานตามวิถีใหม่

ความสัมพันธ์ระยะยาวของเทคโนโลยี และคนทำงาน

งานเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ลักษณะก็จะแตกต่างออกไปตามยุคสมัย บริษัทใหญ่ อย่างกลุ่ม ปตท. เองให้ความสำคัญกับพนักงานเพราะต้องบริหารพนักงานจำนวนมาก ความสุขของพนักงานจึงเป็นปัจจัยหนึ่งที่บริษัทให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก ๆ จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่กลุ่ม ปตท. มองหาเทคโนโลยีเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน ซึ่งในช่วงแรกหยิบเอาเทคโนโลยีของต่างประเทศมาประยุกต์ใช้ แต่ก็ไม่ตอบโจทย์การใช้งานเสียทีเดียว จึงนำมาสู่การพัฒนาแอพพลิเคชั่นของตัวเองที่ตอบสนองความต้องการของพนักงานบริษัทในไทยได้ดีกว่า และเมื่อเริ่มพัฒนาอย่างจริงจังทำให้มองเห็นจุดที่สามารถนำมาพัฒนาเป็น Application ที่ตอบโจทย์ลูกค้าในวงกว้างได้

การที่ PTT Digital มีผู้เชี่ยวชาญ รวมถึงเข้าใจความต้องการของฝ่าย HR เป็นอย่างดี จึงเป็นจุดแข็งที่ทำให้เราเข้าใจธรรมชาติของพนักงานและกระบวนการบริหารงานของบริษัทคนไทย แตกต่างจากแอพพลิเคชั่นต่างประเทศที่ต้องมาปรับใช้แล้วอาจจะไม่ได้ตรงกับกระบวนการทำงานที่เราต้องการทั้งหมด

ปัจจุบัน PTT Digital พัฒนาระบบ HR Management สำเร็จรูปมาให้บริการภายใต้ชื่อหมวดบริการที่เรียกว่า D Productเพื่อช่วยแก้ปัญหา อำนวยความสะดวกกับทั้ง HR และพนักงาน ได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่ระบบสนับสนุนการบริหารงานบุคคล (Core HR) ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ที่พนักงานสามารถเช็คข้อมูล และบันทึกข้อมูลได้ด้วยตนเอง (Employee Self Service) ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน (Performance Management) และระบบสนับสนุนการดูแลสวัสดิการพนักงาน (Benefit)

“เราพัฒนาและให้บริการระบบบริการข้อมูลด้วยตนเอง Employee Self-Service (D ESS) มาประมาณ 10 ปี แต่ทำแค่ส่วนเดียว แต่ในช่วง 3 ปีหลังที่ผ่านมา เราได้นำเฟรมเวิร์คของระบบ D ESS มาทำพัฒนาต่อยอดส่วนขยายออกเป็น D XCare ระบบเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงาน และต่อมาก็พัฒนา D Performance ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งเน้นเรื่องการทำ KPI ให้เกรดพนักงาน การขึ้นเงินเดือน และการให้โบนัสต่าง ๆ ซึ่งพนักงานสามารถเข้ามาจัดการข้อมูล KPI ได้ด้วยตัวเอง อักทั้งหัวหน้าก็สามารถมารีวิวหรือทำการอนุมัติผ่านระบบได้เลยเช่นเดียวกัน”

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace

คุณอ้อย – ไพรัตน์ เมฆาธร Solutions Manager

ในยุคที่สมาร์ทโฟนเข้ามามีบทบาทในการดำเนินชีวิต การพัฒนาแอพพลิเคชั่นให้ทุกอย่างสามารถทำจากสมาร์ทโฟนได้ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญเช่นกัน ซึ่ง D Happy ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ผ่านมือถือของ PTT Digital เข้ามากลายเป็นศูนย์กลางในการดูแล อำนวยความสะดวกในการจัดการข้อมูลต่างๆ ของพนักงานได้ในที่เดียว

สำหรับพนักงานที่ทำงานที่บ้าน สามารถสร้างรายงานในระบบ ส่งเอกสาร หลักฐานต่าง ๆ แนบในแอพพลิเคชั่นได้เลย แถมยังเชื่อมต่อกับระบบเงินเดือนเพื่อเชื่อมข้อมูลว่า ณ เดือนนี้เรารับค่าตอบแทนการทำงานล่วงเวลาเท่าไหร่ หรือมีการเบิกค่าใช้จ่ายอะไรอยู่ในกระบวนการบ้าง

“ในอนาคตเรามีแผนจะควบรวม D Happy และ D Time ระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือไว้ด้วยกัน และทำเชื่อมต่อรายการอนุมัติจาก D xCare ระบบเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงาน และ D ESS ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR เข้ามาอยู่ที่เดียวในระบบ D Happy ซึ่งเป็น ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ที่พนักงานสามรถจัดการทุกอย่างได้ผ่านมือถือ ซึ่งตรงนี้จะง่ายต่อผู้มีอำนาจอนุมัติที่สามารถเข้ามาอนุมัติเอกสารใน D Happy ได้เลย และยังเตรียมทำ API เพื่อรองรับการอนุมัติรายการจากรระบบงานอื่น ๆ เพื่อให้ D Happy เป็น Approval Center ที่ช่วยให้คล่องตัวและสะดวกสบายยิ่งขึ้น”

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace
ทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา HR Application

 

“แกนหลักของ D Happy จริง ๆ คือการรวบรวม D Product ในหมวด HR Application ทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน ต่อไปแค่เปิด แอพลิเคชั่น D Happy ขึ้นมาในมือถือ พนักงานก็จะสามารถจัดการทุกอย่างได้ในที่เดียว ตอบโจทย์การทำงานแบบ Work Anywhere Anytime และเราได้เพิ่ม Covid Extension เพื่อเก็บข้อมูลการจองและการรับวัคซีน ผลการตรวจโควิด ทั้ง RT-PCR และ ATK เพื่อช่วยให้พนักงานสะดวกในการให้ข้อมูลกับริษัท และบริษัทก็มีข้อมูลเพื่อนำไปให้สวัสดิการในการ เช่น การจัดการจองวัคซีนให้กับพนักงาน รวมทั้งการกำหนดนโยบาย Work from Home หรือ Work at Office ด้วย”

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace

D Happy ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ผ่านมือถือ ระบบที่ช่วยให้การดูแลพนักงานเป็นเรื่องง่ายมากขึ้น

คน กับแรงขับเคลื่อนสำคัญ ที่ยังต้องใส่ใจในยุคเทคโนโลยี

การพัฒนาบุคลากร ก็เป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญที่องค์กร ต้องใส่ใจ และด้วยความตระหนักในข้อนี้ PTT digital จึงมี D Performance ระบบที่บริหารจัดการการตั้งเป้า KPI วัดผลการปฏิบัติงาน วัดผลทักษะทางอาชีพ ซึ่งจะช่วยทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพสอดคล้องกันทั้งองค์กร เกิดการผลักดันไปสู้เป้าหมายขององค์กร และยังช่วยพัฒนางาน พัฒนาตัวบุคคลได้มากยิ่งขึ้น

“แต่ก่อนต้องทำงานกันผ่านกระดาษ นอกระบบ ตรวจสอบยาก แต่เมื่อทุกอย่างไปอยู่ในระบบทำให้ทุกอย่างติดตามได้ง่าย การประเมินโปร่งใสมากยิ่งขึ้น”

ระบบของ D Performance จะช่วยให้พนักงานรู้ว่าอะไรคือจุดที่ต้องพัฒนา ในขณะเดียวกันหัวหน้างานก็จะสามารถพิจารณาการทำงานได้อย่างตรงไปตรงมา ช่วยให้การทำ KPI ได้ผลที่ดีขึ้น และยังสามารถนำข้อมูลมาวางแผนพัฒนาพนักงานได้แบบรายบุคคลอีกด้วย

ก้าวไปอีกขั้น กับระบบจัดเก็บข้อมูลที่รวมไว้ในที่เดียว

นอกจากตัวแอพพลิเคชั่นที่ต้องทำงานทุกอย่างบนสมาร์ทโฟนได้แล้ว สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะอยู่บนมือถือหรือบนคอมพิวเตอร์ การมีระบบศูนย์กลางเก็บข้อมูลอย่าง Cloud ก็จำเป็นไม่แพ้กัน

“เรายกข้อมูลทุกอย่างที่อยู่บนแอพพลิเคชั่นไปไว้ใน D Cloud ซึ่งเป็น Cloud ของ PTT Digital ที่มีความปลอดภัยได้มาตรฐานระดับสากล ในอนาคตไม่ว่าบริษัทของลูกค้าจะขยายไปใหญ่แค่ไหนเราก็สามารถรองรับได้ นอกจากนี้ด้วยความที่ข้อมูลทุกอย่างอยู่บน Cloud ของเราเอง ทำให้เราสามารถดูแลรวมถึงมอนิเตอร์ ได้ตลอดเวลา เรียกได้ว่าเราดูแลแบบต้นน้ำไปถึงปลายน้ำ ตั้งแต่การติดตั้งระบบไปจนถึงการดูแลหลังการขาย”

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace

ทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา HR Application

ความท้าทายใหม่ของการทำงาน และการปรับตัวครั้งใหญ่ของระบบ HR

การเข้ามาของโรคระบาดครั้งนี้ทำให้วิถีการทำงานของทุกคนต่างออกไป กลายเป็นเรื่องท้าทายที่หลาย ๆ บริษัทกำลังต้องเผชิญหน้า ระบบการบริหารจัดการของ HR ทุกบริษัทต้องปรับตัวครั้งใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดสรรงานของแต่ละบริษัทที่ย่อมมีความแต่งต่างกัน

หลายบริษัทนำระบบเข้ามาใช้เพื่อช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการดำเนินงาน ข้อมูลทุกอย่างถูกจัดสรรค์ให้อยู่ในระบบ ติดตามได้ง่ายมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้การเปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษมาอยู่ในรูปแบบของดิจิทัล ทำให้การทำงานเกิดความผิดพลาดน้อยลงและดำเนินการได้เร็วมากขึ้น

“มันคือ Pain point ของทุกบริษัทที่เวลาจะทำอะไรก็ต้องเขียนเป็นกระดาษ อย่างเช่น การเบิกจ่าย กว่าจะเขียนเสร็จก็ต้องรอระบุรายละเอียดต่าง ๆ ส่วนบัญชีก็จะมีระเบียบที่ต้องเทียบอีก ดังนั้นการมีระบบดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพจะเข้ามาช่วยในเรื่องกระบวนการให้เป็นระบบมากขึ้น และยังช่วยให้การทำงานรวดเร็วกว่าเดิม เพราะระบบสามารถทำให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายมาอยู่ที่เดียวกันบนแอพลิเคชั่น ต่างจากกระบวนการเดิมที่จะต้องวิ่งเอกสารไปให้ผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่ายดำเนินการ

โดย D xCare ระบบเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงานเข้ามาตอบโจทย์ตรงนี้ได้ ครอบคลุมตั้งแต่การเบิกค่าเดินทาง ค่าที่พัก เงินสำรองล่วงหน้า และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด”

การทำเอกสารด้วยมือ ซึ่งเราทุกคนรู้กันดีอยู้แล้วว่ามีโอกาสที่จะผิดพลาดมากขนาดไหน บางครั้งจดไม่ละเอียด บางครั้งกรอกตัวเลขผิด เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นและหลีกเลี่ยงไม่ได้จากการจัดการเอกสาร ดังนั้นการทำให้ทุกอย่างอยู่ในระบบก็จะเพิ่มความชัดเจน ความถูกต้อง เพราะระบบกำหนดข้อมูลตามระเบียบปฏิบัติว่าพนักงานคนไหนมีสิทธิ์เบิกตรงไหนบ้าง สร้างความแม่นยำและยังป้องกันการทุจริตได้อีกด้วย

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace

“ระบบจะช่วยป้องกันความผิดพลาด และการทุจริต อย่างเช่น เคยมีพนักงานเอาใบเสร็จมาเบิกซ้ำ ถ้าเป็นวิธีการแบบเก่าก็อาจจะตรวจสอบไม่พบ แต่การนำระบบมาใช้จะช่วยตรวจสอบได้ว่าใบเสร็จซ้ำและแจ้งกลับไป ซึ่งระบบจะช่วยป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ และยังช่วยลดworkload ที่พนักงาน HR และพนักงานบัญชี แต่ละคนต้องดำเนินงานในการบริหารงานในรูปแบบเดิม”

แต่แน่นอนว่า HR Tech ยังถือว่าเป็นเรื่องใหม่และหลายบริษัทยังไม่มั่นใจในการเปลี่ยนการทำงานจากกระบวนการแบบเดิมที่เกี่ยวกับการนำข้อมูลพนักงานมาบริหารจัดการบนระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำข้อมูลไปอยู่บน Cloud ซึ่งในความเป็นจริงการใช้งานระบบบน cloud ได้รับการยอมรับว่ามีมาตรฐานปลอดภัยไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าการพัฒนาระบบที่เป็นงานโครงการ  ดังนั้นอนาคตการบริหารงาน HR ของบริษัทชั้นนำจะมีการทยอยเปลี่ยนการบริหารจัดการงาน HR โดยการนำเทคโนโลยีเหล่านี้เข้ามาช่วยมากขึ้นแน่นอน

“เทรนด์การบริหารจัดการองค์กรในอนาคต เป็นไปได้ว่าภาพของการให้บริการจะไม่ใช่แอพพลิเคชั่นอีกแล้ว แต่จะเป็นการที่เราจะบริหารจัดการข้อมูลที่มีอยู่ให้ง่ายต่อการนำไปวิเคราะห์เพื่อไปใช้งานได้อย่างไร ทำยังไงให้ผู้ใช้งานสามารถวิเคราะห์ด้วยตัวเอง ตรงนี้เป็นเรื่องที่เราคิดและนำมาพัฒนาต่อยอดการให้บริการว่าทำอย่างไรถึงจะเกิดประโยชน์สูงสุดต่อการใช้งานของลูกค้า”

“เราอยู่ในองค์กรขนาดใหญ่จึงมีประสบการณ์ด้าน HR Policy ต่าง ๆ ของบริษัทที่หลากหลาย เพราะว่าเราพัฒนาบริการเพื่อสนับสนุนการทำงานของบริษัท กลุ่มปตท. มานาน โดยระบบที่เราพัฒนารองรับการบริหารจัดการพนักงานจำนวนมาก ตามระเบียบปฏิบัติที่มีมาตรฐาน และบางครั้งก็อาจมีความซับซ้อน จึงเกิดเป็นความเชี่ยวชาญและเป็นจุดแข็งของ HR Tech ของเรา”

ptt digital hr tech for hybrid for hybrid workplace

ทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา HR Application

HR Tech ถือว่าเป็นเทรนด์เทคโนโลยีที่น่าสนใจมาก ๆ จากการวิเคราะห์ของเว็บไซต์ fortunebusinessinsights.com บอกว่ามันจะกลายเป็นอุตสาหกรรมที่มีมูลค่ากว่า 35,000 ล้านเหรียญภายในปี 2028 แสดงถึงความต้องการของตลาดที่เชื่อว่าหลาย ๆ องค์กรทุกขนาดต้องเริ่มหันมาใช้กันอย่างจริงจังในยุคต่อไป อย่างที่เราเห็นในช่วงที่ผ่านมาว่าวิถีชีวิตของเรานั้นเปลี่ยนไปแล้ว คนไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศก็ทำงานได้ เป็นการตอกย้ำว่า HR Tech นั้นจะเป็นกุญแจสำคัญต่อองค์กรยุคใหม่ที่พนักงานต้องทำงานแบบ Hybrid Workspace อย่างแน่นอน

ที่สำคัญไปกว่านั้นคือการหาแอพพลิเคชั่นและบริการที่เหมาะกับองค์กรทั้งเล็กและใหญ่ และต้องเข้าใจในธรรมชาติการทำงานของบริษัทในประเทศไทย ซึ่งถือว่า PTT Digital สามารถพัฒนาระบบออกมาเพื่อให้บริการได้อย่างดี เชื่อมต่อการใช้งาน และสร้าง employee experiences ที่ดี  ยกระดับมาตรฐานการบริหารจัดการ HR ของบริษัท เพิ่มความสุขและความสะดวกสบายให้กับพนักงานในองค์กรยุคใหม่อีกด้วย

ติดตามรายละเอียดเพิ่มได้ที่: pttdigitalconnect

ที่มา:

fortunebusinessinsights

Relation Tags